この記事では、Access データベースのフォームにテーブル フィールドまたはコントロールに既定値を設定する方法について説明します。 設定した既定値は、データベースに新しいレコードを作成するたびにフィールドまたはコントロールに表示されます。
この記事の内容
既定値について
Access で新しいレコードに値が自動的に入力されるようにする場合は、テーブル フィールドまたはフォーム コントロールに既定値を追加します。 たとえば、Access で新しい注文に常に現在の日付を追加させることができます。
通常は、テーブル フィールドに既定値を追加します。 値を追加するには、 テーブルをデザイン ビュー で開き、フィールドの [既定値 ] プロパティに値を入力します。 テーブルのフィールドに既定値を設定すると、そのフィールドに基づくすべてのコントロールに値が適用されます。 コントロールをテーブル フィールドに連結しない場合、または他のテーブルのデータにリンクする場合は、フォーム コントロール自体に既定値を設定します。
短いテキスト、長いテキスト、数値、日付/時刻、通貨、はい/いいえ、およびハイパーリンクのデータ型を使用するテーブル フィールドに既定値を設定できます。 値を指定しないと、値を入力するまでフィールドは null (空白) のままになります。 既定値を定義すると、Access によって追加される新しいレコードにその値が適用されます。 必要に応じて、入力規則で禁止されていない限り、レコードの値を既定値から別の値に変更できます。
テーブル フィールドに既定値を設定する
テーブル フィールドに既定値を設定すると、そのフィールドにバインドされたすべてのコントロールに既定値が表示されます。
既定値を設定する
- ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルを右クリックし、[ デザイン ビュー] をクリックします。
- 変更するフィールドを選びます。
- [ 全般 ] タブの [ 既定値 ] プロパティ ボックスに値を入力します。
入力できる値は、フィールドに設定されているデータ型によって異なります。 たとえば、「
=Date()」と入力すると、[日付/時刻] フィールドに現在の日付を挿入できます。 既定値の例については、この記事で後述 する「既定値の例 」を参照してください。 - 変更内容を保存します。
コントロールの既定値を設定する
通常、コントロールの既定値は、テーブル フィールドにバインドしない場合、または別のテーブルのデータにリンクする場合にのみ設定します。
既定値を設定する
- ナビゲーション ウィンドウで、変更するフォームを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。
- 変更するコントロールを右クリックし、[ プロパティ] をクリックするか、 F4 キーを押します。
- プロパティ シートの [ すべて ] タブをクリックし、[ 既定値] プロパティを見つけて、既定値を入力します。
- Ctrl+S を押して変更を保存します。
リスト ボックスまたはコンボ ボックスの既定の行を設定する
既定では、リスト ボックスとコンボ ボックス コントロールには、値リストと検索リストの 2 種類のリストが表示されます。 値リストは、リスト ボックスまたはコンボ ボックス コントロールの "行ソース " プロパティに存在する、アイテムのハードコーディングされたリストです。 対照的に、ルックアップ リストは、クエリを使用して別のテーブルからデータを取得し、そのデータをコンボ ボックス コントロールに読み込むルックアップ フィールドからデータを取得します。
値リストと検索リストでは、既定で表示されるリスト アイテムを指定できますが、リストの種類ごとに異なる手順に従います。 次の手順では、値リストとルックアップ リストの既定値を設定する方法について説明します。
値リストの既定値を設定する
- ナビゲーション ウィンドウで、変更するフォームを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。
- リスト ボックスまたはテキスト ボックス コントロールを右クリックし、[ プロパティ] をクリックするか、 F4 キーを押します。
- 行 ソース プロパティに値リストが含まれていることを確認します。 値リスト内の項目は、二重引用符で囲まれ、セミコロンで区切られます。 たとえば、次のようなリストが表示されることがあります:
"Good";"Fair";"Poor"。 - " 行ソース " プロパティにクエリ (
SELECTで始まるテキスト文字列) が含まれている場合は、次の一連の手順に進みます。 - [ 既定値 ] プロパティ ボックスに「
[control_name].ItemData(n)」と入力します。 この場合、control_nameはリスト ボックスまたはコンボ ボックス コントロールの名前で、nは既定にするリスト項目の番号です。 コントロールの名前がわからない場合は、プロパティ シートの上部にある Name プロパティの値を確認してください。 たとえば、 Owner という名前のコンボ ボックス コントロールがあり、リストの 3 番目の値を既定値として使用するとします。 [既定値] プロパティ ボックスに「[Owner].ItemData(2)」と入力します。3ではなく2と入力するのは、ItemDataが 0 から始まるためです。つまり、0 からカウントされます。つまり、1 ではなく 0 からカウントを開始します。 - 変更を保存して、 フォーム ビューに戻ります。 レコードをデータベースに追加すると、選択した既定値がリストまたはコンボ ボックスに表示されます。
ルックアップ リストの既定値を設定する
ルックアップ フィールドのソース データを提供するテーブルを データシート ビューで開きます。
既定値にする項目に関連付けられているキー値をメモします。
注
既定では、主キー フィールドと外部キー フィールドは非表示になります。 キー フィールドが表示されない場合は、テーブルのヘッダー行の任意のセルを右クリックし、[ 非表示の列の表示] をクリックし、[ 非表示の列の表示] ダイアログ ボックスでキー フィールドを選択して [閉じる] をクリックします。
ナビゲーション ウィンドウで、ルックアップ フィールドを含むテーブルを右クリックし、[ デザイン ビュー] をクリックします。
ルックアップ フィールドを選択します。 [ 全般 ] タブで、[ 既定値 ] プロパティ ボックスに、手順 1 と 2 で指定したキーの値を入力します。 これは、既定にするリスト アイテムに対応する値です。 たとえば、サプライヤーが 10 社あり、最もよく使うサプライヤーの名前を既定で表示したいとします。 これを行うには、仕入先を一意に識別するキー値を見つけ、外部キー フィールドの [既定値 ] プロパティ ボックスにそのキー値を入力します。
変更を保存し、 データシート ビューに切り替えて、新しいレコードを入力します。 レコードを追加すると、既定値がルックアップ フィールドに表示されます。
既定値の例
次の表に、いくつかの既定値を示します。 これらの例は、独自のデータで使用するために適応できます。
| 式 | 既定のフィールド値 |
|---|---|
1 |
1 |
"MT" |
関東 |
"New York, N.Y." |
ニューヨーク、ニューヨーク (句読点が含まれている場合は二重引用符 (") で囲む必要があります) |
"" |
長さ 0 の文字列 |
Date() |
今日の日付 |
=Yes |
コンピューターのローカル言語で "はい" と表示されます |