SharePoint でドキュメントのバージョン管理、コンテンツ承認、チェックアウトコントロールを計画する

バージョン管理、コンテンツの承認、チェックアウトについて

SharePoint Server 2016 には、ドキュメントライブラリ内のドキュメントを制御するために役立つ次の機能が含まれています。

• バージョン管理は、ドキュメントの連続した反復処理に番号を付けて保存するための方法です。

• コンテンツ承認は、承認者の権限を持つサイトメンバーがコンテンツの公開を制御する方法です。

• チェックアウトと チェックインは、ドキュメントの新しいバージョンが作成されるタイミングを制御したり、ドキュメントをチェックインしたときに加えられた変更についてコメントを追加したりするための方法です。

ドキュメントライブラリで、この記事で説明するコンテンツガバナンス機能の設定を構成します。 ソリューションのライブラリ間でこれらの設定を共有するには、コンテンツガバナンスの設定を含むドキュメントライブラリテンプレートを作成できます。 これにより、新しいライブラリにコンテンツガバナンスの決定を反映させることができます。

バージョン管理の詳細については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」を参照してください。

バージョン管理を計画する

ドキュメントライブラリの既定のバージョン管理コントロールは、サイトコレクションテンプレートによって異なります。 ただし、特定の要件に応じて、ドキュメントライブラリのバージョン管理を構成することができます。 各ドキュメントライブラリには、ライブラリ内のドキュメントの種類に最適なバージョン管理コントロールがあります。 SharePoint Server 2016 には、次の3つのバージョン管理オプションがあります。

• バージョン管理なし      以前のバージョンのドキュメントが保存されていないことを指定します。 バージョン管理を使用していない場合は、文書の以前のバージョンを取得することはできず、ドキュメントの各繰り返しに添付されたコメントは保存されないため、ドキュメント履歴も保持されません。 このオプションは、重要でないコンテンツまたは変更されないコンテンツを含むドキュメントライブラリに対して使用します。

• メジャーバージョンを作成する      簡単なバージョン管理スキーム (1、2、3など) を使用して、ドキュメントの番号付きバージョンが保持されることを指定します。 記憶域への影響を制御するには、現在のバージョンからカウントをさかのぼって、保持する以前のバージョンの数を指定できます。

  主要なバージョン管理では、ドキュメントの新しいバージョンが保存されるたびに、ドキュメントライブラリに対するアクセス許可を持つすべてのユーザーがコンテンツを表示できます。 このオプションは、文書の下書きバージョンと公開されたバージョンを区別しない場合に使用します。 たとえば、組織内のワークグループによって使用されているドキュメントライブラリでは、チームの全員が各ドキュメントのすべてのイテレーションを表示できるようにする必要がある場合、メジャーバージョン管理が適しています。

• メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する      メジャーとマイナーのバージョン管理スキーム (1.0、1.1、1.2、2.0、2.1 など) を使用して、ドキュメントの番号付きバージョンが保持されることを指定します。 .0で終わるバージョンはメジャーバージョンであり、0以外の拡張子で終わるバージョンはマイナーバージョンです。 以前のメジャーバージョンとマイナーバージョンのドキュメントは、現在のバージョンと共に保存されます。 記憶域への影響を制御するには、現在のバージョンから数えた以前のメジャーバージョンの数を指定できます。 また、それぞれのマイナーバージョンを含めることができるメジャーバージョンの数を指定することもできます。 たとえば、2つのメジャーバージョンに対してマイナーバージョンを保持するように指定して、現在のメジャーバージョンが4.0 の場合は、3.1 から始まるすべてのマイナーバージョンが保持されます。

  メジャーバージョンとマイナーバージョンでは、読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーが、ドキュメントのメジャーバージョンを表示できます。 マイナーバージョンを表示できるユーザーを指定することもできます。 通常、アイテムの編集権限を持つユーザーに対して、マイナーバージョンを表示したり操作したりする権限を付与することをお勧めします。また、読み取り権限を持つユーザーに対して、メジャーバージョンのみの表示を制限することをお勧めします。

  公開されたコンテンツを、対象ユーザーが表示できる公開済みコンテンツと、まだ公開の準備ができていない下書きコンテンツを区別する場合は、メジャーバージョンとマイナーバージョンを使います。 たとえば、組織の利点を説明する人事の Web サイトでは、メジャーとマイナーのバージョン管理を使用して、説明を変更している間、従業員の給付の説明へのアクセスを制限します。

コンテンツの承認を計画する

コンテンツの承認を使用して、コンテンツを形式化し、対象ユーザーに提供します。 たとえば、コンテンツを製品またはサービスの1つとして発行する企業は、コンテンツを公開する前に法的レビューと承認が必要な場合があります。

コンテンツの承認を待っているドキュメントの下書きは、[保留] 状態になっています。 承認者がドキュメントをレビューし、コンテンツを承認すると、読み取りアクセス許可を持つユーザーが閲覧できるようになります。 ドキュメントライブラリの所有者は、ドキュメントライブラリに対してコンテンツの承認を有効にすることができます。また、必要に応じて、ワークフローをライブラリに関連付けて承認プロセスを実行することもできます。

ドキュメントを承認のために送信する方法は、ドキュメントライブラリのバージョン設定によって異なります。

• バージョン管理なし      バージョン管理が使われておらず、文書の変更が保存されている場合、ドキュメントの状態は [保留中] になります。 SharePoint Server 2016 は、読み取りアクセス許可を持つユーザーが引き続き表示できるように、以前のバージョンのドキュメントを保持します。 保留中の変更が承認されると、そのドキュメントの新しいバージョンは、読み取りアクセス許可を持つユーザーが表示できるようになり、以前のバージョンは保持されません。

  バージョン管理を使用しておらず、新しいドキュメントがドキュメントライブラリにアップロードされている場合、そのドキュメントは保留中の状態でライブラリに追加され、承認されるまで読み取りアクセス許可を持つユーザーは表示されません。

• メジャーバージョンを作成する      メジャーバージョン管理を使用していて、文書の変更が保存されている場合、ドキュメントの状態は [保留中] になり、読み取りアクセス許可のあるユーザーが表示できるように、以前のメジャーバージョンのドキュメントが表示されます。 ドキュメントの変更が承認されると、ドキュメントの新しいメジャーバージョンが作成され、読み取りアクセス許可を持つユーザーが使用できるようになり、以前のメジャーバージョンがドキュメントの履歴リストに保存されます。

  メジャーバージョン管理を使用していて、新しいドキュメントがドキュメントライブラリにアップロードされている場合、そのドキュメントは保留中の状態でライブラリに追加され、バージョン1として承認されるまでは読み取りアクセス許可を持つユーザーは表示されません。

• メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する      メジャーとマイナーのバージョン管理を使用していて、文書の変更が保存されている場合、作成者は、ドキュメントの新しいマイナーバージョンを下書きとして保存するか、新しいメジャーバージョンを作成するかを選ぶことができます。これにより、ドキュメントの状態が [保留中] に変わります。 ドキュメントの変更が承認されると、ドキュメントの新しいメジャーバージョンが作成され、読み取りアクセス許可を持つユーザーが使用できるようになります。 メジャーバージョンとマイナーバージョンでは、ドキュメントのメジャーバージョンとマイナーバージョンの両方がドキュメントの履歴リストに保存されます。

  メジャーとマイナーのバージョン管理を使用していて、新しいドキュメントがドキュメントライブラリにアップロードされている場合、そのドキュメントは、バージョン0.1 としてライブラリに追加するか、または作成者が直ちに承認を要求することができます。 この場合、ドキュメントの状態は [保留中] になります。

計画チェックアウトとチェックイン

ドキュメントを編集する前にドキュメントライブラリからドキュメントをチェックアウトするようにユーザーに要求することができます。 チェックアウトとチェックインを必須にするには、次のような利点があります。

• ドキュメントバージョンの作成時の制御が向上しました。 ドキュメントがチェックアウトされている場合、作成者はチェックインせずにドキュメントを保存できます。 ドキュメントライブラリの他のユーザーはこれらの変更を表示することができず、新しいバージョンは作成されません。 新しいバージョン (他のユーザーに表示される) は、作成者が文書をチェックインしたときにのみ作成されます。 これにより、作成者はより柔軟にコントロールできるようになります。

• メタデータのキャプチャが向上します。 ドキュメントをチェックインすると、作成者は、ドキュメントに加えられた変更を説明するコメントを作成できます。 これにより、文書に加えられた変更の履歴が継続的に記録されます。

ソリューションでユーザーがチェックインおよびチェックアウトしてドキュメントを編集できるようにする必要がある場合は、これらの操作をサポートする Office 2016 クライアントアプリケーションの機能を使用できます。 ユーザーは、 Office 2016 クライアントアプリケーションからドキュメントのチェックアウト、チェックアウトの取り消し、ドキュメントのチェックインを行うことができます。

ドキュメントがチェックアウトされると、ユーザーが排他的に編集するためにロックされます。 ユーザーがこのファイルの編集を保存すると、変更内容がアップロードされてサーバーに保存されます。 変更はユーザーに対してプライベートで、他のユーザーには表示されません。 ユーザーがドキュメントをチェックインする準備ができたら、最新の変更内容が他のユーザーに表示され、公開されます。

ユーザーは Office 2016 クライアントアプリケーションから、コンテンツ編集オプションを変更して、チェックアウトしたドキュメントをサーバーに残しておくこともできます。