宛先リストのヒント

追加するリストを指定する

1. [差し込み文書]タブで、[差し込み印刷>差し込みStep-Mailをクリックします。

   文書が受信者リストに接続されている場合は、接続を確認し、[宛先] タブで [アドレス一覧の編集] を クリックします。 文書が既存の受信者リストに接続されていない場合は、[差し込み印刷] ウィンドウで [次へ :宛先リストを作成または接続する] をクリックし、目的のリストを選択します。

2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [宛先リストに追加] で、次のいずれかを実行します。

   • [新しいリストの入力] をクリックし、[新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに必要なエントリを追加し、[OK] をクリックします。

   • [既存のリストを使用] をクリックし、[データソースの選択] ダイアログ ボックスでデータ ソースを選び、[開く] をクリックします。

   • [Outlook の連絡先から選択] をクリックします (次の場合は、 メール プロファイルを選択するように求めるメッセージが表示されたら、必要なプロファイルをクリックし 、[OK]をクリックします。 [連絡先の選択] ダイアログ ボックスでフォルダーまたは配布リストを選択し、[OK] をクリックします。

リストを結合するとき、不一致を解決する

あるメーリング リストを別のメーリング リストに追加するとき、1 つまたは複数のフィールドがリスト間で一致しないことがあります。 たとえば、追加するアドレス一覧に [会社名]フィールドが含まれる場合がありますが、元のリストには含めそうではありません。

Publisher では、[宛先リストに追加] ダイアログ ボックスが開き、ソース リストのフィールド間の不一致を解消するように求められます。

1. [宛先リストに追加] ダイアログ ボックスで、[一致] 列でチェックマークが入っていないフィールドを選択し、[宛先リスト フィールドの一致] リストでそれに対応するフィールドを選択し、[対応付け] をクリックします。

2. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、選択したフィールドが [宛先リストに一致] フィールドの下に表示されるのを確認するか、別のフィールドを選び、[OK]をクリックします。

3. 新しいフィールドを宛先リストに追加して対応付ける必要がある場合、新しいリスト ([宛先リストに追加] ダイアログ ボックスの左のリスト) に追加するフィールドを選択し、[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。 追加したフィールドが [宛先リストに追加される新しいフィールド] に表示されます。

   ヒント: 追加したフィールドを削除するには、[宛先リストに追加される新しいフィールド] ボックスでフィールドを選択し、[削除] をクリックします。

フィールドの対応付けが要求されない場合、手動で行う方法はありますか。

• [差 し込み印刷] 作業ウィンドウの [その他の アイテム] で、[住所 フィールド] をクリックし、[フィールドの一致 ] をクリックします。

結合したリストのショートカットを記録する

結合したリストのショートカットを作成し、他のメーリングで使用できます。 結合したリストで個々のエントリを編集すると、元のソース ファイルで編集が許可されている場合、変更が元のソース ファイルでも反映されます。 元のソース ファイルを更新しない場合、宛先リストを新しいファイルにエクスポートします。

1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウ (手順 3:差し込み印刷文書を作成する) で、[この差し込み文書のフォローアップの準備] で、[宛先リストへのショートカットを保存] をクリックします。

2. [ファイルの保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに結合したアドレス リストの名前を入力します。

   既定では、アドレス一覧は [My Data Sources] フォルダーに保存されます。 これは、Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダーであるため、アドレス一覧はこの場所に保存しておくことをお勧めします。

3. [保存] をクリックします。

すべての項目を選択するか選択解除する

• 見出し行のチェック ボックスを選択するか、選択を解除します。

リスト内のアイテムをフィルター処理する

リストのエントリのうち一部だけを使用する場合は、特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理できます。 リストをフィルター処理した後、チェック ボックスをオンまたはオフにして、レコードを指定または除外できます。

1. フィルター処理を行う項目の列の見出しの横にある矢印をクリックします。

2. 次のいずれかの操作を行います。

   • [(データなし)] をクリックすると、対応するフィールドが空白のレコードがすべて表示されます。

   • [(データあり)] をクリックすると、対応するフィールドに情報が含まれるレコードがすべて表示されます。

   • [(詳細設定​​)] をクリックすると、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスが開きます。このボックスで、複数の条件に基づいてフィルター処理できます。

     注: [差し込み印刷の宛先]ダイアログ ボックスの[アドレス一覧の絞り込み] で [フィルター] をクリックして、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスを開く方法もできます。

3. ヒント: 同じ情報を共有するレコードがデータ ソース内に複数含まれており、列の固有の値が 10 個以下である場合には、特定の情報でフィルター処理できます。 たとえば、国または地域としてオーストラリアを一覧表示する住所が複数ある場合は、 オーストラリア.

4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。 すべてのレコードを再表示するには、[(すべて)] をクリックします。

リストのアイテムを並べ替える

項目をアルファベット順で表示する必要がある場合は、リストの項目を並べ替えることができます。

• [差 し込み印刷の宛先 ] ウィンドウで、並べ替えのキーとして使用するアイテムの列見出しをクリックします。

  たとえば、姓をアルファベット順に表示するには、[姓] 列の見出しをクリックします。

• 複数の条件を使用して並べ替えを行う場合は、[アドレス一覧の絞り込み] で [並べ替え] を クリックします。 [フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスで、並べ替えの条件を選択します。

重複を見つける

(必ずしもすべてではないが) ほとんどのフィールドが一致する結合リストでは重複が発生します。それを見つけ、削除できます。

1. [差し 込み印刷の宛先 ] ダイアログ ボックスの [アドレス一 覧の絞り込み] で、[重複の検索] をクリックします。

2. [重複の検索] ダイアログ ボックスで、含めるエントリのみをチェックしたままにして [OK] をクリックします。

特定の宛先または共通の属性を共有する宛先グループを探します。

個人または共通の属性 (姓、郵便番号、または生年月日など) を共有する個人のグループを識別するには、リストを検索できます。

1. [差し込み印刷の宛先]ダイアログ ボックスの [アドレス一覧の絞り込み] で、[宛先の検索] をクリックします。

2. [エントリの検索] ダイアログ ボックスで、検索する属性を [検索] テキスト ボックスに入力し、検索するフィールドを指定して、[次を検索] をクリックします。