差し込み印刷では、各受信者に合わせてカスタマイズされた文書のバッチを作成できます。 たとえば、定型書簡では、各受信者の名前を使用して呼びかけるようにカスタマイズできます。 文書には、リスト、スプレッドシート、データベースなどのデータソースが関連付けられます。 差し込みフィールドと呼ばれるプレースホルダーは、データソースからの情報を含める文書内の位置を Word に指定します。
作業はメインの Word 文書で行い、文書に含めるカスタマイズしたコンテンツの差し込み印刷フィールドを挿入します。 差し込み印刷が完了すると、データソース内の名前 1 つにつき 1 部ずつ、カスタマイズされた文書のバージョンが作成さます。
データ ソース
差し込み印刷を設定する最初のステップは、カスタマイズされた情報のために使用するデータのソースを選択することです。 最も一般的なデータ ソースは Excel スプレッドシートと Outlook の連絡先リストですが、Word に接続できるデータベースであれば、いずれも使用できます。 データ ソースがまだない場合は、差し込み印刷の手順の一部として、Word で入力することもできます。
データ ソースの詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。
Excel または Outlook
Excel または Outlook をデータのソースとして使用する予定がある場合は、次を参照してください。
文書の種類
Word では、データを次の種類のドキュメントに取り込むためのツールが提供されています。 それぞれの種類の詳細については、次のリンクをクリックしてください。
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レター: 個人向けにカスタマイズしたあいさつ文が含まれます。 それぞれのレターは、個別の紙に印刷されます。
カスタマイズされたレターを作成して印刷する -
メール: [宛先] 行に含まれるアドレスは、各受信者のアドレスのみです。 メールは Word から直接送信します。
メール メッセージを作成して送信する -
封筒またはラベル: 名前とアドレスはデータ ソースから取得されます。
郵送用の封筒を作成して印刷する
宛名ラベルのシートを作成して印刷する -
名簿: データ ソース内の各アイテムの情報が一括で一覧表示されています。 名簿は、連絡先リストを印刷したり、各クラスの生徒全員などのような、情報のまとまりを一覧表示したりするために使用します。 この種類の文書は、カタログ データの差し込みとも呼ばれます。
名前、アドレス、その他の情報の名簿を作成する