概要: SharePoint 2013 でのドキュメント管理ソリューションの要素とドキュメント管理計画プロセスについて説明します。
この記事では、 に基づくドキュメント管理ソリューションのさまざまな要素の概要を SharePoint Server 2016。
ドキュメント管理は、組織内のドキュメントのライフ サイクル (ドキュメントの作成、レビュー、公開方法、最終的な破棄または保持方法) を制御します。 "管理" という用語は、情報が組織のトップから制御されるという意味ですが、効果的なドキュメント管理システムは、それを使用する組織の文化を反映する必要があります。 ドキュメント管理に使用するツールは柔軟性が高く、企業の文化や目標に合っている場合はドキュメントのライフ サイクルを厳しく制御できるだけでなく、より緩やかに構造化されたシステムを実装できる必要があります(企業に適している場合)。
ドキュメント管理システムの要素
有効なドキュメント管理ソリューションでは、次を指定します。
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組織で作成できるドキュメントや他のコンテンツの種類。
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ドキュメントの種類ごとに使用するテンプレート。
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ドキュメントの種類ごとに提供するメタデータ。
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ライフサイクルの各段階でドキュメントを格納する場所。
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ライフサイクルの各段階でドキュメントへのアクセスを制御する方法。
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チーム メンバーがドキュメントの作成、レビュー、承認、公開、廃棄に貢献する組織内のドキュメントを移動する方法。
SharePoint Foundation 2013 には、ドキュメント管理のすべての側面を実装する機能が含まれています。 SharePoint Server 2016 同じ機能が含まれています。また、次の機能も追加されます。
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ドキュメント関連のアクションが監査され、ドキュメントが適切に保持または破棄され、組織にとって重要なコンテンツが保護される、ドキュメントに適用するポリシー。
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法的要件と会社のガイドラインに従って保持する必要がある、企業レコードとしてドキュメントを処理する方法。
情報ワーカーが、毎日の操作や使い慣れたツールから離れることなく、これらの機能を簡単に利用できるよう、 Microsoft Outlook や Wordなどの Microsoft Office systemのアプリケーションには、ドキュメントのライフ サイクルの各ステージをサポートする機能も含まれています。
計画プロセス
ドキュメント管理計画プロセスは、次の主要な手順で構成されます。
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ドキュメント管理ロールを識別する 計画に組織の主要な利害関係者のフィードバックが組み込み、ソリューションを実装するための最適なチームを確保し、ドキュメント管理プロセスに参加するユーザーを知っている必要があります。
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ドキュメントの使用状況を分析する ドキュメントで作業するユーザーを特定した後、ドキュメントの種類とドキュメントの使い方を決定します。 詳細については、「ユーザーを識別し、ドキュメントの使用状況を分析する (SharePoint Server 2010)」を参照してください。
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ドキュメントの編成を計画する サイト コレクション、サイト、ライブラリ内のドキュメントを整理できます。 SharePoint Server 2016 には、ドキュメントの整理と保存に役立つさまざまな機能が用意されています。特殊なサイトから、ドキュメントを簡単に作成して共同作業するための緩やかに構造化されたドキュメント ライブラリまで、さまざまな機能があります。 ライブラリ内では、さらにコンテンツをフォルダーやサブフォルダーに整理できます。 詳細については、「ドキュメント ライブラリの計画 (SharePoint Server 2010)」を参照してください。
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コンテンツを場所間で移動する方法を計画する ライフサイクルの異なる段階で、あるサイトまたはライブラリから別のサイトまたはライブラリにドキュメントを移動またはコピーする必要がある場合があります。 詳細については、ドキュメント ライブラリの計画(SharePointServer 2010)の「コンテンツのフローを計画する」を参照してください。
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コンテンツ タイプを計画する コンテンツ タイプを使用して、メタデータ、ドキュメント テンプレート、ワークフロー プロセスなどのドキュメントに関する情報を整理します。 これは、ドキュメントを整理し、組織全体に一貫性を適用するのに役立つ重要な手順です。 詳細については、「コンテンツ の種類とワークフローの計画 (SharePoint Server 2010)」を参照してください。
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ワークフローを計画する 組織のワークフローを計画する場合は、各参加者がドキュメントのライフ サイクルで共同作業を行う際に、あるチーム メンバーから別のチーム メンバーにドキュメントがどのように移動されるのか制御および追跡できます。 SharePoint Server 2016 には、ドキュメントのレビューや承認など、一般的なチーム タスクのワークフローが含まれます。 SharePoint Server 2016 カスタム ワークフローの作成とインストールもサポートしています。 詳細については、「コンテンツ の種類とワークフローの計画 (SharePoint Server 2010)」を参照してください。
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コンテンツ ガバナンスを計画する コンテンツ タイプまたは保存場所に基づいて、適切な制御の程度を計画できます。 たとえば、特定のライブラリのドキュメントを編集する前にチェックアウトする必要がある場合があります。 詳細については、バージョン管理、コンテンツの承認、チェックアウト計画(SharePoint Server 2010) を参照してください。
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ポリシーを計画する コンテンツ タイプごとに情報管理ポリシーを計画し、組織の組織および法的要件に従ってドキュメントが監査、保持、その他の方法で処理されるのを確認します。 SharePoint Server 2016 、ドキュメントの保持、およびバーコードを実装するポリシーが含まれています (印刷されたコンテンツを対応する電子バージョンと関連付け可能にする)。 詳細については、情報管理ポリシーの計画 (SharePoint Server 2010) を参照してください。
注: ポリシーは、 では使用 SharePoint Foundation 2013。
