エクスポート - RTF ファイル ウィザードを使用して、Access データベースのデータを Microsoft Word 文書にエクスポートできます。 この記事では、エクスポート - RTF ファイル ウィザードの使用方法と、エクスポート設定を後で再利用できるように定義として保存する方法について説明します。
この記事の内容
Word へのデータのエクスポート操作の基本
Microsoft Word には、テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。 エクスポート - RTF ファイル ウィザードを使用してオブジェクトをエクスポートする場合は、Microsoft Word のリッチ テキスト形式のファイル (* rtf) で、オブジェクトのデータのコピーが作成されます。 テーブル、クエリ、フォームの場合、表示できるフィールドとレコードは Word 文書の表として表示されます。 レポートをエクスポートすると、ウィザードによってレポートのデータとレイアウトがエクスポートされます。Word 文書をできるだけレポートに似せようとします。
- Access から操作を開始するAccess から Word にデータをエクスポートするには、Access で作業する必要があります。 Word には、Access データベースからデータをインポートする機能はありません。 Access の [名前を付けて保存] コマンドを使用しても、Access データベースまたはテーブルを Word 文書として保存することはできません。
- エクスポートできるオブジェクト テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。 ビューで選択したレコードのみをエクスポートすることもできます。 マクロとモジュールはエクスポートできません。 サブフォームまたはサブデータシートを含むフォームまたはデータシートをエクスポートする場合、メインのフォームまたはデータシートのみがエクスポートされます。 Word で表示するサブフォームとサブデータシートごとに、エクスポート操作を繰り返す必要があります。 これに対して、レポートをエクスポートすると、レポートに含まれるサブフォームおよびサブレポートが、メイン レポートと共にエクスポートされます。
- 操作の結果 エクスポート - RTF ファイル ウィザードでは、常に書式設定されたデータがエクスポートされます。 つまり、オブジェクトまたはビューに表示されるフィールドとレコードのみが、表示形式の設定とともにエクスポートされます。 フィルター設定のために非表示になっている列とレコードはエクスポートされません。 レポートの場合、レポートのレイアウトはエクスポート時にも保持されます。
- 既存の文書と結合するAccess から Word 文書にエクスポートする場合、データは常に新しい Word ファイルにエクスポートされます。 既存の Word 文書にデータを挿入する場合は、まず Access から新しい Word 文書にデータをエクスポートし、次にその新しい Word 文書からデータをコピーして、既存の文書に貼り付ける必要があります。 または、Access テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートから行を直接コピーし、既存の文書に貼り付けることができます。
Word にデータをエクスポートする
Word 文書にデータをエクスポートする大まかな手順は次のとおりです。
- エクスポートするソース データを準備します。 この手順では、データにエラーが含まれていないことを確認し、ソース テーブルのデータの一部をエクスポートするか、すべてをエクスポートするかを決定します。
- エクスポート - RTF ファイル ウィザードを実行します。
- 必要に応じて、後で再利用できるように設定をエクスポート定義として保存します。
次のセクションでは、各タスクを実行する手順について説明します。
エクスポートの準備を行う
エクスポート元の Access データベースを開きます。
ナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするデータを含むオブジェクトを選択します。
テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。ソース データを調べて、エラー インジケーター (緑色の三角形)、または #Num のようなエラー値が含まれていないことを確認します。
Word にデータをエクスポートする前にエラーがすべて解決されていることを確認します。 解決されていない場合、エラー値は null 値に置き換えられることになります。エクスポート先の Word 文書が存在しており、かつ開かれている場合は、それを閉じてから操作します。 文書の上書きが行われる前に、メッセージが表示されます。
注
既存の Word 文書にデータを追加することはできません。
Access データベースで、テーブル、クエリ、またはフォームの一部分だけをエクスポートする場合は、オブジェクトを開き、必要なレコードだけを選択します。
データをエクスポートする
[外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[Word] をクリックします。
エクスポート - RTF ファイル エクスポート ウィザードが開きます。
![[エクスポート - RTF ファイル] ダイアログ ボックスでエクスポート先とエクスポート オプションを選択します。](media/access-exportrtfdialog.png)
注
[エクスポート] コマンドはデータベースを開いている場合にだけ使用できます。
エクスポート - RTF ファイル ウィザードで、エクスポート先ファイルの名前を指定します。
ウィザードでは常に書式設定したデータがエクスポートされます。 エクスポート操作の完了後に Word 文書を表示する場合は、[エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。
エクスポート操作を始める前にエクスポートするレコードを選択した場合は、[選択したレコードのみをエクスポートする] チェック ボックスをオンにできます。 ただし、ビュー内のすべてのレコードをエクスポートする場合、チェック ボックスはオフのままとします。
注
レコードが選択されていない場合、このチェック ボックスは利用できません (淡色表示されます)。
[OK] をクリックします。
エクスポート先の文書が存在する場合は、[はい] をクリックしてファイルを上書きするように求めるメッセージが表示されます。 [いいえ] をクリックしてエクスポート先のファイルの名前を変更し、もう一度 [OK] をクリックします。
Access は、ウィザードで指定されたエクスポート オプションに応じて、データをエクスポートし、Word で目的の文書を開きます。 また、ウィザードの最終ページに操作の状態も表示されます。
Access で Word にオブジェクトをエクスポートする方法
次の表に、Access で各種オブジェクトおよび値を Word にエクスポートする方法について説明します。 この表は、エクスポート操作が想定どおりに行われない場合に、問題の原因を特定するのに役に立ちます。
| アイテム | エクスポートに関する考慮事項 |
|---|---|
| フィールド名 | テーブル、クエリ、またはフォームをエクスポートすると、Word 文書内のテーブルの最初の行にフィールド名が配置されます。 レポートをエクスポートする場合、Word 文書内でのフィールド名の位置は、レポートのレイアウトによって異なります。 |
| 複数値を持つフィールド | Access 内で複数の値をサポートしているフィールドは、Word 内の単一の列にエクスポートされます。 値はコンマ (,) で区切られます。 |
| 画像、オブジェクト、添付ファイル | すべてのグラフィック要素 (ロゴ、OLE オブジェクト フィールド内のデータ、ソース データの一部である添付ファイル) はエクスポートされません。 |
| グラフ | Microsoft Graph オブジェクトはエクスポートされません。 |
| 式 | Word 文書に式はエクスポートされません。 式の結果のみがエクスポートされます。 |
| サブフォームとサブデータ シート | フォームまたはデータシートをエクスポートする場合は、メインのフォームまたはデータシートのみがエクスポートされます。 サブフォームまたはサブデータシートをエクスポートするには、それぞれに対してエクスポート操作を繰り返す必要があります。 |
他に必要な情報はありますか?
- エクスポートの詳細を保存して仕様書を作り、後に再利用する方法については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」の記事を参照してください。
- 保存済みのエクスポート定義を実行する方法の詳細については、「保存済みのインポート操作またはエクスポート操作を実行する」の記事を参照してください。
- スケジュールを設定して任意の時刻で実行する方法の詳細については、「インポート操作やエクスポート操作のスケジュールを設定する」を参照してください。
- 定義名の変更、定義の削除、定義のソース ファイル名の更新を行う方法の詳細については、「データ操作を管理する」の記事を参照してください。