個人用サイトとプロファイルで共有する情報を管理する

このヘルプ記事では、マイ サイトとプロファイルを通じて情報を共有する方法について説明し、共有する情報の量を管理するのに役立ついくつかの手順について説明します。

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• 概要
• 個人用サイトのコンテンツへのアクセスの共有と管理
• ユーザーが同僚を追加し、アクティビティをフォローする方法を理解する
• タグ、レーティング、メモ、およびステータス メッセージの操作
• 同僚とキーワード (keyword)の提案を理解する
• プロファイル内の一部情報へのアクセスの管理

概要

自分自身に関する情報を共有することは、他の人とつながり、プロフェッショナル ネットワークを構築するのに役立ちます。 ただし、共有している情報の種類と、共有する範囲を理解することが重要です。 たとえば、携帯電話番号などの個人情報を、organization 内のすべてのユーザーではなくワークグループまたは上司とのみ共有したい場合があります。

さらに、organization に情報の共有に関するポリシーがあるかどうかをチェックする必要があります。 たとえば、organization には、オンラインに保存するべき情報と保存してはいけない情報の種類に関するポリシーがある場合や、コンテンツの種類に対して承認プロセスを必要とする場合があります。

個人用サイトを通じて情報を共有する主な方法をいくつか次に示します。

• 個人用サイト上のコンテンツ (ドキュメント、リスト、ブログなど)
• ページとドキュメントに適用するタグとメモ
• 承認した推奨キーワードと同僚。これを使用して個人用サイトをすばやく更新して、他のユーザーと交流することができます
• 連絡先情報、興味、責任、同僚、プロフィール内のメール リストのメンバーシップなどの個人情報、およびプロフィールの詳細に対して行った更新などの個人情報

organization によって個人用サイトがカスタマイズされる場合があることに注意してください (追加またはカスタマイズできる情報の種類を制御するなど)。 また、organization は、人事データベースなどの他のデータ ソースから個人用サイトに情報を追加することもできます。

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個人用サイトのコンテンツへのアクセスの共有と管理

個人用サイトには、ドキュメントを共有するための 3 つのオプションが既に用意されています。

• 共有ドキュメント このライブラリを使用して、複数のユーザーと共有するドキュメントを保存します。 個人用サイトの設定方法に応じて、ライブラリ、および特定のフォルダーやアイテムに対するアクセス許可を編集できます。
• プライベート ドキュメント 他のユーザーと共有したくないドキュメントには、このライブラリを使用します。 このライブラリにドキュメントを保存すると、たとえば、別のコンピューターからドキュメントに頻繁にアクセスする必要があるが、そのドキュメントを同僚と共有するつもりがない場合に役立ちます。

個人用サイトの設定方法によっては、他のライブラリ、リスト、ブログ サイトなど、アイデアを共有する他のコンテンツを追加することもできます。

ユーザーが他のサイトのコンテンツのアクセス許可を管理するのと同じように、これらのアイテムのアクセス許可を管理できます。 アクセス許可は、リスト、ライブラリ、フォルダー、特定のドキュメント、およびリスト アイテムだけでなく、サイト レベルでカスタマイズできます。

プロフィールの [ コンテンツ ] タブでは、自分がメンバーになっている他の SharePoint サイトで自分が作成したパブリック ドキュメントを表示することもできます (そのコンテンツを表示する権限がある場合)。

organization では、個人用サイトに保存できるドキュメントの種類について、追加のポリシーがある場合があります。

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ユーザーが同僚を追加し、アクティビティをフォローする方法を理解する

同僚のアクティビティをフォローすることで、興味のある記事にタグを付けたこと、他のユーザーのメモボードにメモを投稿したとき、役職を変更したことを確認できます。 彼らの活動は、ニュースフィードに時系列逆順に表示されます。 逆に、organization 内のユーザーはあなたを同僚として追加し、ニュースフィードであなたのアクティビティをフォローする可能性があります。

People はあなたを同僚として追加し、同僚として追加するかどうかにかかわらずあなたのアクティビティをフォローできます。 そのユーザーのアクティビティに関心がある場合は、そのユーザーのアクティビティもフォローできるように、その人を同僚として追加することができます。 他のユーザーが興味関心事項としてリストした キーワード (keyword) を適用するなど、一部のアクティビティは、あなたの個人用サイトを表示する権限を持つすべてのユーザーのニュースフィードに表示できます。

管理者が個人用サイトをどのように設定したかに応じて、プロファイルの [設定 ] セクションを編集することで、ニュースフィードに表示されるアクティビティを変更できます。 たとえば、同僚がチームを変更したり、他のユーザーのプロファイル ページにメモを書いたりした場合に、ニュースフィードで通知を受け取るかどうかを選択できます。 この設定は、ユーザーがニュースフィードで見ることができるあなたのアクティビティを変更するものではありません。

個人用サイトの設定方法によっては、他のユーザーによって自分を同僚として追加したときにメール通知を受け取る場合があります。 このメッセージは、誰かがあなたを同僚として追加し、あなたのアクティビティをフォローしていることを通知しますが、そのユーザーがあなたを同僚として追加できるかどうかを拒否するオプションは表示されません。

他のユーザーによって自分を同僚として追加されたときに通知を受け取りたくない場合は、次の手順に従います。

1. 次のいずれかの操作を行います。

   • 他のユーザーのプロフィールまたは個人用サイトのページを既に表示している場合は、[ マイ プロファイル] をクリックします。
   • SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅にある自分の名前 [ ] をクリックし、[ マイ プロファイル] をクリックします。

2. [ プロファイルの編集] をクリックします。

3. [設定] セクションの [Email Notifications] の横にある [Notifications (電子メール通知)] の横にある [Notify me (誰かが私を同僚として追加したときに通知する] チェックボックスをオフにします)。

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タグ、レーティング、メモ、およびステータス メッセージの操作

タグ、メモ、状態メッセージは、情報を見つけ、organization内の他のユーザーとつながる方法です。

タグ

ソーシャル タグ付けが管理者によって有効化されている場合は、コンテンツにタグ付けして、簡単に記憶したり、分類したり、他のユーザーと共有したりすることができます。 SharePoint サイトのページやドキュメントだけでなく、他のイントラネット ページやインターネット ページにもタグ付けできます。 タグを適用するときに、パブリックかプライベートかを指定できます。

ユーザーが興味のあるコンテンツを見つけやすくするために、ユーザーがコンテンツにパブリック タグを適用したことを確認するさまざまな方法があります (コンテンツを表示するアクセス許可をユーザーに付与されている場合)。

• 表示権限を持つコンテンツにタグを割り当てた同僚の 1 人がニュースフィードで更新情報を受け取ることができます。 表示権限を持つコンテンツにタグを適用すると、同僚も確認できます。
• プロフィールの [興味] セクションにキーワードを追加した場合、ユーザーがそのキーワード (keyword)タグをタグとして使用すると、タグ付けしたコンテンツを表示する権限が付与されていれば、そのユーザーがそのタグとして使用していることを確認できます。 たとえば、興味関心事項として "写真" をフォローしていて、誰かが公開タグで "写真" という用語を使用している場合、ニュースフィードに更新情報が表示されます。
• 逆に、興味として追加した キーワード (keyword) を使用すると、他のユーザーがそれを見ることができます。 ユーザーが興味キーワード (keyword) をフォローしている場合、誰かがコンテンツをそのキーワード (keyword) にタグ付けしたり、共通の興味を共有したりしたときに最新情報を受け取るために、同僚である必要はありません。
• プロフィールの [最近のアクティビティ ] セクションには、閲覧者がコンテンツを表示する権限を持っていれば、最近タグ付けしたコンテンツが表示されます。 他のユーザーがあなたのプロフィールを表示する権限を持っている場合は、同僚としてあなたをフォローしているかどうかに関係なく、[ 最近のアクティビティ ] セクションを見ることができます。

タグはタグのコレクション (タグ クラウドとも呼ばれます) にも表示され、ユーザーはプロファイルで表示できます。 People は、タグに関する詳細情報や、そのタグに関連する最近のアクティビティ (誰かがそのタグを適用した場合など) を表示することもできます。 適用するタグは、organization によって一元管理されているエンタープライズ キーワードとも対話できます。 詳細については、あなたの organization の用語セットとエンタープライズ キーワードを管理する担当者を参照してください。

タグはパブリックまたはプライベートとしてマークできます。 タグをパブリック タグとして作成し、非公開としてマークするか後で削除した場合、タグが最初に作成されたときにニュースフィードでユーザーが受け取る更新には影響しません。 タグに関する最初の更新プログラムは、ユーザーのニュースフィードに残ります。 タグを非公開としてマークすると、ユーザーはタグが指す URL またはドキュメントにアクセスできなくなります。 ただし、非公開としてマークしたタグのテキストは、引き続きユーザーに表示できます。

評価

ライブラリでレーティング機能が有効になっている場合、コンテンツにアクセスする権限を持つユーザーは、スター システムでレーティングできます。 ライブラリの設定方法によっては、作成者とコンテンツを表示する権限を持つユーザーには、ドキュメントのレーティングの合計数が表示されますが、レーティングを適用したユーザーの詳細は表示されません (たとえば、レーティングの横にユーザー名が表示されません)。 ただし、Microsoft SharePoint Server にはユーザー名が格納され、ユーザー名には SharePoint 互換プログラムやソリューションからアクセスできます。

他のユーザーがあなたを同僚として追加した場合、そのユーザーがコンテンツを表示する権限を持っている場合、あなたがコンテンツを評価したときに、そのユーザーのニュースフィードに更新情報が届きます。 それらのユーザーには、自分が評価したコンテンツへのリンクと、自分が適用した評価が表示されます。 また、プロフィールの [最近のアクティビティ] セクションにも更新情報が表示されます。このセクションは、お客様の個人用サイトおよび評価したコンテンツを表示する権限を持つすべてのユーザーが閲覧できます。

メモ

ドキュメントやページについて、ノートが適用されたドキュメントやページにアクセスしたときに表示されるノートを作成できます。 自分のプロフィールだけでなく、他の人のプロフィールにもメモを書くことができます。

同僚としてあなたのアクティビティをフォローしている People は、あなたが書いたメモに関する最新情報をニュースフィードで受け取ります。 閲覧者がコンテンツにアクセスできる場合、プロフィールの [最近のアクティビティ ] セクションには、さまざまなコンテンツに最近書き込んだメモが表示されます。

投稿したメモはすべてのユーザーに表示されます。 ノートを作成した後で編集したり削除したりすることはできますが、ユーザーがニュースフィードで受け取る更新や、ノートが最初に作成されたときに [最近のアクティビティ ] に表示される更新には影響しません。

ステータス メッセージ

他のユーザーが自分のプロファイルにアクセスしたときに、名前と写真の横に表示される短いステータス メッセージを通じてご意見を共有できます。

People がステータス メッセージを変更すると、同僚としてアクティビティをフォローしているユーザーのニュースフィードに最新情報が届きます。 ステータス メッセージの Updates は、プロファイルの [最近のアクティビティ] セクションにも表示されます。 ステータス メッセージを編集または削除することはできますが、ユーザーがニュースフィードで受信したり、[ 最近のアクティビティ] に表示される元の更新情報には影響しません。

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同僚とキーワード (keyword)の提案を理解する

個人用サイトの設定方法とインストールされているプログラムによっては、人や情報とのすばやくつながるのに役立つ同僚の提案やキーワードを受け取る場合があります。

これらの修正候補は、Microsoft Outlook 2010 などの SharePoint 互換プログラムの使用方法に基づいています。

たとえば、Outlook 2010 の SharePoint Server 同僚アドイン機能では、送信電子メール フォルダーをスキャンして、特定の名前とキーワード、およびそれらの名前とキーワードの頻度を検索します。 リストは定期的に更新され、コンピューターのハード ディスクに保存されます。

プロファイルの [同僚の追加] ページで、候補となる同僚のリストを確認できます。ここで、同僚を承認または拒否できます。

プロフィールを編集するときに推奨キーワード (keyword) のリストを表示でき、キーワードを承認または拒否できます。 承認済みのキーワードは、プロフィールの [質問 ] または [興味分野] セクションに追加されます。

送信済みメールを分析して同僚やキーワード (keyword)の提案を得るかどうかを管理します

一部の電子メール プログラムで設定を管理することで、電子メールの分析をオプトアウトすることができます。 たとえば、Outlook 2010 で次の手順を使用して、電子メールの分析を無効にすることができます。 送信した電子メールを分析して同僚やキーワード (keyword)の提案を得られる別のプログラムを使用している場合は、プログラムのヘルプを参照してください。

1. Outlook 2010 では、[ ファイル ] メニューをクリックし、[ オプション] をクリックします。
2. [ 詳細設定] をクリックし、[ その他 ] セクションまでスクロールします。
3. [送信済み電子メールの分析を許可して、よくメールを送信するユーザーとよく話し合う主題を識別し、この情報を既定の SharePoint Server にアップロードする] チェック ボックスをオフにします。
4. [OK] をクリックします。

SharePoint Server が同僚への候補やキーワードを電子メールで送信するかどうかを管理します

個人用サイトの設定方法によっては、メールで同僚の提案や、追加するキーワードを受け取る場合があります。 SharePoint Server で次の手順を使用して、これらの電子メールの受信をオプトアウトできます。

1. 次のいずれかの操作を行います。

   • 他のユーザーのプロフィールまたは個人用サイトのページを既に表示している場合は、[ マイ プロファイル] をクリックします。
   • SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅にある自分の名前 [ ] をクリックし、[ マイ プロファイル] をクリックします。

2. [ プロファイルの編集] をクリックします。

3. [設定] セクションまでスクロールし、[Email Notifications] の横にある [新しい同僚とキーワードの提案を送信する] チェックボックスをオフにします。

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プロファイル内の一部情報へのアクセスの管理

プロファイルの設定方法に応じて、プライバシー カテゴリを使用して、特定のユーザーのみが自分のプロファイル、サイトと配布リストのメンバーシップ、同僚のリストの詳細の一部を表示できるように指定できます。 たとえば、自分のプロファイルを閲覧できるすべてのユーザーに、自分がメンバーになっているすべての Web サイトを公開したい場合があります。

プロファイルの詳細には管理者による情報が含まれる場合がありますが、個人の電話番号などの個人情報の一部を表示するユーザーを編集できる場合があります。

プロフィールの [メンバーシップ] ページには、所属するサイトと配布リストのリストが含まれています。 個人用サイトの設定方法に応じて、各メンバーシップにプライバシー カテゴリを適用できます。

通常、同僚には、チームのメンバーだけでなく、アクティビティをフォローしたい他のユーザーが含まれます。 同僚をグループに編成できますが、次のプライバシー カテゴリを適用することによってのみ、同僚を閲覧できるユーザーを管理できます。

• 全員
• My Colits
• 自分のチーム
• マイ マネージャー
• 自分のみ

プロファイルの詳細、メンバーシップ、同僚リストにプライバシーのカテゴリを適用する

プロフィールの詳細、メンバーシップ、プロフィール内の同僚リストのプライバシー カテゴリを変更できます。

1. 次のいずれかの操作を行います。

   • 他のユーザーのプロフィールまたは個人用サイトのページを既に表示している場合は、[ マイ プロファイル] をクリックします。
   • SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅にある自分の名前 [ ] をクリックし、[ マイ プロファイル] をクリックします。

2. プロフィールの詳細の一部を編集するには、画像の下にある [プロファイルの編集] をクリックします。

3. メンバーシップを編集するには、[ メンバーシップ] をクリックします。 変更するメンバーシップの横にあるチェック ボックスをオンにし、[メンバーシップの編集] をクリックします。

4. 同僚リストを編集するには、[同僚] をクリックし、設定を変更する同僚の横にあるチェック ボックスをオンにして、[同僚の編集] をクリックします。

5. 必要な変更を加えて、[ OK] をクリックします。

チームに同僚を追加する

[マイ チーム] プライバシー設定は、プロフィール、メンバーシップ、または同僚リストの一部の詳細に適用できます (表示するためのアクセス許可を持つユーザーを管理する場合)。 たとえば、すべての同僚やプロフィールを表示するアクセス権を持つすべてのユーザーではなく、チームだけとアイテムを共有できます。

個人用サイトを表示するアクセス許可を持っている場合に、そのユーザーが自分の部署に直接いるユーザーであっても、別の部門で緊密に連携しているユーザーであっても、チームに追加できます。

1. 次のいずれかの操作を行います。

   • 他のユーザーのプロフィールまたは個人用サイトのページを既に表示している場合は、[ マイ プロファイル] をクリックします。
   • SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅にある自分の名前 [ ] をクリックし、[ マイ プロファイル] をクリックします。

2. [ 同僚] をクリックし、チームに追加する同僚を選択して、[ 同僚の編集] をクリックします。 必要に応じて、複数の同僚を選択できます。

3. [グループに追加] セクションの [自分のチームに追加] で、[はい] をクリックします。

4. [OK] をクリックします。

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