Access には、ユーザーのニーズに最も適した方法でデータを表示する、魅力的で読みやすいレポートをすばやく作成するのに役立つ多くのツールが用意されています。 [ 作成 ] タブのコマンドを使用して、1 回のクリックで簡単なレポートを作成できます。 レポート ウィザードを使用して、より複雑なレポートを作成することも、すべてのデータ要素や書式設定要素を自分で追加してレポートを作成することもできます。 どちらの方法でも、レポートのデザインを少しでも変更するだけで、希望どおりにデータが表示されるようになります。 この記事では、レポートをデザインする一般的なプロセスについて説明し、レポートに特定のデザイン要素を追加する方法を示します。
この記事の内容
- レポートのレイアウト方法を決定する
- コントロール レイアウトを使ってデータを揃える
- レポートまたはページのヘッダーおよびフッター セクションを追加または削除する
- さまざまなデータ型を書式設定するためのヒント
レポートのレイアウト方法を決定する
レポートを設計するときは、まず、ページ上でのデータの配置方法と、データベースへのデータの格納方法を検討する必要があります。 デザイン プロセス中に、テーブル内のデータの配置によっては目的のレポートを作成できない場合があります。 これは、テーブルが正規化されていないことを示している可能性があります。つまり、データが最も効率的な方法で格納されていないことを意味します。
レポートのスケッチを作成する
この手順は必須ではありません。Access レポート ウィザードまたはレポート ツール (どちらも [レポート] グループの [作成] タブにあります) がレポートの設計を開始するのに十分なものになる場合があります。 ただし、これらのツールを使用せずにレポートを設計する場合は、各フィールドが配置されるボックスを描き、各ボックスにフィールド名を書き込むことで、紙にレポートのラフ スケッチを作成すると役立つ場合があります。 または、Word や Visio などのプログラムを使用して、レポートのモックアップを作成することもできます。 どちらの方法を使用する場合でも、データの繰り返しを示すのに十分な行を含めるようにしてください。
たとえば、製品情報の行、その製品の売上に対する複数の繰り返される行、製品の売上合計の行などを使用できます。 次に、次の製品に対してシーケンスが繰り返され、レポートの最後まで続きます。 または、レポートがテーブル内のデータを単純に一覧表示したものである場合、スケッチは一連の行と列のみでかまいません。
注
この手法は、他のユーザーのレポートを設計する場合にも非常に便利です。 この場合、作業を始める前に他の人がスケッチを描くことができます。
スケッチを作成したら、レポートに表示するデータが含まれているテーブルを決定します。 すべてのデータが 1 つのテーブルに含まれている場合は、そのテーブルを直接基にしてレポートを作成できます。 多くの場合、必要なデータは複数のテーブルに保存されており、レポートに表示する前に、クエリでまとめる必要があります。 クエリはレポートの RecordSource プロパティに埋め込むことも、個別の保存クエリを作成して基にするレポートを作成することもできます。
各レポート セクションに入力するデータを決定する
各レポートには、1 つ以上のレポート セクションがあります。 すべてのレポートに表示される 1 つのセクションが [詳細] セクションです。 このセクションは、レポートの基になるテーブルまたはクエリ内のレコードごとに 1 回繰り返します。 他のセクションはオプションであり、繰り返される頻度が低く、通常、レコードのグループ、レポートのページ、またはレポート全体に共通する情報を表示するために使用されます。
次の表では、各セクションの場所と、セクションの一般的な使い方について説明します。
| セクション | [場所] | 代表的な内容 |
|---|---|---|
| レポート ヘッダー セクション | レポートの最初のページの上部に 1 回だけ表示されます。 |
|
| レポート フッター セクション | レポートの最後のページにある [ページ フッター] セクションの上の、データの最後の行の後に表示されます。 | レポートの合計 (合計、カウント、平均など) |
| ページ ヘッダー セクション | レポートの各ページの上部に表示されます。 |
|
| ページ フッター セクション | レポートの各ページの下部に表示されます。 |
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| グループ ヘッダー セクション | レコード グループのすぐ前に表示されます。 | グループ化されているフィールド |
| グループ フッター セクション | レコード グループの直後に表示されます。 | グループの合計 (合計、カウント、平均など) |
レポートのヘッダー セクションとフッター セクション、またはページ ヘッダーとフッター セクションを追加または削除する方法の詳細については、この記事の「 レポートまたはページのヘッダーとフッター セクションを追加または削除 する」セクションを参照してください。 グループ ヘッダーおよびフッター セクションを追加するには、レイアウト ビューまたはデザイン ビューの [ グループ化]、[並べ替え]、[集計 ] ウィンドウを使用します。
詳細データの配置方法を決定する
ほとんどのレポートは表形式または積み上げレイアウトのいずれかで配置されますが、Access ではレコードとフィールドを任意の配置に柔軟に使用できます。
表形式のレイアウト 表形式のレイアウトはスプレッドシートに似ています。 ラベルは上部にあり、データはラベルの下の列に配置されます。 表形式は、データのテーブルのような外観を指します。 これは、[作成] タブの [レポート] グループで [レポート] をクリックすると Access で作成されるレポートの種類です。表形式のレイアウトは、レポートで比較的少数のフィールドを単純なリスト形式で表示する場合に適しています。 次の図は、表形式のレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。
積み上げレイアウト 積み上げレイアウトは、銀行口座を開設するときやオンライン小売業者で購入するときに入力するフォームに似ています。 各データにラベルが付けられ、フィールドは互いに積み重ねられます。 このレイアウトは、表形式で表示するにはフィールドが多すぎる (列の幅がレポートの幅を超える) 場合に適しています。 次の図は、積み上げレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。
注
レポート ウィザードでは、このレイアウトは列形式レイアウトと呼ばれます。
混合レイアウト 表形式と積み上げレイアウトの要素を混在させることができます。 たとえば、各レコードについて、[詳細] セクションの上部にある水平行に一部のフィールドを配置し、同じレコードの他のフィールドを一番上の行の下に 1 つ以上の積み上げレイアウトに配置できます。 次の図は、混合レイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。 [ID]、[Last Name]、[First Name] の各フィールドは表形式のコントロール レイアウトに配置され、[役職] と [勤務先電話番号] のフィールドは積み上げレイアウトに配置されます。 この例では、グリッド線を使用して、各従業員のフィールドを視覚的に分割します。
両端揃えレイアウト レポート ウィザードを使用してレポートを作成する場合は、両端揃えレイアウトを選択できます。 このレイアウトでは、ページの全幅を使用して、レコードをできるだけコンパクトに表示します。 もちろん、レポート ウィザードを使用せずに同じ結果を得ることもできますが、フィールドを正確に配置するのは骨の折れるプロセスになる可能性があります。 次の図は、レポート ウィザードの位置合わせレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。
両端揃えレイアウトは、レポートに多数のフィールドを表示する場合に適したレイアウトです。 前の例で表形式のレイアウトを使用して同じデータを表示した場合、フィールドはページの端を外側に拡張されます。 積み上げレイアウトを使用する場合、各レコードが垂直方向のスペースをはるかに占有するため、用紙が無駄になり、レポートが読みにくくなります。
コントロール レイアウトを使ってデータを揃える
コントロール レイアウトは、レイアウト ビューまたはデザイン ビューで開いているレポートに追加できるガイドです。 レポート ウィザードを使用してレポートを作成するか、[作成] タブの [レポート] グループの [レポート] をクリックしてレポートを作成すると、Access によってコントロール レイアウトが自動的に追加されます。コントロール レイアウトはテーブルのようなもので、各セルにはラベル、テキスト ボックス、またはその他の種類のコントロールを含めることができます。 次の図は、レポートの表形式のコントロール レイアウトを示しています。
オレンジ色の線はコントロール レイアウトの行と列を示し、レポートがレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開かれている場合にのみ表示されます。 コントロール レイアウトを使用すると、行と列のデータを均一に配置でき、フィールドの追加、サイズ変更、削除が簡単になります。 [配置] タブ (レイアウト ビューまたはデザイン ビューで使用可能) の [テーブル] グループおよび [位置] グループのツールを使用すると、ある種類のコントロール レイアウトを別の種類に変更したり、レイアウトからコントロールを削除して、レポート上の任意の場所にコントロールを配置したりすることができます。
レポートまたはページのヘッダーおよびフッター セクションを追加または削除する
本記事で前述したように、ヘッダーとフッターは、レポート全体またはレポートの各ページに共通する情報を表示するために使用できるレポート セクションです。 たとえば、ページ フッター セクションを追加して各ページの下部にページ番号を表示したり、レポート ヘッダー セクションを追加してレポート全体のタイトルを表示したりできます。
レポートまたはページのヘッダー/フッター セクションを追加する
ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。
レポートに既に含まれているセクションを確認します。 セクションは、 セクション セレクターと呼ばれる網掛けの水平バーで区切られます。 各セクション セレクターのラベルは、そのすぐ下のセクションが何であるかを示します。
すべてのレポートには詳細セクションがあり、レポート ヘッダー セクション、ページ ヘッダー セクション、ページ フッター セクション、レポート フッター セクションも含めることができます。 また、レポートにグループ化レベルがある場合は、グループ ヘッダーまたはフッターが表示されることがあります (先の図に示したヘッダー としてのファイル など)。 既定では、グループのヘッダーとフッターには、グループの基礎となるフィールド名または式を使用して名前が付けられます。 この場合、グループ化フィールドの名前は "ファイル名" です。ページ ヘッダー/フッター セクションまたはレポート ヘッダー/フッター セクションをレポートに追加するには、セクション セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [ ページ ヘッダー/フッター ] または [ レポート ヘッダー/フッター ] をクリックします。
注意
セクションがレポートに既に存在する場合は、既存のセクションとセクションに含まれるコントロールを削除することを示す警告メッセージが表示されます。
これで、既存のコントロールを移動したり、新しいセクションに新しいコントロールを追加したりすることができます。
ページ セクションとレポート ヘッダー セクションとフッター セクションは常にペアで追加されます。 つまり、ページ ヘッダー セクションまたはレポート ヘッダー セクションを追加するには、対応するフッター セクションも追加する必要があります。 両方のセクションが必要ない場合、セクションを削除することはできませんが、未使用のセクションのサイズをゼロ (0) の高さに変更して、レポートに余分な間隔が追加されないようにすることができます。 使用していないセクションの下部にポインターを置き、双方向矢印 
に変わり、そのセクションが非表示になるまで上にドラッグします。 セクション内にコントロールがある場合は、セクションを完全に非表示にする前に、それらを削除する必要があります。
レポートまたはページのヘッダー/フッター セクションを削除する
- ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。
- セクション セレクターを右クリックして、ショートカット メニューの [ ページ ヘッダー/フッター ] または [ レポートのヘッダー/フッター ] をクリックします。
ヘッダーとフッターのペアを削除しているときに、そのセクションにコントロールが含まれている場合、セクションを削除するとコントロールも削除され、操作を元に戻すことができないことを示す警告メッセージが表示されます。 セクションを削除してコントロールを削除するには「 はい 」をクリックし、操作を取り消すには「 いいえ 」をクリックします。
さまざまなデータ型を書式設定するためのヒント
レポート ツール ([レポート] グループの [作成] タブで使用可能) またはレポート ウィザードを使用してレポートを作成すると、Access によってレポートにフィールドが追加され、フィールドのデータ型に基づいて各フィールドを表示するための最も適切なコントロールが作成されます。 自分でレポートにフィールドを追加する場合は、 フィールド リスト から各フィールドをレポートにドラッグすることをお勧めします。 レポート ウィザードや レポート ツールと同様に、フィールドのデータ型に応じて、各フィールドに最適なコントロールが作成されます。 ほとんどのデータ型では、使用するのが最も適切な (既定) コントロールはテキスト ボックスです。
次のセクションでは、特殊なケースのデータ型の一部を書式設定する方法に関するヒントを提供します。
複数値を持つフィールド 複数値を持つフィールドの既定のコントロールはコンボ ボックスです。 レポートのコントロールでは、レポート内のコンボ ボックスの矢印をクリックできないため、これは奇妙な選択のように思えるかもしれません。 ただし、レポートのコンテキストでは、コンボ ボックスはテキスト ボックスのように動作します。 矢印は、デザイン ビューでのみ表示されます。
フィールドに複数の値が含まれる場合、これらの値はコンマで区切られます。 コンボ ボックスの幅が十分でないために 1 つの行にすべての値を表示できない場合に、コンボ ボックスの CanGrow プロパティが Yes に設定されている場合、値は次の行に折り返されます。 それ以外の場合、値は切り捨てられます。 コントロールの CanGrow プロパティを設定するには、レポートをデザイン ビューまたはレイアウト ビューで開き、コントロールをクリックし、F4 キーを押してコントロールのプロパティ シートを表示します。 CanGrow プロパティは、コントロールのプロパティ シートの [書式] タブと [すべて] タブの両方にあります。
リッチ テキスト フィールド リッチ テキスト フィールドの既定のコントロールはテキスト ボックスです。 テキスト ボックスの幅が十分でないためにすべての値を 1 行に表示できない場合に、テキスト ボックスの CanGrow プロパティが Yes に設定されている場合、値は次の行に折り返されます。 それ以外の場合、値は切り捨てられます。 コントロールの CanGrow プロパティを設定するには、レポートをデザイン ビューまたはレイアウト ビューで開き、コントロールをクリックし、F4 キーを押してコントロールのプロパティ シートを表示します。 CanGrow プロパティは、コントロールのプロパティ シートの [書式] タブと [すべて] タブの両方にあります。
リッチ テキスト フィールドは、さまざまな方法でテキストの書式を設定するのに役立ちます。 たとえば、あるフィールド内の複数の単語に下線を付け、同じフィールド内の他の複数の単語に斜体を表示できます。 ただし、リッチテキストを含むテキスト ボックスの全体的な書式設定スタイルを設定することはできます。 テキスト ボックスの書式設定は、リッチ テキスト書式設定で特に書式設定されていないテキストにのみ適用されます。
リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスの書式設定スタイルを設定する
- ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] をクリックします。
- リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスをクリックし、[ 書式 ] タブの [フォント] グループで、適用する書式設定スタイルをクリックします。
Access は、テーブルまたはクエリのデータシート ビューやフォームのフォーム ビューなど、データ入力をサポートするビューでその種類の書式 (ただし値ではない) がまだ適用されていないリッチ テキスト フィールド内のすべてのテキストに書式設定を適用します。 たとえば、フィールドのテキストの一部を赤のフォントの色で書式設定し、そのテキスト ボックスに青のフォントの色を適用すると、個別に赤色に書式設定されたテキストを除き、すべてのテキストが青色に変わります。 別の例として、フィールド内のテキストの一部が 11 ポイントのフォント サイズで書式設定されている場合に、テキスト ボックスに 14 ポイントのフォント サイズを適用すると、個別に 11 ポイントで書式設定されたものを除き、すべてのテキストに 14 ポイントのフォント サイズが適用されます。
添付ファイルのフィールド 添付ファイル フィールドでは、他のデータ型には使用されない特別なコントロールが使用されています。 1 つの [添付ファイル] フィールドを使用して複数のファイルをレコードに添付できますが、このフィールドには一度に 1 つの添付ファイルに関する情報しか表示できません。 既定では、添付ファイル コントロールには、コントロールによって現在表示されている添付ファイルのファイルの種類に応じて、アイコンまたは画像が表示されます。 必要に応じて、添付ファイルがすべてアイコンとして表示されるように、またはフィールドにクリップ アイコンと添付ファイルの数だけが表示されるように添付ファイル コントロールのプロパティを設定できます。 レポートで既に添付ファイル コントロールを使用している場合は、次の手順を使用して、コントロールのさまざまな用途に合わせてコントロールのプロパティを調整できます。
添付ファイル フィールドの表示プロパティを設定する
ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] をクリックします。
添付ファイル コントロールをクリックします。 プロパティ シートが表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。 プロパティ シートの [ 書式 ] タブをクリックします。
添付ファイル コントロールのプロパティを設定するためのガイドとして、次の表を使用します。プロパティ 設定 表示方法 - [画像/アイコン] には、グラフィックスは画像として表示され、その他のすべてのファイルはアイコンとして表示されます。 既定の設定です。
- アイコンには 、すべてのファイルがアイコンとして表示されます。
- クリップには 、クリップ アイコンの後に、かっこ内の添付ファイルの数が表示されます。
既定の画像 添付ファイルがないときに添付ファイルがない場合に添付ファイル コントロールに既定の画像を表示するには、プロパティ ボックスの ![[ビルダー] ボタン](media/buildbut.gif)
をクリックし、目的の画像を参照して、[ 開く] をクリックします。
メモ: "表示 方法" プロパティが [クリップ] に設定されている場合、既定の画像は表示されません。図の配置 一覧から目的の配置を選択します。 既定の設定は [中央] です。 この設定を調整すると、[ 図のサイズ モード] プロパティの設定によっては、予期しない結果になる可能性があります。 画像サイズ モード この設定は、 "表示方法" プロパティが "画像/アイコン" に設定されている場合にのみ使用できます。 - [クリップ ] は、画像を実際のサイズで表示します。 画像が大きすぎてコントロール内に収まらない場合、画像はクリップされます。
- [ストレッチ] は、コントロール全体を占めるように画像を引き伸ばします。添付ファイル コントロールが画像とまったく同じサイズでない限り、この設定を使用すると画像が歪んで、垂直方向または水平方向に引き伸ばされて表示されます。
- ズーム は、画像をクリップしたり歪めたりせずに、可能な限り大きく画像を表示します。 既定の設定です。
このコントロールを使用してグラフィックスを表示している場合は、添付ファイル コントロールのサイズを調整して、必要な詳細の量を表示できるようにします。