Set up metadata navigation for a list or library (リストまたはライブラリのメタデータ ナビゲーションをセットアップする)

大きなリストとライブラリでメタデータ ナビゲーションを設定すると、ユーザーがコンテンツを見つけやすくなります。 メタデータ ナビゲーションを使用すると、Microsoft SharePoint ユーザーは、ナビゲーション ツリーを使用してリストやライブラリ内のコンテンツをフィルター処理および検索できます。 

また、ナビゲーション ツリーと組み合わせて動作するキー フィルターを適用して、表示される項目の一覧を絞り込むこともできます。 メタデータ ナビゲーションを設定するときに、ライブラリのどの列をツリーに表示するかを決定し、キー フィルターを指定できます。

次の図は、コンテンツ タイプに基づく単純なナビゲーション ツリーの例を示しています。

既定では、ほとんどのサイトでメタデータのナビゲーションとフィルター処理が有効になっています。 サイトで有効になっていない場合は、サイトの [サイトの機能] ページで有効にすることができます。

メタデータ ナビゲーションとフィルター処理を有効にする

1. SharePoint サイトで、[設定] Office 365 を選択し、[サイトの設定] を選択します。 SharePoint のバージョンによっては、[設定] [サイト情報] > [すべてのサイト設定を表示する] のルートが異なる場合があります。
2. [ サイトの操作] で、[ サイト機能の管理] を選択します。
3. [機能] の一覧で、[ メタデータ ナビゲーションとフィルター処理] を見つけて、[ アクティブ化] を選択します。

ナビゲーション ツリーとキー フィルター

リストまたはライブラリのメタデータ ナビゲーションが設定されている場合、SharePoint サイトはページの左側にツリー コントロールを表示します。 ツリーには、フォルダーと管理されたメタデータ用語の階層が表示されます。 ユーザーはツリー内の項目を選択して、ページに表示される内容をフィルター処理できます。 これにより、ユーザーはコンテンツの動的な表示を作成できます。 ユーザーは、ナビゲーション ツリーの下に表示され、ナビゲーション ツリーと組み合わせて機能する [キー フィルター] コントロールを使用して、これをさらに絞り込むことができます。

1. ツリー コントロール
2. リストやライブラリのフォルダー階層
3. 用語
4. 下位にある子の用語
5. キー フィルター

サイト ユーザーは、ナビゲーション ツリーを使用して、フォルダーまたはメタデータでリストまたはライブラリを参照できます。 ユーザーがナビゲーション ツリーでマネージド メタデータ用語を選択すると、ビューには、その用語またはその子孫用語でタグ付けされた項目のみが表示されます。 特定の用語のみでフィルター処理を行い、下位にある子の用語を除外するには、もう一度アイテムを選びます。 メタデータ ナビゲーションは、ビューや列フィルターなど、リストの他のフィルターと連携して動作します。

これらのリストとライブラリで管理されたメタデータ列が使用されていない場合でも、リストとライブラリのメタデータ ナビゲーションを設定して使用できます。 さらに、一部の列の種類は、コンテンツ タイプや単一値の選択など、メタデータ ナビゲーション階層内のフィールドとして使用できます。

次の一覧は、キー フィルター コントロールがフィールドとして使用できる列の種類を示しています。

• 管理メタデータ
• コンテンツ タイプ
• 選択肢
• ユーザーまたはグループ
• 日付と時刻に関する数式
• 数字

マネージド メタデータを使用する列を設定する方法については、「マネージド メタデータ 列を作成する」を参照してください。

インデックスの自動作成

既定では、SharePoint はインデックスの自動作成を実行します。 インデックスの自動作成を有効にすると、ナビゲーション ツリーとキー フィルターに追加したフィールドのインデックスが自動的に作成されます。 単一列インデックスは、[コンテンツ タイプ] フィールドと [選択項目] フィールドを除く、サポートされているすべての [キー フィルター] フィールドに作成されます。 複合インデックスは、ナビゲーション階層とキー フィルターのサポートされているすべての組み合わせで作成されます。

インデックスが自動的に作成されると、リスト ビューのしきい値を超える項目があるリストに対してクエリが有効になります。 ただし、場合によっては、この設定を無効にし、インデックスを手動で設定する必要があります。 たとえば、単一列と複合インデックスの組み合わせが 20 (リストあたりのインデックスの最大数) を超える場合は、自動インデックス作成を無効にして、インデックスを手動で構成する必要があります。

インデックス付きクエリと代替クエリ

既定では、SharePoint 製品で作成されたほとんどのサイトでメタデータ ナビゲーションとフィルター処理が有効になっています。 特定のリストまたはライブラリに対してメタデータ ナビゲーションが設定されていない場合でも、その機能はバックグラウンドで機能し、リストとライブラリのビューのパフォーマンスを向上させます。 メタデータ ナビゲーションとフィルター処理機能は、ビューが読み込まれるたびに最適なインデックスを自動的に選択します。 ユーザーが新しいビューを読み込んだり、フィルターをクリアしたり、並べ替えを適用したりすると、クエリの最適化によって、リスト ビューの調整を回避するためにデータベースに対してクエリを実行する最適な方法が決まります。

ユーザーがしきい値を超えるビューを読み込む場合、メタデータ ナビゲーションとフィルター処理によって、フォールバック クエリと呼ばれる元のユーザー クエリの変更されたバージョンが作成されます。 フォールバック クエリは、完全なリストではなくリストの一部に対して実行されます。 その結果、要求された項目の一部セットが表示されます。 フォールバック クエリは、リストの調整が大きいために元のクエリが禁止されている場合に役立つ結果を提供します。 場合によっては、クエリによってスキャンされたリストの一部に、元のユーザー クエリと一致する結果が含まれている項目がない場合、フォールバック クエリは結果を返しません。

フォールバック クエリが発生すると、結果が部分的であることをユーザーに警告する画面メッセージが表示されます。 このメッセージは、ユーザーが追加のフィルターを適用して完全なセットを表示することを示しています。

フォールバック クエリ メッセージは、ユーザーがコンテンツにアクセスできないことをリストまたはライブラリの所有者に対する警告としても機能します。