差し込み印刷文書に差し込みフィールドを挿入する

まだ開いていない場合は、差し込み印刷文書を開きます。

[ツール ] メニュー の [差し込み文書とカタログ] を ポイントし、[差し込み印刷 ] をクリックします。

[差し込み印刷]作業ウィンドウの [宛先リストの作成] で、使用するデータ ソースを選択し、[次へ: 宛先リストを作成または接続する] をクリックします。

[データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、目的のデータ ソースをクリックし、[開く] をクリック します。

選択したデータ ソースの種類によっては、他のダイアログ ボックスが表示され、特定の情報が要求される場合があります。

たとえば、データ ソースが複数のワークシートの情報を含む Microsoft Office Excel ブックの場合、必要な情報を含むワークシートを選択し 、[OK]をクリックする必要があります。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、差し込み印刷に含める宛先を選ぶことができます。 差し込む宛先のチェック ボックスをオンにし、差し込みから除外する宛先のチェック ボックスをオフにします。 特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理し、アルファベット順に並べ替えを行います。 宛先リストの絞り込み方法の詳細については、宛先リスト のヒントを参照してください。

文書にテキスト ボックスが含まれているのではなく、完成した文書のすべてのコピーで同じテキストを追加する場合は、1 つ以上のテキスト ボックスを挿入します。

方法

1. [オブジェクト]ツール バーの [テキスト ボックス] をクリック 。

2. 文書内で、テキスト ボックスの 1 つの角を表示する場所をポイントし、目的のテキスト ボックスのサイズになるまで斜めにドラッグします。

完成した文書のすべてのコピーで同じテキストを挿入するには、テキスト ボックス内をクリックし、すべてのコピーに表示するテキストを入力します。

差し込みフィールドを挿入するテキスト ボックス内をクリックします。

次のいずれかを挿入します。

[画像] フィールド

1. [差 し込み印刷] 作業ウィンドウの [その他の アイテム] で、[図] フィールド をクリックします。

2. [図 フィールドの挿入 ] ダイアログ ボックスで、画像ファイル名またはパスを含むデータ フィールドをクリックし 、[OK]をクリックします。

   注: [コンテンツ ] 列 に画像を含むフォルダーへのパスが含まれている場合は、画像ファイルの場所を指定する必要があります。 [フォルダーの指定]をクリックし、[データソース フォルダー ]を選択し、[追加] をクリックし、画像の場所に移動して、[開く] をクリックします。

名前、住所、その他の情報を含む住所ブロック

1. [差し 込み印刷] 作業ウィンドウの [その他の アイテム]で、[住所ブロック ] をクリックします。

2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、含める住所の要素をクリックし、[OK] をクリックします。

   注: データ ソースのデータ フィールドの名前が、Publisher が住所ブロックに使用するデータ フィールドの名前と一致しない場合は、[住所ブロックの挿入]ダイアログ ボックスで [フィールドの対応] をクリックする必要がある場合があります。 [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して、Publisher のフィールドに対応するデータ ソースからフィールドを選びます。

あいさつ文

1. [差し 込み印刷] 作業ウィンドウの [ その他のアイテム] で、[あいさつ] をクリックします。

2. [あいさつ文] ダイアログ ボックスで、あいさつ、名前の書式、句読点を含む、あいさつ文の書式を選びます。

   また、独自のテキストを[敬語] ボックスと [句読点] ボックスに入力することもできます。

3. Publisher が受信者の名前を解釈できない場合に表示するテキストを選択します。たとえば、データ ソースに受信者の名または名が含まれているのに会社名だけが含まれている場合などです。

   無効な受信者名の場合は、ボックスにあいさつ文として独自のテキストを入力することもできます。

4. [OK] をクリックします。

   注: データ ソースのデータ フィールドの名前が、Publisher であいさつ行に使用されるフィールドの名前と一致しない場合は、[あいさつ文字]ダイアログ ボックスで [フィールドの対応] をクリックする必要がある場合があります。 [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して、Publisher のフィールドに対応するデータ ソースからフィールドを選びます。

その他の情報フィールド

[差し込み印刷]作業ウィンドウの [文書の準備] の一覧には、データ ソース内のすべてのフィールドが含まれます。 この一覧を使用して、文書にフィールドを追加できます。

1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウのリストボックスの [文書の準備] で、含めるフィールドを作成したテキスト ボックスにドラッグします。

   注: このリストから画像アイテムをドラッグすると、画像へのパスを示すテキストだけが挿入されます。画像自体は挿入しません。

まだ開いていない場合は、電子メールの差し込み印刷文書を開きます。

[ツール ] メニュー の [差し込み文書とカタログ] を ポイントし、[電子メールの差し込 み] をクリックします。

[電子メールの差し込み]作業ウィンドウの [宛先リストの作成] で、使用するデータ ソースを選択し、[次へ: 宛先リストを作成または接続する] をクリックします。

[データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、目的のデータ ソースをクリックし、[開く] をクリック します。

選択したデータ ソースの種類によっては、他のダイアログ ボックスが表示され、特定の情報が要求される場合があります。

たとえば、データ ソースが複数のワークシートの情報を含む Microsoft Office Excel ブックの場合、必要な情報を含むワークシートを選択し 、[OK]をクリックする必要があります。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、差し込み印刷に含める宛先を選ぶことができます。 差し込む宛先のチェック ボックスをオンにし、差し込みから除外する宛先のチェック ボックスをオフにします。 特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理し、アルファベット順に並べ替えを行います。 宛先リストの絞り込み方法の詳細については、宛先リスト のヒントを参照してください。

文書にテキスト ボックスが含まれている場合は、1 つ以上のテキスト ボックスを挿入します。

方法

1. [オブジェクト]ツール バーの [テキスト ボックス] をクリック 。

2. 文書内で、テキスト ボックスのいずれかの角を表示する場所をポイントし、テキスト ボックスが目的のサイズになるまでマウスを斜めにドラッグします。

完成した文書のすべてのコピーで同じテキストを挿入するには、テキスト ボックス内をクリックし、すべてのコピーに表示するテキストを入力します。

電子メールの差し込み印刷文書で、差し込みフィールドを挿入するテキスト ボックス内をクリックします。

次のいずれかを挿入します。

カスタマイズされたハイパーリンク

1. [電子メール の差し込み ] 作業ウィンドウの [その他の アイテム] で、[カスタマイズされたハイパーリンクの 挿入] をクリックします。

2. [カスタマイズされた ハイパーリンクの 挿入] ダイアログ ボックスで、表示するテキストと、各受信者がハイパーリンクをクリックするときに移動する Web サイトまたは Web ページのアドレスを入力します。

3. 表示テキストフィールドまたはハイパーリンク フィールドでデータ フィールドを使用する場合は、[表示テキスト] ボックスまたは [ハイパーリンク] ボックスをクリックし、[挿入するアイテム] の一覧で、挿入するデータ フィールドをクリックします。

   データ フィールドを挿入する場合は、挿入されたデータ フィールドに対応する空白エントリに代わる表示テキストと Web アドレスを指定できます。 必要に応じて、[空白のエントリに既定のテキストを使用する] チェック ボックスと [既定のハイパーリンクを使用する] チェック ボックスをオンにし、代替テキストと Web アドレスを入力します。

   

[画像] フィールド

1. [電子メール の差し込み] 作業ウィンドウの [その他の アイテム] で、[図] フィールド をクリックします。

2. [図の 挿入] フィールド ダイアログ ボックスで、挿入する図データ フィールドをクリックし 、[OK]をクリックします。

   注: [コンテンツ ] 列 に画像を含むフォルダーへのパスが含まれている場合は、画像ファイルの場所を指定する必要があります。 [フォルダーの指定]をクリックし、[データソース フォルダー ]を選択し、[追加] をクリックし、画像の場所に移動して、[開く] をクリックします。

あいさつ文

1. [電子メール の差し込み] 作業ウィンドウの [その他のアイテム] で 、[あいさつ] をクリックします。

2. [あいさつ文] ダイアログ ボックスで、あいさつ、名前の書式、句読点を含む、あいさつ文の書式を選びます。

   また、独自のテキストを[敬語] ボックスと [句読点] ボックスに入力することもできます。

3. Publisher が受信者の名前を解釈できない場合に表示するテキストを選択します。たとえば、データ ソースに受信者の名または名が含まれているのに会社名だけが含まれている場合などです。

   無効な受信者名の場合は、ボックスにあいさつ文として独自のテキストを入力することもできます。

4. [OK] をクリックします。

   注: データ ソースのデータ フィールドの名前が、Publisher であいさつ行に使用されるフィールドの名前と一致しない場合は、[あいさつ文字]ダイアログ ボックスで [フィールドの対応] をクリックする必要がある場合があります。 [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して、Publisher のフィールドに対応するデータ ソースからフィールドを選びます。

その他の情報フィールド

[電子メールの差し込み印刷] 作業ウィンドウの [文書の準備] の一覧には、データ ソース内のすべてのフィールドが含まれます。 この一覧を使用して、文書にフィールドを追加できます。

1. [電子メールの差し込み] 作業ウィンドウのリストボックスの [文書の準備] で、含めるフィールドを作成したテキスト ボックスにドラッグします。

   注: このリストから画像アイテムをドラッグすると、図へのパスだけが挿入されます。 画像自体は挿入しません。

まだ開いていない場合は、カタログ データの差し込み印刷文書を開きます。

[ツール ] メニュー の [差し込み文書とカタログ] を ポイントし、[カタログの差し込み] をクリックします。

[カタログの結合]作業ウィンドウの [製品一覧の選択] で、使用するデータ ソースを選択し、[次へ: 製品リストを作成または接続する] をクリックします。

[データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、目的のデータ ソースをクリックし、[開く] をクリック します。

選択したデータ ソースの種類によっては、他のダイアログ ボックスが表示され、特定の情報が要求される場合があります。

たとえば、データ ソースが複数のワークシートの情報を含む Microsoft Office Excel ブックの場合、必要な情報を含むワークシートを選択し 、[OK]をクリックする必要があります。

[カタログ 差し込み印刷製品 リスト] ダイアログ ボックスで、差し込み印刷に含めるアイテムを選択できます。 含めるアイテムの横にあるチェック ボックスをオンにし、除外するアイテムの横にあるチェック ボックスをオフにします。 特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理し、アルファベット順に並べ替えを行います。

文書にテキスト ボックスが含まれている場合は、文書のカタログ データ差し込み印刷領域にテキスト ボックスを挿入し、データ フィールドを挿入します。

方法

1. [オブジェクト]ツール バーの [テキスト ボックス] をクリック 。

2. 文書内で、テキスト ボックスの 1 つの角を表示する場所をポイントし、目的のテキスト ボックスのサイズになるまで斜めにドラッグします。

繰り返しカタログの差し込み領域の各レコードで異なるデータを挿入するには、データ フィールドを挿入するテキスト ボックス内をクリックし、次の操作を行います。

1. テンプレートの繰り返しカタログ の差し込み印刷領域にテキストを挿入するには、[カタログデータの結合] 作業ウィンドウの [文書の準備] で、挿入するフィールドをクリックします。

   注: 画像または写真フィールドをクリックすると、画像自体ではなくテキスト (画像のパスとファイル名) が挿入されます。

2. 画像を挿入するには、[その他 のアイテム]で [製品画像] をクリックします。

   注: 差し込み印刷フィールドを挿入する前に、差し込み印刷領域のテキスト ボックスをクリックしていない場合は、新しいテキスト ボックスまたは図枠内に各差し込みフィールドが挿入されます。

データ ソースから必要なすべてのフィールドを挿入するまで、手順 5 を繰り返します。

データ ソース内のレコードごとに繰り返される、カタログ の差し込み印刷領域の書式設定と配置を行います。 ページ上で複数のレコードが必要に応じて収まるサイズに変更できます。 テキストの書式設定と配置の詳細については、「関連トピック」セクション のリンク先を参照 してください。