Zip (圧縮) ファイルはファイル サイズを小さくし、共有を容易にするために複数のファイルをバンドルします。 Windows では、ユーザーは右クリック メニューまたは エクスプローラー ツールを使用して ZIP ファイルを作成できます。 コンテンツは、"すべて抽出" を使用するか、アーカイブからファイルをドラッグして抽出できます。 圧縮されたフォルダーは通常のフォルダーと同様に動作しますが、暗号化と圧縮の結果に影響を与える可能性があります。 圧縮された (圧縮された) ファイルは、保存領域が少なくなり、圧縮されていないファイルよりも高速に他のコンピューターに転送できます。

必要なセキュリティの種類に応じて、Outlook からメールを送信するユーザーは、メッセージを暗号化したり、デジタル署名を追加したり、機密ラベルを適用したり、メールとその添付ファイルを受信した後の処理方法を保護したりできます。 使用できるセキュリティ オプションは、使用しているアカウントの種類と、そのアカウントに Microsoft 365 サブスクリプションがあるかどうかによって異なります。 たとえば、Microsoft 365 で個人用の Microsoft アカウントを使用している場合、職場または学校アカウントを使用しているユーザーほど多くのオプションはありません。

メール アカウントを Outlook に追加すると、情報のローカル コピーがコンピューターに保存されます。 この機能を使用すると、以前にダウンロードまたは同期したメール メッセージ、予定表情報、連絡先、およびタスクにインターネット接続なしでアクセスできます。 POP アカウントなど、特定の種類のアカウントは、 Outlook Data Files (.pst ファイル) に情報を保存します。 Outlook 365 アカウント、Exchange アカウント、IMAP アカウント、および Outlook.com アカウントは、 オフライン Outlook データ Files (.ost ファイル) に情報を保存します。