通常、差し込み印刷の宛先は、Excel スプレッドシートや Outlook の連絡先リストなどの、既存のリスト内の名前やデータのリストから取得されます。 また、接続できるデータベースも既存のリストとして使用できます。 リストがまだない場合は、差し込み印刷の手順の一部として、Word で入力することができます。
こうしたリストまたはデータベースは、差し込み印刷のデータソースと呼ばれます。
データソースとして使用するリストの種類を選択します。
新しいリスト
データ ファイルがまだない場合は、[新しいリストの入力] を選択し、表示されるフォームを使用してリストを作成します。 リストは、再利用できるデータベース (.mdb) ファイルとして保存されます。
新しいリストの作成の詳細については、「Word で新しい差し込み印刷リストを設定する」を参照してください。
既存のリスト
Excel スプレッドシート、Access データベース、またはその他の種類のデータベースが既存のリストとして使用できます。 既存のリストをデータソースとして使用するには、[既存のリストを使用] を選択します。
重要: データ ソースとしていずれの種類のファイルを使用するにせよ、ファイルは必ずローカル コンピューターまたはファイル共有に保存します。挿し込み印刷では、HTTP の場所での保存はサポートされていません。
-
Excel スプレッドシート Word で読み取ることができるように適切に書式設定されていて、1 つのシートにまとまっている場合、Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。 詳細については、「Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する」を参照してください。
-
Access データベース Access の場合は、データベースに定義されている任意のテーブルまたはクエリからデータを選択できます。 詳細については、「差し込み印刷を使って Word にデータを送る」を参照してください。
-
その他のデータベース ファイル 他の種類のデータ ソースにアクセスするには、データ接続ウィザードを実行します。
-
[差し込み文書]、[宛先の選択]、[既存のリストを使用] の順に移動し、[新しいソース] を選択してデータ接続ウィザードを開きます。
-
差し込み印刷に使用するデータ ソースの種類を選択し、[次へ] を選択します。
-
データ接続ウィザードの指示に従って、差し込み印刷文書へのデータ接続を完了します。
Outlook の連絡先リスト
連絡先情報は、Word 内で Outlook の連絡先リストから直接取得できます。 これをデータ ソースとして使用するには、[Outlook の連絡先から選択] を選択します。 詳細については、「差し込み印刷データ ソースとして Outlook の連絡先を使用する」を参照してください。
新しいリスト
データ ファイルがまだない場合は、[新しいリストの作成] を選択し、表示されるダイアログを使用してリストを作成します。 リストは、再利用できるドキュメント ファイルとして保存されます。
新しいリストの作成の詳細については、「Word で新しい差し込み印刷リストを設定する」を参照してください。
既存のデータ ソース
Word の差し込み印刷に使用できるデータ ソースの例をいくつか示します。
-
Excel スプレッドシート
Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。 データは Word で読み取ることができるように 1 つのシートにまとめられ、適切に書式設定されている必要があります。 詳細については、「差し込み印刷用に Excel データ ソースを準備する」を参照してください。
-
Outlook の連絡先リスト
連絡先情報は、直接 Outlook の連絡先リストから Word に取得できます。 「Export Outlook items (Outlook アイテムのエクスポート)」を参照してください。
-
Apple の連絡先リスト
Apple の連絡先リストを Excel スプレッドシートにエクスポートして、差し込み印刷用のメーリング リストとして使用できます。
-
テキスト ファイル
タブ文字またはコンマ区切りのデータ フィールド、および段落記号区切りのデータ レコードのあるテキスト ファイルを使用できます。
|
• 新しい一覧を作成する Word の [一覧のフィールドの編集] ダイアログ ボックスには、名、姓、住所など、いくつかの基本的な情報のためのフィールドが自動的に作成されます。 エントリの入力時にフィールドに入力できるように新しいフィールド (メッセージ フィールドなど) を追加する場合は、ここで行います。
|
||
|
• 既存の一覧を使用する
|
||
|
• Outlook の連絡先から選択する
|
||
|
• Apple の連絡先
|
||
|
• File Maker Pro
|
Word の差し込み印刷に使用できるデータ ソースの例をいくつか示します。
-
Excel スプレッドシート
すべてのデータが 1 つのシートにまとまっていて、Word で読み取ることができるように適切に書式設定されている場合、Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。 詳細については、「Prepare your Excel data source for mail merge (差し込み印刷用に Excel データ ソースを準備する)」を参照してください。
-
Outlook の連絡先リスト
連絡先情報は、直接 Outlook の連絡先リストから Word に取得できます。「Export Outlook items (Outlook アイテムをエクスポートする)」を参照してください。
-
Apple の連絡先リスト
Apple の連絡先リストを Excel スプレッドシートにエクスポートして、差し込み印刷用のメーリング リストとして使用できます。
-
テキスト ファイル
タブ文字またはコンマ区切りのデータ フィールド、および段落記号区切りのデータ レコードのあるテキスト ファイルを使用できます。
