会話クリーンアップを使用して Outlook で冗長メッセージを削除する

Outlook の会話クリーンアップ機能を使用すると、メール フォルダー内のメッセージの数を減らすことができます。 スレッド内で冗長なメッセージは、削除済みアイテム フォルダーに移動されます。

スレッドとは

メール スレッドという用語で会話を知っている場合があります。 1 つのスレッドには、最初のメッセージからすべての返信までの、一連の電子メール メッセージのやり取りが含まれます。 スレッドのメッセージは、件名が同じになります。

たとえば、だれかにメッセージを送信して、その相手がそのメッセージに対して返信するというやり取りです。 ほとんどのスレッドでは、多数の返信がやり取りされます。 また、複数のユーザーがスレッド内の異なるメッセージに対して返信することもあります。

スレッドのクリーンアップの役割について

スレッドのクリーンアップでは、スレッド内の各メッセージのコンテンツを検証します。 いずれかの返信にまったく同じメッセージが含まれている場合は、前のメッセージが削除されます。 次の例を考えてみます。

Jeff は、Anne と Tim にメッセージを送信します。 Anne は、Jeff と Tim の両方に応答し、Outlook メッセージ本文には、Jeff の完全な元のメッセージが含まれています。 次に、Tim はアンのメッセージを確認し、Jeff と Anne の両方に返信します。 Tim の返信には、会話の前のすべてのメッセージが含まれます。 メッセージ交換クリーンアップでは、最後のメッセージを除くすべてのメッセージを Tim から削除できます。これは、そのメッセージ内に前のすべてのメッセージのコピーであるためです。

スレッドのクリーンアップは、特に多くの受信者がいて、スレッド内で多くのやり取りが行われる場合に最も役立ちます。

冗長なメッセージを削除する

1. (クラシック リボン)[ホーム] タブの [削除] グループで、選択します。
   
   (簡略化されたリボン)[ホーム] タブで、[] の横にある矢印を選択します。
   

2. 次のいずれかのオプションを選択します。

   • スレッドのクリーンアップ 現在のスレッドが検証され、重複するメッセージが削除されます。
   • フォルダーのクリーンアップ選択されたフォルダーのすべてのスレッドが検証され、冗長なメッセージが削除されます。
   • フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ選択されたフォルダーとそのサブフォルダー内のすべてのスレッドが検証され、冗長なメッセージが削除されます。

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スレッドのクリーンアップ オプションを変更する

クリーンアップの対象外とするメッセージや、メッセージが削除される際の移動先を指定することができます。

1. [ファイル] タブを選択します。

2. [オプション] を選択します。

3. [メール] を選びます。

4. [スレッドのクリーンアップ] で、次のいずれかの操作を行います。

   • アイテムの移動先を変更するには、[ クリーンアップされたアイテム] でこのフォルダーに移動し、[ 参照] を選択し、Outlook フォルダーを選択します。 既定では、メッセージは [削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。 Outlook のプロファイルに、複数のメール アカウントがある場合は、各アカウントに固有の [削除済みアイテム] フォルダーがあります。 メッセージは、電子メール アカウントに対応する [削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。

   • ([フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ] の使用時に) [クリーンアップ] によって削除されたアイテムのフォルダー構造を複製するには、[サブフォルダーのクリーンアップ時に、移動先フォルダーのフォルダー階層を作成し直す] を選びます。

     注

     このオプションは、移動先が [削除済みアイテム] フォルダーの場合は使えません。

   • 読んでいないメッセージを常に保持するには、[未読メッセージを移動しない] チェックボックスを選択します。 このオプションは選択しないことをお勧めします。 残されるスレッド メッセージには、未読のメッセージも含め、削除されたメッセージがすべて含まれます。

   • 分類されたメッセージを常に保持するには、[分類されたメッセージを移動しない] ボックスチェック選択します。 このオプションはオンにすることをお勧めします。 分類は、特定のメッセージに適用され、分類したメッセージが削除されると、そのメッセージは失われます。

   • フラグが設定されたメッセージを常に保持するには、[フラグが設定されたメッセージを移動しない] チェックボックスを選択します。 このオプションはオンにすることをお勧めします。 フラグは、特定のメッセージに適用され、フラグ付きメッセージが削除されると、そのメッセージは失われます。

   • デジタル署名されたメッセージを常に保持するには、[デジタル署名されたメッセージをチェック移動しない] ボックスを選択します。 このオプションはオンにすることをお勧めします。

   • 返信に含まれるときにメッセージが変更された場合に元のメッセージを常に保持するには、[返信がメッセージを変更したときに、元のチェックを移動しない] ボックスを選択します。 このオプションはオンにすることをお勧めします。 このオプションを設定すると、返信に含まれているメッセージが変更された場合でも、スレッド内のすべてのコンテンツを完全に記録しておくことができます。

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関連項目