発行承認のワークフローは、レビューと承認のために案件の専門家と利害関係者にコンテンツを自動的に回覧する点で他の SharePoint ワークフローと似ています。 発行承認のワークフローは、新規および更新済みの Web ページの発行が細かく管理される発行サイト専用にデザインされていることが他のワークフローとは異なります。 これらの種類のサイトでは、ワークフロー内のすべての承認者によって承認されるまで新しいコンテンツは発行できません。
この記事では、発行サイトが既に存在することを前提としています。 そのサイトは、ワークフロー サイト テンプレートを使用した発行サイトに基づいている必要があります。 発行サイトの構築の詳細については、「 SharePoint 発行サイトの構築」を参照してください。
注
この記事は、SharePoint 2010 ワークフロー プラットフォームにのみ適用されます。 2 つの SharePoint ワークフロー プラットフォームの詳細については、「 2 つの SharePoint ワークフロー プラットフォーム」を参照してください。
この記事の内容
発行承認ワークフローを使用する
発行承認ワークフローは、発行サイトを作成するときに既定で有効になります。 ワークフローは、Web ページを自動的にルーティングし、レビュー タスクを割り当てて進行状況を追跡し、必要に応じてアラームと通知を承認者に送信します。 ワークフロー イベントの履歴が完了後 60 日間保持される中央の状態ページから、ワークフロー アクティビティを監視および調整できます。
リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに他の承認ワークフローを使用している場合は、承認者を割り当て、ワークフロー内でコンテンツの変更と拒否を処理する方法を決定できる関連付けフォームと開始フォームをよく理解している可能性があります。 発行承認ワークフローでは、これらのオプションは使用できません。 承認者は承認者グループによって制御され、そのグループのメンバーのみが承認プロセスに参加できます。 承認者グループを編集してメンバーを追加または削除できますが、そのためにはサイト所有者のアクセス許可が必要です。
承認のためにページを送信する
- 承認のために送信する発行サイトのページに移動します。
- [発行] タブで、[ 送信] をクリックします。
- [要求] に、各承認者が受け取るメールのテキストを入力します。 (Emailワークフローが電子メール通知とリマインダーを送信するには、サイトで有効にする必要があります。メールが有効になっているかどうかわからない場合は、SharePoint 管理者にチェックしてください)。
- [すべてのタスクの期限日] で、日付ピッカーを使用して、すべての承認を完了する必要がある日付を選択します。
- [タスクごとの期間] で、承認ワークフローの各タスクに割り当てる日数、週数、または月数を指定します。 たとえば、手順 5 で指定した期限まで 3 週間、ワークフローで 3 人の承認者がある場合は、各承認者に 1 週間を割り当てることができます。
- [期間単位] で、期間を日、週、または月で測定するかどうかを指定します。
- [CC] に、ワークフローの開始と終了時に通知を受け取る必要がある各ユーザーのメール アドレスを入力します。 ここに一覧表示されているユーザーには、ワークフローの一部としてタスクが割り当てられない。
- [開始] をクリックします。
承認を取り消す
承認ワークフローが開始されると、[送信] ボタンが [承認の取り消し] に変わったことがわかります。 承認ワークフローを取り消すと、ページは下書き状態のままになり、サイト訪問者には表示されません。 承認者一覧のPeopleと CC で識別されたものは、キャンセルの電子メールで通知されます。 承認ワークフローを取り消すには:
- [ 発行 ] タブをクリックします。
- [発行] グループで、[ 承認の取り消し] をクリックします。
承認の状態を確認する
承認が取り消されたか完了した後でも、承認ワークフローを通過するページの状態をいつでもチェックできます。 状態をチェックするには:
- [ 発行 ] タブをクリックします。
- [ワークフロー] グループで、[ 状態] をクリックします。
発行承認ワークフローをサイト コレクションに追加する
組み込みの発行承認ワークフローが発行サイト コレクションで使用できないことに気付いたかもしれません。発行サイトでのみサポートされます。 発行サイト コレクションでの発行承認には、カスタム ワークフローを使用することをお勧めします。 開始するには、「 SharePoint 2013 ワークフローの概要」を参照してください。
発行承認ワークフローをカスタマイズまたは作成する
SharePoint 発行承認ワークフローがニーズを満たしていない場合は、カスタマイズするか、独自のワークフローを作成できます。 手順については、「 SharePoint 2013 ワークフローの概要」を参照してください。