ワークシート上のデータを整理および書式設定するためのガイドライン

Microsoft Office Excel には、データを簡単に管理して分析できるようにする多くの機能があります。 これらの機能をフル活用するには、次のガイドラインに従って、ワークシートでデータを整理して書式設定することが重要です。

この記事の内容

データ編成のガイドライン

同様のアイテムを同じ列に配置する    すべての行に同じ列の類似したアイテムが含まれるようにデータをデザインします。

データの範囲を分離しておく    ワークシート上の関連データ範囲とその他のデータの間に、少なくとも1つの空の列と1つの空白行を残します。 Excel では、自動小計の並べ替え、フィルター処理、または挿入を行うときに、範囲をより簡単に検出して選択できます。

重要なデータを範囲の上または下に配置する    範囲をフィルターするときに、データが非表示になる場合があるため、重要なデータを範囲の左または右に配置しないようにします。

範囲内の空白の行と列を避けます。    データの範囲内に空白の行や列を配置しないようにします。 この操作を行うと、Excel で関連するデータ範囲をより簡単に検出して選択できるようになります。

範囲内のすべての行と列を表示する    データ範囲に変更を加える前に、非表示の行または列が表示されていることを確認します。 範囲内の行と列が表示されない場合、データを誤って削除することがあります。 詳細については、「 行と列を表示または非表示にする」を参照してください。

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データ形式のガイドライン

列のラベルを使用してデータを特定する    データに異なる書式を適用して、データ範囲の最初の行に列ラベルを作成します。 Excel では、これらのラベルを使用して、レポートを作成したり、データを検索して整理したりすることができます。 範囲内のデータに指定した形式とは異なる列ラベルのフォント、配置、書式、パターン、罫線、または大文字のスタイルを使用します。 列ラベルを入力する前に、セルを文字列として書式設定します。 詳細については、「 ワークシートの書式を設定する方法」を参照してください。

セルの罫線を使用してデータを区別する    データからラベルを分割する場合は、空白の行や破線ではなく、セルの罫線を使用して、ラベルの下に行を挿入します。 詳細については、「ワークシートのセルの罫線を設定、削除する」を参照してください。

エラーを防ぐため、先頭または末尾のスペースは避けてください。    データのインデントを解除するために、セルの先頭または末尾にスペースを挿入しないようにします。 これらの余分なスペースは、セルに適用されている並べ替え、検索、書式設定に影響を与える可能性があります。 データのインデントにスペースを入力する代わりに、セル内で [ インデントを増やす ] を使用できます。 詳細については、「 セル内のデータの位置を変更する」を参照してください。

データ形式と数式を拡張する    データ範囲の末尾に新しいデータ行を追加すると、Excel では一貫した書式と数式が拡張されます。 上の5つのセルのうち3つは、その形式を拡張するために同じ形式を使用する必要があります。 数式を拡張するには、上記のすべての数式が一致している必要があります。 詳細については、「ワークシートのセルに自動的にデータを入力する」を参照してください。

Excel の表形式を使用して関連データを操作する    ワークシート上の連続したセル範囲を Excel のテーブルに変換することができます。 テーブルによって定義されたデータは、テーブル以外のデータに対して個別に操作することができます。また、特定のテーブル機能を使用して、テーブル内のデータの並べ替え、フィルター処理、集計、計算をすばやく行うことができます。 テーブル機能を使用して、1つのワークシート上の複数のテーブルでデータを整理することで、関連するデータのセットを compartmentalize することもできます。 詳細については、「 Excel テーブルの概要」を参照してください。

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