を確認する
Project Web Appでタスクに取り組む時間を取り入れるのは重要ですが、より一般的な方法で作業を進める方法についてプロジェクト マネージャーとやり取りすることも同様に重要です。
この記事では、次の内容を説明します。
時間とタスクの進捗状況、およびその違い
Project Web Appでタスクの進捗状況を報告する方法について説明する前に、時間とタスクの進行状況の違いを明確にすることが重要です。
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時間は、特定のタスクの作業に費やした実際の時間数です。
タイムシートにこの時間を入力することによって、稼働日の間にさまざまなことに費やした時間を取り込みます。 |
|---|---|
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タスクの進捗状況は、タスクで完了した作業 (達成率) と、タスクの完了前に実行すべき残りの作業量 (残存作業時間) などを示す包括的な用語です。 |
タスクの進捗状況を提出すると、タスクの進行状況についてどのように考えているかを全体的に示すことができます。
例を見てみましょう。
この例では、40 時間の予定のタスクに割り当てられています。
このタスクについて、月曜日に 8 時間、火曜日に 4 時間、水曜日に 8 時間で合計 20 時間を費やしました。
| 月 | 火 | 水 | 木 | 金 | 合計 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 実績 | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| 計画 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
タイムシートに入力する 時刻 です。
次に、 タスクの進行状況 の観点から行った作業を見てみましょう。
タスクの 40 時間のうち 20 時間を費やしていますが、50% 完了しているとは思えないかもしれません。
たとえば、前倒しで 75% の完了、または、遅れて 25% の完了と考えられる場合などがあります。
40 時間のうちの 20 時間はこのように表示されます。
ただし、このようにスケジュールより進んでいる可能性があります。
または、このようにスケジュールより遅れている可能性があります。
推定 達成率を伝えると、これがタスクの進行状況になります。 タスクで残っていると推定される時間数 (残存作業時間) を伝えることも、タスクの進捗状況と見なされます。
この例で引き続き説明すると、40 時間の作業予定時間のうち 20 時間を完了しても、タスクの完了には 20 時間以上の作業が残っていると思われるかもしれません。 残存作業時間の見積りをプロジェクト マネージャーに送信することで、タスクの進捗状況を伝えることになります。
このようなプロセスが必要な理由
タイムシートと同様に、 タスクの進捗状況に関するレポートは、率直に言って、あなたについてではないことを覚えておいてください。 これは、プロジェクト自体がスケジュールどおりに予算内で進められていることを確認するものです。
作業中のタスクに予想以上の時間がかかる場合、何らかの理由で、プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体が脱線しないように、道路を 下に並べ替えることができる可能性があります 。
自分の業務について最大限努力しても、予定どおりにはいかない場合もあります。 優れたプロジェクト マネージャーはみなこれを理解しているので、タスクの進捗状況が予定どおりにいかなくても心配しないでください。 率直に進捗状況を共有し、自分の担当業務をこなしてプロジェクトが予定どおり進むようにしてください。
タスクの進捗状況を入力する場所
これには少し注意が必要です。 タスクの進行状況を入力するためのProject Web Appを設定するには、2 つの方法があります。
時間とタスクの進捗状況の個別のビュー。 organizationがこの方法Project Web App設定されている場合、チーム メンバーはタイムシート ビューに時間を入力して送信し、[タスク] ビューでタスクの進行状況を入力して送信します。
- 時間: タイムシート ビューに時間単位で入力
- タスクの進捗状況: タスク ビューの達成率 + タスク ビューの残存作業時間として入力
時間とタスクの進捗状況を組み合わせた 1 つのビュー。 organizationがこの方法Project Web App設定されている場合、チーム メンバーはタイムシート ビューで時間とタスクの進行状況の両方をキャプチャできます。 この場合、タスクの進捗状況は達成率ではなく作業時間と残存作業時間で示されます。
- 時間: タイムシート ビューに時間単位で入力
- タスクの進捗状況: タイムシート ビューの残存作業時間として入力
この “ビューの組み合わせ” 方式 (管理者の間では “単一入力モード” と呼ばれる場合があります) では 2 箇所に記録する必要はありませんが、より一般的な意味 (“このタスクの 25% を完了” など) で達成率を報告できなくなります。 このため、長所と短所があります。 最終的にはチーム メンバーとして組織の選択に従うことになりますが、背景の詳細を知っておくと役立つ場合があります。
作業に関するコメントの追加
タスクの進行状況を伝えるもう 1 つの方法は、プロジェクト マネージャーに更新プログラムを送信するときにコメントを追加する方法です。 場合によっては、計画よりも時間がかかる理由を説明する必要がある場合があります (「残りの作業が 20 時間追加されました。...」)、その週に行った作業についてさらに詳しく説明したい場合があります (「火曜日にこのタスクに 6 時間を費やしました。」)。
コメントを追加するには、タイムシートやタスクの進捗を送信する前に、リボンの [提出のコメント] チェックボックスをオンにします。変更内容がプロジェクト マネージャーに送信される前に、コメント ボックスに入力できるようになります。