ワークフローの作成およびカスタマイズの概要

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リスト ワークフローは、SharePoint 2007 で使用できるワークフローの種類です。 作成されたリストのコンテキストがあるため、リスト ワークフローは、ドキュメント ライブラリのカスタム ノート フィールドなど、実行するリスト アイテムのカスタム フィールドの値に自動的にアクセスできます。 リスト ワークフローは、このサイトまたは他のサイトの他のリストまたはライブラリで使用することはできません。 複数のリストに対して同じワークフロー機能を使用するには、すべての場所でワークフローを手動で再作成する必要があります。

特定のリストに対して設計しているワークフローのみが必要になることがわかっている場合、リスト ワークフローには、リストのカスタム フィールドを自動的に使用できるようにするという利点があります。

再利用可能なリスト ワークフロー

再利用可能なリスト ワークフロー (再利用可能なワークフロー) は、サイト コレクション内の最上位のサイトで作成でき、そのワークフローをグローバルに再利用可能にすることができます。つまり、ワークフローをサイト コレクション内の任意のリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに関連付けることができます。 サイト コレクション内の任意のサブサイトに再利用可能なワークフローを作成することもできます。このワークフローは、その特定のサブサイトで再利用できます。

また、再利用可能なワークフローを 1 つのサイトからエクスポートし、別のサイトでそのワークフローをアップロードしてアクティブ化することもできます。 たとえば、テスト環境で再利用可能なワークフローを作成し、テストしてから運用環境にエクスポートできます。 SharePoint Designer 2010 では、ワークフローをテンプレートとしてエクスポートできます。

既定では、再利用可能なワークフローには、特定のリストまたはライブラリのコンテキストがありません。 そのため、既定では、リストやライブラリ間で共通の列 ([作成済み] や [作成者] など) のみが提供されます。

再利用可能なワークフローで、関連付けたリストまたはライブラリに特定の列が存在する必要がある場合は、それらの列を関連付け列として追加できます。 関連付け列は、再利用可能なワークフローがそのリストまたはライブラリに関連付けられているときに、リストまたはライブラリに自動的に追加されます。

再利用可能なワークフローを作成するときに、再利用可能なワークフローを特定のコンテンツ タイプにフィルター処理することもできます。 これにより、 SharePoint Designer 2010のコンテンツ タイプのフィールドを操作できます。 たとえば、再利用可能なリスト ワークフローがドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられている場合は、ドキュメント ID など、コンテンツ タイプに固有のワークフロー フィールドを表示して使用します。 次に、ブラウザーで、再利用可能なワークフローを特定のコンテンツ タイプまたはそのコンテンツ タイプから継承する任意のコンテンツ タイプに関連付けることができます。 ワークフローをサイト コンテンツ タイプに関連付ける場合は、そのコンテンツ タイプが追加されたサイト上のすべてのリストとライブラリでそのコンテンツ タイプのすべてのアイテムに対してそのワークフローを使用できるようにします。 ワークフローがグローバルに再利用可能なワークフローになるように構成されている場合は、コレクション内のサイトで使用できるようにすることもできます。

複数のサイト、リスト、ライブラリ、コンテンツ タイプで設計しているワークフローをユーザーが使用できるようにする場合は、再利用可能なワークフローがニーズに最も適している可能性があります。 SharePoint 2010 のほとんどのワークフローでは、再利用可能なワークフローが使用されると予想されます。

サイトのワークフロー サイトのワークフローを開始するにはイベント トリガーは不要です。

サイト ワークフローは、リスト、ライブラリ、コンテンツ タイプではなく、サイトに関連付けられます。 そのため、ほとんどのワークフローとは異なり、サイト ワークフローは特定のリスト アイテムで実行されていません。 このため、サイト ワークフローでは使用できないアイテムに対して使用できるアクションの多くが発生します。

ブラウザーで、サイト ワークフローを開始するか、[サイトの 操作] メニューをクリックして [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[サイト ワークフロー] をクリックして、実行中のサイト ワークフローの状態を表示 します。

ワークフローを作成したいが、ワークフローのリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプが必要ない場合は、おそらくサイト ワークフローがニーズを満たすのに最適です。 たとえば、ユーザーがサイトに関するフィードバックを提供する方法として、サイト ワークフローを作成できます。

イベントとは

イベントとは、ワークフローを開始または開始するイベントです。 イベントは、アイテムの状態が変更されるのを待つなど、ワークフロー内のアクションのタイミングを管理するためにも使用できます。 ワークフローを開始できるイベントは 3 つあります。

• 項目が作成されます。

• 項目が変更されます。

• ワークフロー参加者が SharePoint サイトのスタート ボタンをクリックします。

参加者が手動で開始するワークフロー、またはリスト アイテムが作成または変更されたときに自動的に開始されるワークフローを作成できます。 たとえば、カスタム のデザイン変更要求承認 ワークフローを構成して、手動で開始できるようにし、項目が変更された場合は開始できますが、アイテムが最初に作成されたときは構成しないようにする必要があります。 ワークフローの [設定] ページの [スタート オプション] で、[ アイテムの作成時に自動開始を無効にする] を選択します。

ワークフロー参加者がワークフローを手動で開始すると、そのユーザーはまず、ワークフローがアタッチされているリストまたはライブラリを参照します。 投稿アクセス許可レベル以上のユーザーは、手動で開始するように設計されたワークフローを開始できます。 ワークフローを手動で開始するには、参加者が項目をクリックし、メニューの [ワークフロー ] をクリックし、そのアイテムで使用できるすべてのワークフローを表示するページからワークフローを選択します。 参加者は、必要に応じてワークフロー開始フォームに入力し、フォームの開始ボタンをクリックしてワークフローを開始します。 ワークフローを開始すると、その特定のアイテムのそのワークフローの新しいインスタンスが作成されます。

手動で開始されるワークフローの場合、開始フォームは左側のイメージと同じくらい単純にすることも、右側の画像のように複雑にすることもできます。

単純なフォーム

より複雑なフォーム

ワークフローを設計するときに、開始フォームにカスタム フィールドを追加することもできます。 ワークフローの参加者は、このフォームに入力することでワークフローに情報を提供でき、それらの設定がワークフローに渡されます。 新しいワークフロー インスタンスが開始され、そのワークフローは、ワークフロー内の任意の時点でフォームから提供された情報を検索して使用できます。 また、再利用可能なワークフローの関連付けフォームで使用されるフィールドを指定することもできます。

アクションとは

アクションは、ワークフローの最も基本的な作業単位です。 SharePoint Designer 2010 は、ワークフローに組み込むための、既製の再利用可能なアクションのセットを提供します。 たとえば、ワークフローでは次のことができます。

• リスト アイテム (ドキュメントを含む) を作成、コピー、変更、または削除します。

• アイテムをチェックインまたはチェックアウトします。

• 電子メール メッセージを送信します。

• チーム サイトの [タスク] リストで、他のユーザーのタスクを作成します。

• ワークフローの後半で参照できる参加者からデータを収集します。

• ワークフローを一時停止または停止します。

• 否認またはワークフロー デバッグに使用するワークフロー情報を履歴リストに記録します。

• ワークフロー変数を設定するか、計算を実行します。

SharePoint Server 2010 には、承認プロセスの開始、フィードバック プロセスの開始、カスタム タスク プロセスの開始の 3 つの新しいタスク アクションが含まれています。 SharePoint Server 2010に含まれる "ビッグ 3" ワークフロー (承認、フィードバックの収集、署名の収集) は、これらのアクションを使用して構築されています。 承認アクションでは、承認プロセスのすべての重要なイベントが表示されるため、多くのユーザーが特定のドキュメントで対話または共同作業を行う人間のワークフロー プロセスを簡単に設計できます。

ワークフローには、任意の数のアクションを含めることができます。 一覧表示されたアクションはワークフローによって実行されますが、他のアクションはワークフロー参加者によって実行される場合があります。 たとえば、承認ワークフローでは、ドキュメントを実際に確認して承認する行為は、ワークフロー参加者によって行われます。 ワークフロー参加者によって実行されるアクションは、指定された [タスク] リストでそのユーザーに割り当てられたタスクによって表されます。 ダイアグラム 1 の 5 つのアクション: この記事の冒頭付近にあるダイアグラム ワークフローの例は次のとおりです。

• レビュー担当者に通知する電子メール メッセージを送信する

• ドキュメント (ワークフロー参加者に割り当てられたタスク) を確認する

• ドキュメントを承認済みドキュメント ライブラリに移動する

• チームに通知する電子メール メッセージを送信する

• ドキュメント作成者に通知する電子メール メッセージを送信する

最も基本的な意味では、ワークフローを設計するときに、必要な一連のアクションを特定し、ワークフロー エディターを使用してその一連のアクションを組み立てます。 たとえば、図 1: 承認ワークフローの例では、最初に電子メール メッセージを送信してレビュー担当者に通知します。

そのため、ワークフロー エディターで最初の手順をクリックし、メールの一部またはすべてを入力し、[Emailの送信] を選択します。

条件とは

ワークフローを設計するときは、ワークフロー エディターを使用して、SharePoint サイト、リスト、アイテム、コンテンツ タイプに条件付きロジックを適用するルールを作成できます。 ルールは、ワークフローが関連付けられたアクションを実行する条件を、その条件が true の場合にのみ確立します。 たとえば、アイテムが特定のユーザーによって作成された場合にのみ、ワークフローがレビュー担当者に電子メール メッセージを送信するルールを作成できます。 ブランチごとに複数の条件を追加することもできます。 たとえば、アイテムが (1) 特定のユーザーによって作成され、(2) ドキュメント タイトルに特定のキーワードが含まれている場合にのみ、校閲者が電子メール メッセージを送信するルールを作成できます。 最後に、複数のアクションを 1 つの条件に関連付けることができます。 たとえば、特定のユーザーによってアイテムが作成された場合、(1) 校閲者が電子メールを送信し、(2) ワークフロー情報が履歴リストに記録されるルールを作成できます。

要約すると、ルールは 1 つ以上のアクションに関連付けられた 1 つ以上の条件です。条件内のすべての句が true の場合は、関連付けられているすべてのアクションを実行します。

前の例では、ユーザーはワークフローに対して 2 つの条件のセットと 2 つのアクションのセットを指定しました。 ただし、ワークフローで複数のブランチを作成できます。条件 A が true の場合は、1 つのアクションを実行します。条件 B が true の場合は、別のアクションを実行します。 ステップに分岐を追加するには、[ Insert Else-If Branch] をクリックします。 たとえば、承認ワークフローでは、校閲者がドキュメントを承認すると、ワークフローは 1 つの一連のアクションを実行します。校閲者がドキュメントを拒否した場合、同じワークフローで別のアクションが実行されます。 これは条件付き分岐です。

ワークフロー エディターでは、この手順には 2 つの分岐があり、次のようになります。

条件を持たないブランチを作成することもできます。 これにより、条件または条件セットが true の場合は 1 つのアクションが実行され、false の場合は別のアクションが実行されます。 たとえば、ワークフローの次の手順では、条件が true の場合にのみ、承認者にメッセージを送信します。それ以外の場合、ワークフローはワークフロー イニシエーターだけにメッセージを送信します。 条件のないブランチを追加することで、ワークフローは、最初のブランチの条件が false の場合に、そのブランチでアクションを実行します。

SharePoint Designer 2010 には、ワークフローに組み込むための既製の再利用可能な条件がいくつか用意されています。 たとえば、ワークフローが関連するアクションを実行するのは、次の項目の場合にのみ指定できます。

• 特定の期間に作成または変更されます。

• 特定のユーザーによって作成または変更されます。

• 指定したキーワードを含むタイトル フィールドがあります。

• 特定の種類のファイルであるか、特定の範囲のファイル サイズを持つファイルです。 (この条件は、ワークフローがドキュメント ライブラリにアタッチされている場合にのみ使用できます)。

さらに、さまざまなパラメーターを指定できるカスタム条件と高度な条件を SharePoint Designer 2010 に作成できます。 カスタム条件では、現在のリスト内のフィールドを値と比較できます。 たとえば、[承認の状態] フィールドが [承認済み] と等しい場合は、関連付けられたアクションを実行するカスタム条件を作成できます。 高度な条件では、ある値を別の値と比較できます。 これにより、任意のリスト内のフィールドと別のリストの値との間で比較を作成できます。 たとえば、共有ドキュメント ライブラリの高度な条件を作成できます。ここで、[タスク] リストの [状態] フィールドの値が [保留中] の場合は、関連付けられたアクションを実行します。

並列アクションとシリアル アクション

1 つの条件に複数のアクションが関連付けられている場合、アクションを同時に (並列) または 1 つずつ実行するように設定できます (シリアル)。

シリアル アクション    たとえば、次のワークフローでは、2 つのアクションを設定して、ドキュメントが承認されるとドキュメントがアーカイブ ドキュメント ライブラリにコピーされ、その後メッセージが送信されるようにすることができます。 ワークフロー エディター で、2 番目のアクションが最初のアクションの後に発生することを示します。

並列アクション たとえば、次のワークフローでは、2 つのアクションを設定して、ドキュメントが承認されるとメッセージが送信され、同時にドキュメントが承認済みドキュメント ライブラリにコピーされるようにすることができます。 ワークフロー エディターで、2 番目のアクションが最初のアクション と 同時に発生することを示します。 これは、非常に時間がかかるタスクやアクションに特に役立ちます。 たとえば、タスクの場合、タスクが割り当てられるタイミングを制御するために使用できます。

手順とは

ワークフローは、1 つ以上のステップで構成されます。 各ステップには、多数のアクションと関連する条件を含めることができます。 他のステップ内でステップを入れ子にすることもできます。 これは、ワークフローの整理に役立つ場合があります。 ワークフロー エディターでは、ステップを機能ブロックと考えることができます。 たとえば、次のワークフローには、ワークフロー エディターに示すように 2 つの手順があります。

手順を使用すると、条件とアクションをグループ化して、2 つ目のセットの前に 1 つのルール (条件とアクション) を評価して実行できるようにします。

ワークフロー作成者のアクセス許可を使用して実行するようにワークフロー内のアクションを構成します。 SharePoint Designer 2010 では、偽装手順を使用して、ワークフロー イニシエーターではなくワークフロー作成者を偽装することで、ワークフローにアクションを実行させることができます。 権限借用の手順は、承認と公開のシナリオで特に役立ちます。承認のためにコンテンツを送信するユーザーと、コンテンツを承認するユーザーのアクセス許可が異なります。

ワークフロー作成者は、ワークフローを最後に公開したユーザーです。 ワークフローが別のユーザーによって再発行された場合、ワークフローの進行中のインスタンスに対してワークフロー作成者は変更されません。 ワークフローの再発行後に開始されるワークフローのインスタンスでは、更新されたワークフロー作成者が使用されます。

次のシナリオでは、ワークフローを開始するユーザーは、アーカイブ ライブラリにファイルを追加するアクセス許可を持っていませんが、ワークフロー作成者はアクセス許可を持っていません。 ユーザーがワークフローを開始するときに、偽装ステップで条件が true と評価された場合、ドキュメントはワークフロー作成者のアクセス許可を使用してアーカイブ ライブラリにコピーされます。 手順 2 は偽装ステップではないため、ワークフロー イニシエーターとして実行されます。 成功するには、ワークフロー作成者のアクセス許可を必要とする最小限のアクション セットに対してのみ偽装手順を使用することをお勧めします。

1 つのステップまたは多くですか? 一部のワークフローは、1 つのステップ内の一連のアクションとして、または一連のステップとして設計できます。 たとえば、次の手順のアクションを別々のステップに分割したり、条件付きブロックを別のステップとして入れ子にしたりできます。

条件付きブロックで入れ子になったステップを使用するプロセスの例を次に示します。

手順は、ワークフローを整理する方法です。 ワークフローで手順を使用する正確な方法は、個人の好みまで、非常に優れたレベルです。 たとえば、ワークフローには、条件を使用しないステップで多くのアクションが含まれる場合があります。 この場合は、アクションをより適切に整理するために、アクションを手順に分ける必要があります。 1 つの手順のルールは、次の手順に進む前に結論に処理されるため、必要な特定のアクションまたはアクションに影響を与えるために必要なのと同じステップ ルールでグループ化する必要があります。

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SharePoint Server 2010上の InfoPath 2010 フォームを使用した機能の強化

サーバーが (単独 SharePoint Foundation 2010 ではなく) SharePoint Server 2010 を実行している場合、ワークフロー フォーム (関連付け、開始、タスク) がフォーム InfoPath 2010 されます。 InfoPath フォームの外観とレイアウトを簡単に変更でき、InfoPath フォームに検証規則を追加できます。 InfoPath 2010でワークフロー フォームを編集するには、フォームをクリックするだけで、リスト、ライブラリ、ワークフローで使用できる SharePoint Designer 2010.InfoPath フォームから直接フォームが開きます。

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ワークフローの視覚化

次の場合は、ワークフローの状態に関するワークフローの視覚化も表示されます。

• ワークフローが 発行されたときに SharePoint Designer 2010 で [状態ページにワークフローの視覚化を表示する] オプションが選択されました

• ワークフローが発行されたコンピューターに Visio Premium 2010 がインストールされている

• ワークフローが SharePoint Server 2010で実行されている

• Visio Graphics Services がサーバーで実行されている

ワークフローの視覚化を使用すると、ワークフローの Visio ダイアグラムが自動的に作成され、[ワークフローの状態] ページの Visio Web パーツに表示されます。 ワークフローの視覚化には、特定のワークフローがある場所の "ライブ" ビューが表示されます。

アイテムの [ワークフロー] ページを表示するには、リスト内の項目をクリックし、メニューの [ ワークフロー ] をクリックすることもできます。

ユーザーがアイテム SharePoint Foundation 2010 または SharePoint Server 2010 でワークフローを開始すると、そのアイテムのリストまたはライブラリに新しい列が追加されます。 既定では、列名はワークフローの名前と一致します。 この読み取り専用列には、そのワークフロー内のアイテムの現在の状態が表示されます。 この状態列は、ワークフローが初めて実行されるたびに自動的に追加されます。

各列では、ワークフローの状態はリンクです。 たとえば、[ 進行中] をクリックすると、ワークフローのそのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが表示されます。

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