Word 差し込み印刷用に、Excel データソースを準備する

Word の差し込み印刷に使用する連絡先一覧とその他のデータが構築されました。データソースが既存の Excel スプレッドシートの場合、差し込み印刷用にデータを準備する必要があります。ただし、データソースがタブ区切り (.txt) ファイルやコンマ区切り値 (.csv) ファイルの場合は、まずデータを Excel にインポートしてから、差し込み印刷用に準備する必要があります。

手順 1: Excel にデータソースをセットアップする

Word の差し込み印刷用のデータソースとして、Excel スプレッドシートを使用している場合は、この手順をスキップします。データソースが .txt または .csv ファイルの場合は、そのファイルを Excel にインポートします。

.txt または .csv ファイルが正常にインポートされたら、手順 2 に進みます。

Excel を開きます。
[データ]、[テキスト/CSV から] の順に移動します。
.csv または .txt ファイルを選択します。
インポートプレビューで、[ZIP/郵便番号] 列を [テキスト] に設定します。
インポートを完了するには、インポートプレビューで [読み込み ] (または [インポート] ) を選択します。次に、Excel はワークシートにデータを挿入します。
差し込み印刷のデータソースとしてこのシートを使用します。

Excel を開きます。
Excel 2016 [データ]、[外部データの取り込み]、[テキストから] の順に移動します。
目的の .txt または .csv ファイルを選択し、[インポート] を選択します。
[テキストファイルウィザード] の [元のデータ形式] ウィンドウで、[区切り記号付き] を選択します。
ファイルに先頭行がある場合は、[プレビュー] ウィンドウの上の [先頭行をデータの見出しとして使用する] 選択して、[次へ] を選択します。
[区切り文字] ウィンドウで、データに使われている区切り文字 (タブやコンマなど) に対応するチェックボックスをオンにして、[次へ] を選択します。
[データのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選び、[列のデータ形式] で [文字列] を選びます。

注: 列に標準、文字列、日付などのデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。
必要に応じて手順 7 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。
[Finish] を選びます。
[データのインポート] ダイアログボックスで、[既存のワークシート] とセルアドレスの既定の設定に同意して、[OK] を選びます。

注意: [データのインポート] ダイアログボックスのセルアドレスには、現在選択されているセルが表示されます。名前付きセルアドレスを使って、データのインポートが開始されます。
新しいファイル名でスプレッドシートを保存します。