タスク一覧でタスクの完了の要件を設定する

受信者チームエクスペリエンス 

受信者チーム (通常は現場担当者またはマネージャー) のユーザーがタスクを開くと、チェックリスト項目が表示され、チェックリスト項目が必要であることを示します。 すべてのチェックリスト項目が完了とマークされるまで、タスクを完了としてマークすることはできません。 すべての要件が満たされると、現場の従業員はタスクを完了済みとしてマークできます。 

フォームの応答を表示する

タスクリストを発行したら、タスクの受信者からのフォームの応答を表示します。

フォームを開き、[ 応答 ] タブに移動します。 ここで、次の操作を行うことができます。

• フォームと応答に関する概要情報を参照してください。

• [結果の表示] を選択して、各回答者の応答の詳細を表示します。

• 各質問の [詳細] を選択して、各回答者の名前とその回答を確認します。

• [Excel で開く ] を選択して、Excel ブックの応答を表示します。 ブックは、現在の応答データのスナップショットを提供します。

  ヒント: Excel で応答を表示する場合は、完了または変更された日付 (または識別子、完了または変更された日付) で並べ替えて、各場所からの最新の応答を確認します。 場合によっては、場所が複数の応答を送信する場合があります。

詳細については、「 フォームの結果を確認して共有する」を参照してください。

アップロードされたファイルを含むフォーム応答

フォームに 1 つ以上の ファイルアップロードの質問が含まれている場合は、前に説明したように、[応答] タブからアップロードした画像 を 1 つずつ表示できます。 必要に応じて、ファイルがアップロードされるフォルダーにアクセスすることもできます。 アップロードされたファイルは、発行チームの SharePoint ファイルの下に格納されます。

SharePoint フォルダーは、最初のファイルがフォーム応答送信の一部としてアップロードされるときに作成されます。

最初のファイルアップロード申請を受信すると、チームのドキュメント ライブラリに Apps フォルダーが含まれます。 その中で、Microsoft Forms フォルダーには、フォームの名前を持つフォルダーが含まれています。 このフォルダー内は、ファイルをアップロードしたフォーム内の各質問のフォルダーです。

たとえば、3 つのファイルのアップロードに関する質問を含む "ストア開始アンケート" という名前のフォームを追加した場合、アップロードされたファイルは SharePoint のグループの次のフォルダーにあります。

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store のオープンアンケート\質問 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store のオープンアンケート\質問 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store のオープンアンケート\質問 2

アップロードされた各ファイル名には、タスクが存在するチーム名、元のイメージ名、ファイルをアップロードしてフォームを送信したユーザー アカウントの表示名が含まれます。

たとえば、シアトル ストア 121 チームに代わって Joni Sherman によってアップロードされたイメージのファイル名は 、Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpgです。

画像の一覧の代わりにサムネイル画像を表示するには、[すべてのドキュメント ] > [タイル] に移動します。 

(省略可能)受信者チームがアップロードした画像を表示できるようにする

チームの 1 人のメンバーがアンケートを完了し、そのチームのマネージャーまたは別の同僚が、チームメイトによって送信された内容を確認したい場合があります。 

このため、チームの誰かが自分の場所に送信されたフォームの応答を確認するためのエクスペリエンスを提供します。 これは、ファイルのアップロードを必要としない質問に対する追加の設定なしで機能します。 ファイルのアップロードが必要な質問の場合、送信されたファイルは発行チーム内のフォルダーにアップロードされます。これは、受信者チームのメンバーが通常アクセス権を持っていません。 ユーザーがチームによって送信されたフォームの返信を表示し、アップロードされたファイルにアクセスできない場合は、ファイルへのリンクが表示され、アクセス許可を要求できる SharePoint サイトに移動します。

アップロードされたファイルのフォルダーを、organization内のすべてのユーザーと共有することもできます。 organizationのすべてのユーザーとフォルダーを共有することに慣れている場合は、この手順を事前に完了すると、ユーザーはフォーム応答の送信の一部としてチーム メンバーによってアップロードされた画像も表示されます。

アップロードしたファイルを含む SharePoint フォルダーを共有するには:

1. 発行チーム ファイルの Documents\Apps\Microsoft Forms フォルダーに移動します。

   ヒント: このフォルダーは、ファイルアップロードの質問があるフォームに返信が送信されるまで表示されません。 

2. フォルダーの [共有 ] ボタンを見つけて選択します。 必要に応じて、 鉛筆 アイコンを選択して、[ 編集可能] から [ 表示可能] にアクセス許可を変更します。

3. 名前またはグループを追加するためのボックスに、「外部ユーザーを除くすべてのユーザー」と入力します。
   
   

4. そのグループを選択し、[送信] を選択します。

これらの手順を完了すると、フォルダーとそのすべてのサブフォルダーがそのグループと共有されます。これには、受信者チームのメンバーを含める必要があります。 以降のすべてのフォームでは、Microsoft Forms フォルダーの下にファイルもアップロードされるため、この手順を 1 回完了すると、その発行チームによって完了要件として使用されるすべての過去および将来のフォームで機能する必要があります。

SharePoint フォルダーを共有する方法の詳細については、「SharePoint ファイルまたはフォルダーを共有する」を参照してください。

受信者チームエクスペリエンス

受信者チーム (通常は現場担当者またはマネージャー) のユーザーがタスクを開くと、フォームの提出が必要であることが表示されます。 フォームを開き、タスクを終了せずに質問を完了できます。 フォーム送信の一部としてアップロードする写真を撮影するには、カメラにアクセスするためのデバイスアクセス許可が必要であることに注意してください。 フォームが送信されると、フォーム要件が満たされていることがタスクに反映されます。 タスクを表示するそのチームのメンバーは、チームによって送信された応答を表示することもできます。 すべての要件が満たされると、現場の従業員はタスクを完了済みとしてマークできます。

受信者チームエクスペリエンス

受信者チーム (通常は現場担当者またはマネージャー) のユーザーがタスクを開くと、タスクを完了としてマークする前に、タスクの作業に対する承認を要求して受け取る必要があることがわかります。

現場の従業員は、承認を要求するチームのメンバーを選択できます。 通常、これはマネージャーです。 ただし、従業員はチームの別のメンバーを選択できます。これは、マネージャーが休暇中の場合に役立つ場合があります。 タスクには、要求を行ったユーザーと、承認を要求したユーザーが反映されるため、チームは要求を可視化できます。 指定された承認者は、承認アプリから通知を受け取り、タスク自体を表示するとき、または承認アプリから承認を付与できます。

タスクを表示する現場担当者は、承認要求の現在の状態を確認できます。 承認要求に承認が反映されるまで、タスクを完了済みとしてマークすることはできません。 必要に応じて、現場の従業員が要求を取り消し、新しい要求を行うことができます。 タスクに関連付けられている承認要求が [承認済み] と表示されると、その要件が満たされます。 すべての要件が満たされると、現場の従業員はタスクを完了済みとしてマークできます。