このチュートリアルでは、Microsoft 365 Copilot ライセンスを使用してアクセスできる Microsoft 365 Copilot について説明します。 これは、コンシューマー向け Copilot とは異なります。コンシューマー向け Copilot は、いくつかの重複する機能を備えた別の製品です。
Microsoft 365 Copilot には、次の 3 つの主要な機能が搭載されています。
まず、Microsoft 365 Copilot の背後にあるインテリジェンスである Work IQ です。 ファイル、会議、メッセージ、タスクなどの作業コンテキストを安全に使用して、関連するヘルプをその瞬間に提供します。 そのため、それはあなたの特定のorganizationとあなたの仕事について知っています。
次に、作業している場所で Copilot を開き、その時点で行っている内容に応じて動作を変更する、一貫性があり、見つけやすいエントリ ポイントです。
第三に、エージェントの能力。 Copilot は、作業中のアプリ内で直接、下書き、絞り込み、操作を行うことができます。
Outlook を起動する方法、メールを読んだり送信したり、スクリーン リーダーでフォルダー一覧やメッセージ一覧を移動したり、Alt キーでリボンを操作したりする方法を既に知っていることを前提とします。
このチュートリアル全体を通して、ナレーターを使用します。 私が説明するキーストロークと動作は、ほとんどが JAWS と NVDA でも機能しますが、スクリーン リーダーがアナウンスした内容を言い換える方法にはわずかな違いがあります。
Microsoft 365 Copilot は継続的に改善されており、現在のエクスペリエンスは、このチュートリアルで説明する画面、メニュー オプション、スクリーン リーダーのお知らせと完全に一致しない場合があります。 Microsoft では、アクセス テクノロジをご利用のユーザーからのフィードバックなど、お客様からのフィードバックに応じて、機能を定期的に更新しています。
インターフェイスは変更される可能性がありますが、情報をすばやくキャッチアップし、メッセージを下書きして絞り込み、文章に関するフィードバックを受け取り、自分のメールボックスについて質問し、会話を行動に変えるという基本的なスキルは変わりません。 このチュートリアルの目的は、これらのスキルと概念を教えて、製品が進化し続ける中でも自信を持って Copilot を使用できるようにすることです。
重要なスコープ ノートの 1 つ
このモジュールでは、従来の Outlook の Copilot について説明します。このクライアントは、何十年も前から利用され、現在も多くの組織が運用している Windows デスクトップ クライアントです。 新しい Outlook については対応していません。 新しい Outlook は別のモジュールの主題であり、2 つの製品は十分に異なるため、混在させると時間がかかります。 Outlook の [ファイル] タブを呼び出してドロップダウン メニューを開く場合は、新しい Outlook を使用していて、他のモジュールが必要です。 [ファイル] タブを呼び出すと全画面表示の Backstage ファイル リストが表示される場合は、従来の Outlook を表示しており、適切な場所にいます。
必要なソフトウェア
従来の Outlook で Copilot を使用するには、いくつかの調整を行う必要があります。
1 つ目はライセンスです。 ビジネスと教育機関のユーザーには、対象となる Microsoft 365 プランと、管理者によって割り当てられた Microsoft 365 Copilot ライセンスが必要です。 Copilot Chat と呼ばれる下位の層もあり、Basic 層と呼ばれることもあり、これによりチャット エクスペリエンスがより限定されます。
次に、アカウントの種類です。 Outlook の Copilot は、職場または学校のアカウントと、outlook.com、hotmail.com、live.com、msn.com の Microsoft アカウントをサポートします。 Gmail、Yahoo、iCloud、または汎用 Imap アカウントを Outlook に追加した場合、そのアカウントは Copilot 機能を利用できません。 Outlook は引き続きメールを完全に処理しますが、これらのアカウントを使用している場合、Copilot を使用して作業を支援することはできません。
3 番目に、メールボックスの場所です。 Microsoft は、Exchange Online でホストされているメールボックスで Outlook の Copilot をサポートしています。 アーカイブ メールボックス、グループ メールボックス、アクセス権を持つ共有または代理人のメールボックスはサポートされていません。
4 番目に、コネクテッド エクスペリエンス。 Copilot はそれらを依存しています。 [ファイル]、[オプション]、[セキュリティ センター]、[セキュリティ センターの設定]、[プライバシー設定] の順に開き、接続エクスペリエンスが有効になっていることを確認します。 これらをロックダウンする組織では、Copilot が暗黙的に存在しないことがわかります。
5 番目に、アップデート チャネルとビルドです。 Copilot 機能は、最新チャネルと月次エンタープライズ チャネルで提供されます。 チェックするには、Alt、F、D を押して Office アカウント情報を確認します。ここでは、バージョンと更新オプションの両方が表示されます。
従来の Outlook の Copilot が存在する場所
繰り返しになりますが、Copilot で覚えておくべき最も重要なコマンドは、Copilot 向けの Alt+C です。 提供される関数は、従来の Outlook を呼び出すときに、その場所によって異なります。 まず、受信トレイから Alt+C キーを押したときにどのような選択肢があるかを見てみましょう。
集計
まずは、よく使用する機能と、最も速いリターンが得られる機能から始めましょう。
この機能は、一般的な状況に対処するのに役立ちます。 あなたは2時間立ち去る。 あなたは14件の返信があるスレッドに戻り、そのうちのいくつかは前のメッセージの上に返信した人から、そしてその下のメッセージから返信した人からのいくつかであり、そのうちの少なくとも1人は件名を途中で変更しました。 何が決定されたかを理解するためにこれらすべてを読むことは、まさにスクリーンリーダーユーザーが不釣り合いな時間を費やす種類のタスクです。
[要約] オプションは、受信トレイのメッセージにフォーカスがあるとき、および実際にメッセージを開いたときに、Alt+C メニューに表示されます。 どちらの場所でも同じ品質の概要が得られます。
次に、Alt+C を押して、[要約] に移動します。 Enter キーを押します。
ナレーターのために一時停止します。 Copilot が生成を開始します。
生成の進行中は、[生成の停止] ボタンを使用できます。 間違ったスレッドを求めた場合、または要約が明らかに役に立たない場所に行っている場合は、Tab キーを押して Enter キーを押します。
Copilot Chat ウィンドウが表示され、ドキュメントや Web ページと同じ方法で要約を確認できます。
要約の最も価値のある部分は引用です。 場合によっては、要約に頼るだけでは不十分な場合もあります。 おそらくメッセージのトーンをさらに判断し、言われている点を確実に理解するために、要約が参照するメッセージ全体を読むとよいでしょう。
引用をアクティブにすると、そのメッセージが表示されます。
要約をクリップボードにコピーして、Word 文書や他の場所に貼り付けて記録できるようにする場合は、Control+A キーで読み取り専用編集フィールドのすべてのコンテンツを選択し、Control + C キーでテキストをコピーします。
要約して返信する
これは、スレッド内のメッセージが開いているときに最適に機能する複合アクションです。 要約手順を実行し、下書きされた返信に直接転送されるため、新しい下書きを開く余分なクリックをスキップできます。 返信生成の一部は、Microsoft の Copilot 機能による下書きです。これは、スレッドのコンテキストと組織の情報に基づいて、プロンプトから完全な長さのメールの下書きを生成します。 下書きが表示されたら、Copilot の下書きと同じように形を整えることができます。 応答のトーンや長さを調整できます。たとえば、メールをより丁寧にしたりカジュアルにしたり、長くしたり短くしたりするように Copilot に依頼します。
メールの重要なポイントを一覧表示する
これにより、流れのある段落ではなく、スキャン可能なリストとしてメッセージから注目すべきポイントが抽出されます。 これは、要約を強化するのと同じキー ポイント抽出に依存していますが、出力は個別のポイント、通常はメッセージ内の決定、要求、アクション アイテムとして構成されます。
優先順位付け
優先度付けは、開いている 1 つのメッセージではなく受信トレイ レベルで機能しますが、メッセージにフォーカスがあるときに出力が表示されます。 受信トレイに届いたメールが確認され、優先度が高、低、または通常に割り当てられ、メールが重要であると考えられる理由が示されます。 メッセージを選択すると、その推論が閲覧ウィンドウに表示されます。 メッセージ リストでは、メールのコンテンツの最初の行が簡単な概要に置き換えられ、メッセージを選択すると、Copilot は、そのメッセージがユーザーにとって重要であると考える理由に関する数行の説明を自動的に表示します。詳細については、ボックスをクリックして展開できます。 優先度の低いアイコンは既定でオフになっていますが、[設定]、[Copilot]、[優先順位付け] でオンにすることができます。
行った変更は、今後のメールにのみ適用されます。 Copilot は、既に受信したメールを戻って再評価することはありません。 モバイル デバイスなどの 1 つの場所で [優先順位付け] をオンにした場合、デスクトップを含むすべてのクライアントで機能します。 また、送信者が重要度を低くマークしたメール、不在時のメール、招待や辞退などの会議メール、自分宛てにのみ送信するメール、コンテンツが非常に少ないメール、配信不能確認メッセージ、検疫メッセージ、コンテンツが表示されない暗号化メッセージなど、特定のメッセージの種類もスキップされます。
Copilot でメッセージを下書きする
それでは、何かを書きましょう。
Ctrl + Nを押して新しいメッセージを開きます。
Alt+I キーを押します。
ナレーターのために一時停止します。 Copilot ダイアログで下書き。
フォーカスが編集フィールドに表示されます。 ここで、メッセージを伝えたい内容を記述します。 次に、Tab キーを押して [生成] ボタンに移動し、Enter キーを押します。 作業を開始するためのインスピレーションが必要な場合は、下方向キーを押して、いくつかのプロンプト スターター間を移動します。
現実的なもので実演させてください。 次のように入力します。
「Copilot に関するウェビナーへのオンライン登録が来月 1 日に開始されることをお知らせするメッセージを州の提携団体会長に書き込んでください。 参加への関心を表明しており、登録が始まったら登録リンクを提供します、および参加に関心のある人は、午後と夕方のどちらが最適かを私に直接連絡する必要があることを説明してください。 暖かく、しかし効率的であり、4 つの短い段落を超えないようにしてください。」
そのプロンプトの動作に注目してください。 目標を述べ、コンテキストを提供し、Copilot がでっち上げることのできない事実を特定し、長さとトーンに関する期待値を設定します。 あいまいなプロンプトでは、あいまいなメールが生成されます。 これは、出力品質に対する最大の手段です。
I Tab を押して [生成] をクリックし、Enter キーを押します。
ナレーターのために一時停止します。 生成されたドラフト。
生成がうまくいかない場合は、Shift + Tab を押して [停止] ボタンをアクティブにします。
編集フィールドに移動するまで F6 キーを押すと、Copilot が提案した内容を確認できます。
下書きが存在するら、操作する一連のコントロールがあり、Tab キーを使用してすべてのコントロールに到達します。
編集フィールドがあり、変更したいことを Copilot に伝えることができます。 そこに「短くする」や「昨年のボランティアに感謝する文を追加」などの指示を入力し、方向ボタンを Tab キーを押して Enter キーを押します。 Copilot が修正します。
[再生成] ボタンがあり、同じプロンプトで新しい試行が生成されます。
トーンと長さを調整するためのコントロールがあります。 Enter キーを押して展開し、オプションを上下に矢印してから、Enter キーを押して適用します。 ビルドに応じて、フォーマル、ニュートラル、カジュアル、ダイレクトのトーンのオプションと、ショート、ミディアム、ロングの長さのオプションが表示されます。
問題がなければ、[保持] ボタンまで Tab キーを押して Enter キーを押します。 テキストはメッセージ本文に入力されます。自分で入力した内容を編集する場合とまったく同じように編集します。
何も必要ない場合は、[破棄] ボタンと読み上げられるまで Tab キーを押し、Enter キーを押します。
私が今説明したことはすべて、あなたが返信するときに同じように機能します。 メッセージを開き、Ctrl+R を押して返信するか、Ctrl+Shift+R を押して全員に返信してから、Alt+I を押します。 Copilot にはコンテキストとしてスレッドがあります。つまり、「木曜日の日付に同意し、金曜日の日付を辞退し、議長を誰にするか尋ねる」という短いプロンプトで、驚くほど良い応答が得られます。
ユーザーは空白のメールで Alt + C キーを使用して開始することもできます。ユーザーは Copilot ボタンを読み上げます。 下矢印キーを使用して開始する候補に移動するか、Enter キーを押して Copilot ウィンドウに移動し、独自のプロンプトを入力して下書きを開始します。
従来の Outlook 内の Copilot チャット
ここで、書き込み方法ではなく作業方法を変更する機能にたどり着きます。
Copilot チャットを使用すると、Outlook と、メールボックス、予定表、そして適切なライセンスがあれば、organizationのその他の情報全体で理由と並んで会話ウィンドウが提供されます。
開くには、ウィンドウの左側にあるアプリ バーが表示されるまで F6 キーを押し、Copilot アイコンに矢印キーを押して、Enter キーを押します。 リボンの上のウィンドウの上部領域にも Copilot ボタンがあり、リボンのショートカットからアクセスするか、Alt + C キーを使用してアクセスできます。 どちらのルートでも、同じチャット エクスペリエンスが開きます。 プロンプトを入力した編集フィールドにフォーカスが表示され、Enter キーを押して送信します。 Tab キーと方向キーを押すと、応答間を移動できます。
ここで何ができるかはライセンスによって異なり、その違いは十分に明らかであるため、正確に言う価値があります。
基本的な Copilot Chat レベルでは、受信トレイ、予定表、会議に関する質問をしたり、Outlook で Copilot にアクションを依頼したりできます。 役立つ要求には、名前付きプロジェクトに関して今週受け取ったすべての内容を要約する、特定の同僚との次の 1 対 1 の会話がいつ落ちるかを尋ねる、上司からのすべての未読メッセージにフラグを設定するように Copilot に依頼する、不在の日付の自動返信を設定するように依頼する、その週のエスカレーションをまとめるメッセージの下書きを依頼するなどがあります。
Microsoft 365 Copilot の完全なライセンスがあれば、Copilot はチャット、ドキュメント、会議など、organization のより広範な情報も推論します。 これにより、別の順序の要求が開かれます。 どの未読メッセージが実際に重要かを特定し、それらを要約し、ドキュメントやチャットから関連するコンテキストを取得し、返信の順序を指示するように依頼できます。 上級者との次の会議を見つけ、現在作業している内容に基づいて議題の下書きを作成し、事前に読んだドキュメントの最初の下書きを作成するように依頼できます。 新しいチーム メンバーに対して、最初の 1 か月で何をすべきか、どのドキュメントを読むべきかを含むオンボーディング メッセージを作成するように依頼できます。
プロンプト ボックスにスラッシュを入力して特定のユーザー、ファイル、または会議を参照できます。これにより、Copilot に推測を任せるのではなく、特定のソースに質問を基にすることができます。 スラッシュを入力したときにピッカーが表示されない場合は、代わりにわかりやすい言葉で人またはファイルの名前を付けます。 ほぼ同様に機能します。
リズムに関するメモ。 Chat は会話であり、検索ボックスではありません。 通常、2 番目と 3 番目のプロンプトに値が表示されます。 尋ねて、聞いて、そして絞り込みます。 「今度は、私が直接何かをするように頼まれたものだけを見せてください」は、長いリストを短いリストに変えるようなフォローアップです。
会議のスケジュール設定と準備
Copilot は、会議のスケジュール設定に役立ちます。 スレッドを行ったり来たりしていると、ついに誰かが「会いましょうか」という言葉を言いました。 メッセージを開き、Alt+C キーを押して [Copilot でスケジュールする] に移動します。
Copilot はスレッドを読み取り、会議のタイトルを提案し、議題を作成します。また、招待するユーザーを決定し、招待状にスレッドを添付し、全員の空き状況を確認して、会議室を予約できます。 招待状の下書きを確認し、公開前に何でも変更します。
会話でも同じことを行うことができます。 Copilot チャットで、来週のある期間、指定されたプロジェクトに参加する人々との会議を設定するように依頼すると、時間を見つけて提案し、その時間を選択した理由を説明します。 Copilot は、勤務時間、タイム ゾーン、会議の設定を尊重します。 クリーンなスロットが見つからない場合は、検索範囲が広がり、妥協する必要があったことを伝えます。 スレッドを失わずに、複数のターンにわたって洗練させたり、期間、出席者リスト、場所を変更したりします。
スクリーン リーダーのユーザーにとっては、従来のスケジュール アシスタントのグリッドよりもはるかに優れたエクスペリエンスです。従来のスケジュール アシスタントのグリッドは、Outlook で常に効率的に作業するのが難しい画面の 1 つです。
2つ目の機能は、会議の準備です。 予定表で会議に移動し、アプリケーション キーまたは Shift+F10 キーを押してコンテキスト メニューを呼び出します。 [準備] オプションを選択します。 Copilot は、会議の内容、出席者、前回決定された内容、関連するドキュメント、まだ開いているタスクなどのコンテキストを収集します。 各出席者には、アクセス許可を持っている情報のみから作成された概要が表示されるため、何もリークされません。 チャットを続行して、特定のポイントについてより深い準備を求めることもできます。
この機能を習慣として活用すれば、その場にいるほとんどの人よりもよく説明を受けることができます。
Copilot の設定、および機能をオフにする
従来の Outlook では、[ファイル] メニューで Copilot 設定を直接提供します。 Alt、F キーを押して Backstage ビューにアクセスし、Copilot 設定エントリに移動します。 そこから、Copilot オプションを確認し、Copilot のオンとオフを切り替えることができます。
確認中
Copilot は時々間違いを犯します。 頻繁ではありませんし、以前よりも少なくなりますが、実際にそうです。 電子メールのコンテキストでは、特徴的な失敗は微妙です:長いスレッドで立場を間違った人に帰属させたり、「6月の日付の可能性について話し合った」を「6月の日付が合意された」に変換したりします。 この理由から引用が存在します。 重要なことにそれらを使用してください。
Copilot は、何が真実であるかではなく、スレッド内の内容を要約します。 2人の同僚が一週間にわたって話し合っている場合、要約はその混乱をより整然とした散文で忠実に再現します。 整理整頓は解決済みと同じではありません。
このモジュールで説明されているものがコンピューターに存在しない場合は、何かが壊れていると判断する前に、チャネルをチェックしてビルドします。
プライバシーに関しては、この状況は心強いものです。 Copilot は、既にアクセス許可を持っている情報にのみ到達し、データはorganizationの Microsoft 365 境界内に留まり、Microsoft は公開モデルのトレーニングに使用することはありません。
効果的な作業、学んだ教訓
スクリーン リーダーのユーザーとして従来の Outlook で Copilot を使用して得た、苦労して得た教訓。
まず、構造のあるプロンプトを行います。 特定の事柄に焦点を当てた、特定の数の箇条書きを、特定の順序で求めます。 構造化出力はナビゲート可能な出力であり、ナビゲート可能な出力は私たちにとっての要点です。 "これを要約してください" は、完全に読まなければならない段落を提供します。 「決定、未解決の質問、誰がいつまでに何を借りているかをカバーする 6 つの箇条書きにまとめてください」と、矢印に目を通して行動することができます。
次に、3つのキーストロークを正しく学習すれば、残りはそれに従います。 Alt+C キーを押すと、ほとんどの場所で Copilot メニューが呼び出されます。
Alt+I は、新しいメッセージでも返信でも、メッセージの本文にいるときの下書きに使用します。
チャット ウィンドウが見つかるまで F6 キーを繰り返し押します。
送信前に必ずお読みください。 Copilot はあなたの名前を書きます。 1 単語ずつレビューしていない下書きは、まだあなたのメッセージではありません。 これは、モジュール全体で最も重要な習慣です。
個人用プロンプト ライブラリを作成することを検討してください。 自分に適したプロンプトをテキスト ファイルまたはメモに保存して貼り付けます。 ボードペーパーを要約するために洗練されたプロンプトは、何年もの間毎月役立ちます。