外部データ列と呼ばれるネイティブ リストまたはライブラリに、特殊な種類の列を追加できます。 この列を使用すると、外部データ ソースのデータ列とネイティブ リストまたはライブラリ内の他の列を結合できます。 外部データ列はネイティブ リストまたはライブラリに追加されるので、すべての関連リストまたはライブラリ機能 (バージョニング、承認、チェックインとチェックアウト、ファイル添付) も使用できます。
詳細については、「外部データに関する情報を探す」を参照してください。
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始める前に
外部データを使うには、データに安全にアクセスできるよう、いくつかの必須タスクを実行する必要があります。 後続の手順を計画するには、次に示す情報が役に立ちます。 また、外部データを使うときに問題が発生した場合にも、この情報で問題を特定できます。 外部データにアクセスするには、ユーザーまたは管理者は次の手順を行う必要があります。
外部データ ソースを準備する 管理者は、適切なユーザーがデータにアクセスでき、データが間違った手に入らないように、アカウントを作成し、データ ソースにアクセス許可を与える必要がある場合があります。 外部データベースでは、特定のテーブル、ビュー、クエリなどを作成して、結果を必要なものだけに制限し、パフォーマンスの向上に役立てることもできます。
SharePoint サービスとアカウントを構成する 管理者は、Business Data Connectivity Services と Secure Store Service をアクティブにする必要があります。
Secure Store Services の構成 管理者は、外部データ ソースに最適なアクセス モードを決定し、ターゲット アプリケーションを作成し、ターゲット アプリケーションの資格情報を設定する必要があります。
ビジネス データ接続サービスの構成 管理者は、外部コンテンツ タイプを作成するユーザーが Business Data Connectivity メタデータ ストアに対するアクセス許可を持ち、適切なユーザーが外部リストの基になっている外部コンテンツ タイプにアクセスできることを確認する必要があります。
外部コンテンツ タイプを作成する ユーザーは、接続、アクセス、操作方法、列、フィルター、および外部データ ソースからデータを取得するために使用されるその他のメタデータに関する情報を含む外部コンテンツ タイプを定義する必要があります。
外部データ列の使用例について
次のセクションでは、リストまたはライブラリに外部データ列を追加する実用的な使用方法について説明します。
顧客契約と連絡先情報 顧客契約を含むドキュメント ライブラリがあります。 ただし、すべての顧客情報は、SharePoint 製品の外部にあるデータ ソースを持つ基幹業務アプリケーション (SAP や Microsoft CRM など) に保持されます。 ドキュメント ライブラリで顧客の契約を追跡しますが、関連する顧客情報が最新の状態であり、不必要に重複していないことを確認します。 これを行うには、ライブラリに 1 つ以上の外部データ列を追加して、適切な顧客名と電話番号をライブラリに格納されている各コントラクトに関連付けます。 外部データ列を使用すると、正しい情報を簡単に入力または更新でき、外部データ ソースから顧客情報が自動的に取得されます。 このシナリオでは、外部データ列の値をWordドキュメントに昇格させる構造化Wordドキュメントを作成して、ドキュメント情報パネルの値を編集したり、Wordコンテンツ コントロールを使用したりすることもできます。
画像を含む基本的な製品データorganizationが販売する製品の写真を含む画像ライブラリを作成しました。 外部データベースから製品名、製品コード、および現在の価格にアクセスする外部データ列をライブラリに追加します。 ただし、外部コンテンツ タイプが作成されるときに、外部データが読み取り専用であることを確認します。 会社のルールとプロセスでは、データベース システムを通じて製品情報を変更する必要があります。 しかし、これで社内の多くの社員が、1 つのライブラリ ビューで製品に関するすべての一般情報を簡単に確認できます。
リストまたはライブラリに外部データ列を作成する
注
外部データ列を作成するには、リストまたはライブラリに 対する投稿 権限以上が必要です。
SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリに移動します。
注
外部データ列を外部リストに追加することはできません。
[リスト] または [ライブラリ] >[リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。
[列] の [列の作成] をクリックします。
[顧客] などの列の名前を入力し、[列の種類] で [外部データ] をクリックします。
[ 外部コンテンツ タイプ] で、[ 外部コンテンツ タイプ ピッカー] をクリックし、外部コンテンツ タイプの一覧から適切な項目 ( CustomerCRM など) を選択します。
次の 1 つ以上を実行して、外部コンテンツ タイプに対して定義されているアクションを処理する方法を決定します。
- 1 つ以上のアクションのメニューを表示するには、[ アクション メニューの表示] をクリックします。
- 外部データ列を選択したときに既定のアクションを実行するには、[ この列を外部コンテンツ タイプの既定のアクションにリンクする] をクリックします。
[ 列の追加] で、これらの各追加フィールドを表示するには、[ すべてのフィールドの選択 ] をクリックするか、CustomerName や PhoneNumber などの 1 つ以上の特定のフィールド名を選択します。
ヒント
既定では、外部データ列名に基づいて各列名にプレフィックスが追加されます。 特に多数の列を追加する場合は、CustID などの短い列名を定義することをお勧めします。 リストまたはライブラリで クイック編集 が有効になっている場合は、 クイック編集 を使用して列名を変更できます。
外部データ列を更新する
注
外部データ列を更新するには、リストまたはライブラリに 対する投稿 アクセス許可以上が必要です。
- SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリに移動します。
- リスト内の項目、またはドキュメント ライブラリのプロパティを追加または編集します。
- 外部データ列テキスト ボックス (顧客名など) で、[ 外部データ項目ピッカー] をクリックします。
外部コンテンツ タイプの作成者は、適切な ID フィールドを選択し、1 つ以上のフィルターを作成して、正しい値をすばやく見つけられるように、 外部データ項目ピッカー の動作を定義する必要があります。 そうでない場合は、外部コンテンツ タイプの作成者または管理者に問い合わせてください。 - ダイアログ ボックスで、適切なエントリ ( Nancy Davolio など) を選択し、[OK] をクリック します。
外部リストと外部データ ソースでデータが更新されます。
外部データ列を更新する
パフォーマンス上の理由から、外部データ列のデータはサーバーまたはサービスにキャッシュされ、外部データ システムの最新の値が表示されない場合があります。 表示される外部データが最新であることを確認するには、外部データ列を更新します。 ただし、外部データの設定方法によっては時間がかかる場合があるため、更新操作の実行には注意してください。
注
外部データ列を更新するには、リストまたはライブラリに対する投稿権限以上が必要です。
- SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリに移動します。
- 外部データ列の列ヘッダーで、[ 更新] をクリックします。
- [更新] ページで、現在のフォルダーだけを更新するか、現在のフォルダーとそのすべてのサブフォルダーを更新するかを決定します。
- [OK] をクリックします。