Outlook スケジュール投票を使用して全員に最適な会議時間を見つける

無限の電子メール メッセージ、チャット、予定表の競合を処理する代わりに、スケジュール設定のポーリングを使用して時間を節約し、すべてのユーザーに適した時間を見つけようとするときに前後を減らします。

Outlook スケジュール ポーリングの詳細については、使用している Outlook のバージョンを選択します。

Outlook for Windows (最新バージョン) とOutlook on the web 

Windows および Outlook for Mac 用のクラシック Outlook

Outlook for Windows (最新バージョン) とOutlook on the webのポーリングのスケジュール設定

開始する前に、ポーリングのスケジュール設定について知っておくべきことがいくつかあります。

• organization外のPeopleは、スケジュール設定ポーリングを設定するときに作成された安全な Web サイト リンクを使用して投票できます。
• 共有メール アカウントまたはグループ予定表では、ポーリングのスケジュール設定はサポートされていません。
• 現在、予定表の代理人は、メインの予定表所有者に代わって新しいスケジュール投票を作成したり、投票したりすることはできません。
• 新しいスケジュール設定ポーリングが作成されると、すべての予定表に一時的な保留が設定され、時間の予約に役立ちます。 開催者がイベントの最終時刻を選択すると、保留は削除されます。

スケジュール設定ポーリングを作成する

スケジュール設定ポーリングを作成するには:

1. [ 新しいイベント ] を選択するか、予定表の時刻を右クリックし、[ 新しいイベント] を選択します。

2. 出席者を追加します。

3. 日付と時刻の領域を選択し、イベントに考慮する最初の日を選択します。 ここで選択した日付は、取得する投票時間オプションの推奨事項に影響します (推奨事項はその日付より後になります)。

4. を選択し、ポーリングのスケジュールを設定します。

5. 推奨される時間オプションを確認します (これらの時間は、最適な出席者の可用性に基づいています)。 推奨される時間オプションを削除するには、時間オプションにカーソルを合わせ、[選択します。 時間オプションを追加するには、 [新しいオプションの追加] を選択します。

   注

   現在、投票には最大 15 時間のオプションを含めることができますが、3 ~ 5 個のオプションをお勧めします。そのため、出席者は投票時に圧倒されることはありません。

6. 省略可能: ポーリングの終了日時を選択します。

7. まだ会議情報 (タイトル、会議室、議題、添付ファイル) がない場合は、残りの会議情報を追加し、[ 送信] を選択します。 スケジュール設定ポーリングが出席者に送信され、セキュリティで保護されたポーリング Web ページが作成されます。

保留は、スケジュール投票時間オプションごとにすべてのユーザーの予定表で予約されます

会議の時間オプションに対して他の会議がスケジュールされていないことを確認するために、投票が送信されるとすぐに、すべてのユーザーのスケジュールに対して保留が作成されます。

開催者の場合、すべての時間オプションの保留は [ビジー] として表示されます。

出席者の場合、すべての時間オプションの保留は、投票するまで 仮の ものとして表示されます。

• 出席者が時間オプションで [はい ] に投票した場合、保留は予定表に [ビジー] として表示されます。
• 出席者が時間オプションで [いいえ ] に投票した場合、保留は予定表に [無料] として表示されます。
• 出席者が時間オプションに投票しない場合、保留は予定表に 仮設定として表示されます。

フィルターを使用して予定表のポーリング時間オプションのスケジュールを簡単に確認する

予定表でポーリング時間オプションの保留をすばやく見つけるには、 を選択しますフィルター>Poll holds。 時間オプションの保留は、予定表で強調表示されます。

または、予定表の任意の時間オプションホールドにカーソルを合わせると、その投票のすべての保留が一時的に強調表示されます。

スケジュール設定の投票で投票する方法

出席者が受信トレイでスケジュール設定の投票メールを受け取ったら、希望の時間に投票できます。 投票にはいくつかの方法があります。 

投票のスケジュール設定の招待メールからの投票

1. 受信トレイでスケジュール投票メールを開きます。
2. 時間オプションを確認します。
3. [はい] に投票します。また、スケジュールに対して好きではない、または機能しない場合は [いいえ] に投票します。

予定表から投票する

開催者からスケジュール設定の投票が送信されると、仮保留が出席者の予定表に配置され、タイトルに HOLD というラベルが付けられます。 投票するには、予定表グリッドで会議をクリックし、各時間オプションで [はい ] または [いいえ ] を選択し、[ 投票の送信] を選択します。

もう 1 つの投票方法は、予定表の任意の保留を右クリックすることです。

イベントからの投票

出席者は、イベントから直接投票時間をスケジュールすることに投票できます。 予定表のイベントをダブルクリックして開き、投票します。

セキュリティで保護されたスケジュール設定投票の投票 Web ページから投票する

スケジュール設定ポーリングが作成されると、対応するセキュリティで保護された Web ページも作成され、そのページへのリンクがスケジュールポーリングメールに含まれます。 誰でも Web ページを使用して投票でき、organization外のユーザーが好みの時間に投票できる唯一の方法です。

スケジュール設定のポーリングに変更を加える

開催者は、予定表からスケジュール設定のポーリングに変更を加えることができます。

1. 予定表で任意のポーリング時間保留をダブルクリックします。
2. 時間オプションまたは出席者を追加または削除するか、タイトル、議題、またはイベントの添付ファイルを更新して変更を加え、[ 送信] を選択します。

投票結果を確認し、最終時刻を選択する

すべての出席者が投票した後、開催者は最終イベント時間を選択できます。

1. イベントを開きます。
2. [はい] 投票数が最も多い時間を選択します。
3. [ 選択したオプションでポーリングを終了する] を選択します。

すべての保留は全員の予定表から削除され、イベントは最終時刻に更新されます。

よく寄せられる質問 (FAQ)

15 を超える時間オプションを使用してスケジュールポーリングを作成できますか?
いいえ。 現在の制限は 15 です。

organization以外の出席者は投票できますか?
はい。 セキュリティで保護された Web サイト のリンクを使用して、ポーリングメールをスケジュールします。

投票を変更できますか?
はい。開催者が最終時刻を選択し、スケジュール設定のポーリングを終了するか、投票の有効期限が切れるまで終了します。

新しい時間を提案できますか?
いいえ、今はまだできません。

予定表は自動的に更新されますか?
はい。 保留は、スケジュール設定のポーリングを受け取ったときに追加され、開催者によって最終時刻が選択されると削除されます。

スケジュール設定ポーリングを他のユーザーに転送できますか?
いいえ。出席者はスケジュール設定のポーリングを転送できません。 出席者を追加または削除できるのは、開催者だけです。 ​​​​​​​

Windows および Outlook for Mac用の従来の Outlook のスケジュールポーリング

ポーリングのスケジュール設定機能は、ポーリングを使用して会議をスケジュールするために使用されます。 開催者は、スケジュール設定ポーリング機能を介して複数の時間オプションを送信し、スケジューリングに関する前後の電子メールを最小限に抑えることができます。 

スケジュールポーリング機能は、現在、Exchange Onlineを含むMicrosoft 365 Apps for businessまたはエンタープライズ プランのユーザーが使用できます。 現在、GCC High を除く GCC テナントでサポートされています。

会議の開催者は、Microsoft 365 Exchange Onlineのメールボックスを持っている必要があります。有効な電子メール アドレスを持つすべてのユーザーは、ポーリングのスケジュール設定ポーリング機能を利用する会議の出席者になります。 この機能は、Exchange オンプレミス サーバー上のメールボックスを持つ開催者には使用できません。 共有メールボックスでもサポートされていません。

スケジュール投票に関する記事の一覧を次に示します。

アクセス スケジュールポーリング

スケジュールポーリングを使用してポーリングを作成する

投票投票のスケジュール設定

ポーリング オーガナイザー ダッシュボードのスケジュール設定

プライバシーと個人データ保護

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