Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する

Word差し込み印刷に使用する連絡先やその他のデータの一覧が作成されました。 データ ソースが既存の Excel スプレッドシートの場合は、差し込み印刷用にデータを準備するだけで済みます。 ただし、データ ソースがタブ区切り (.txt) またはコンマ区切り値 (.csv) ファイルである場合は、まずデータを Excel にインポートしてから、差し込み印刷用に準備する必要があります。

手順 1: Excel にデータ ソースをセットアップする

Wordの差し込み印刷のデータ ソースとして Excel スプレッドシートを使用している場合は、この手順をスキップします。 データ ソースが .txt または .csv ファイルの場合は、Excel にインポートします。

.txt または .csv ファイルが正常にインポートされたら、手順 2 に進みます。

Excel for Microsoft 365を使用している場合

1. Excel を開きます。
2. [データ>From Text/CSV] に移動します。
   
3. .csv または .txt ファイルを選択します。
4. インポート プレビューで、[ZIP/郵便番号] 列を [テキスト] に設定します。
5. インポートを完了するには、インポート プレビューで [読み込み ] (または [インポート] ) を選択します。 次に、Excel はワークシートにデータを挿入します。
6. 差し込み印刷のデータ ソースとしてこのシートを使用します。

Excel 2016 を使用している場合

1. Excel を開きます。

2. [データに移動>外部データの取得>テキストからExcel 2016します。
   

3. 目的の .txt または .csv ファイルを選択し、[インポート] を選択します。

4. [テキスト ファイル ウィザード] の [元のデータ形式] ウィンドウで、[区切り記号付き] を選択します。
   

5. ファイルに先頭行がある場合は、[プレビュー] ウィンドウの上の [先頭行をデータの見出しとして使用する] 選択して、[次へ] を選択します。

6. [区切り文字] ウィンドウで、データに使われている区切り文字 (タブやコンマなど) に対応するチェック ボックスをオンにして、[次へ] を選択します。
   

7. [データのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選び、[列のデータ形式] で [文字列] を選びます。
   

   注

   列に標準、文字列、日付などのデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。

8. 必要に応じて手順 7 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。

9. [Finish] を選びます。

10. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、[既存のワークシート] とセル アドレスの既定の設定に同意して、[OK] を選びます。
    

    注意

    [データのインポート] ダイアログ ボックスのセル アドレスには、現在選択されているセルが表示されます。 名前付きセル アドレスを使って、データのインポートが開始されます。

11. 新しいファイル名でスプレッドシートを保存します。

手順 2: データ ソースを準備する

Word差し込み印刷でメーリング リストに使用する Excel データ ソースで、数値データの列を正しく書式設定してください。 数値を含む列が特定のカテゴリ (通貨など) と一致するように書式を設定します。

カテゴリにパーセンテージを選んだ場合は、パーセンテージの書式設定がセルの値に 100 を乗算することにご注意ください。 このような乗算係数を回避したい場合は、パーセンテージ列の書式設定に文字列を選択します。

差し込み印刷中にデータを保持するために、郵便番号を文字列として書式設定する必要があります。 インポートの際に完了していない場合は、ここで書式設定します。 文字列として書式設定されていない場合、差し込み印刷中にコードの先頭のゼロ (00399 など) が消えます。

1. 書式設定する郵便番号またはその他のデータを含む列を選択します。
2. [ホーム] に移動し、[数値] グループで [数値書式] ボックスの下矢印を選択し、一覧のオプション (テキストなど) を選択します。
   

差し込みフィールドの前後に、適切な記号が追加されていることを確認します。 たとえば、記号が省略された場合に、通貨とパーセンテージの値がどのように表示されるかを次に示します。

記号を含めると、数値の意味がわかりやすくなります。

差し込み印刷する文書で、差し込みフィールドの前後に次のように記号を追加します。

関連項目

• 差し込み印刷を使用して、一括メール、ラベル、封筒を作成して送信する

Excel スプレッドシートに連絡先リストを作成した場合は、データが失われるのを防ぐために、郵便番号または郵便番号をテキストとして書式設定することが重要です。 テキスト (.txt) ファイルまたはコンマ区切り値 (.csv) ファイルの任意の連絡先を新しいスプレッドシートにインポートする場合、テキスト インポート ウィザードを使用してデータのインポートと書式設定を行うことができます。

手順 1: Excel にデータ ソースをセットアップする

Word の差し込み印刷用のデータ ソースとして、既に Excel スプレッドシートを使用している場合は、このトピックの手順 2 に進みます。 データ ソースが .txt または .csv ファイルの場合は、テキスト インポート ウィザードを使用して Excel でデータを設定します。

1. Excel を開きます。
2. [ データ ] タブで、[ テキストから (レガシ)] を選択します。
   
3. .csv または .txt ファイルを選択します。
4. テキスト インポート ウィザードで、次の操作を行います。
   手順 1: [区切り記号付き] を選択します。
   手順 2: 正しい区切り記号 (コンマなど) を選択 します。
   手順 3: ZIP/郵便番号列を選択し、[ 列データ形式] を [テキスト] に設定します。
5. [完了] をクリックします。
6. [ データのインポート ] ダイアログ ボックスで、Excel でデータを配置する場所を選択し、[ OK] を選択します。
7. 新しいファイル名でスプレッドシートを保存します。
8. 差し込み印刷のデータ ソースとしてこのシートを使用します。

手順 2: Excel スプレッドシートの数値データに書式を設定する

宛名の差し込みを行うときの郵便番号のゼロが失われないようにするには、郵便番号が含まれる列を文字列として書式設定します。

1. スプレッドシートを開き、郵便番号を含む列を選択します。
2. [ ホーム ] タブの [ 書式 ] ボックスで、[ テキスト] を選択します。
   

これで、このデータを宛名の差し込みに使用できます。