メールボックスの空き領域が不足しようとしていることを警告するメッセージが毎週または毎日表示されていますか? メールボックスクリーンアップは、メールボックスのサイズをトリミングするために使用できるワンストップクリーンツールです。
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ご使用のブラウザーでのガイド付きサポートは、Office の問題に対するデジタル ソリューションを提供できます |
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[ Outlook] で、[ ファイル> ツール ] > [メールボックス クリーンアップ] を選択します。
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次のいずれかの操作を実行します。
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メールボックス全体のサイズと、その中の個々のフォルダーのサイズを表示します。
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特定の日付より古いアイテム、または特定のサイズより大きいアイテムを検索します。
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[古いアイテムの整理] を使ってアイテムを移動します。
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[削除済みアイテム] フォルダーのサイズを表示し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。
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競合フォルダーのサイズを表示し、このフォルダーを削除します。
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メールボックスのサイズを抑えるためのベスト プラクティス
電子メールの保管場所が電子メール サーバー (たとえば Exchange) の場合は、そのサーバーでのメールボックス サイズの上限に達すると、管理者によって機能が制限されることがあります。 たとえば、90 MB の時点で警告を受け、100 MB に達するとメールの送信ができなくなり、110 MB になるとメールの受信もできなくなります。
ここでは、メールボックスのサイズを抑える方法を紹介します。
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古いアイテムをアーカイブ する – 保存する古いアイテムをアーカイブに移動します。 個別の Outlook データ ファイル (.pst) を作成でき、必要なときにいつでも Outlook から開くことができます。 既定では、 Outlook は定期的に アイテムを自動的にアーカイブします。 また、必要に応じて、アイテムのアーカイブを手動で行うこともできます。 このようにすると、どのアイテムをいつ、どこにアーカイブするかを自分で決めることができます。
注: [アーカイブ] コマンドが表示されない場合は、組織の設定でこの機能が無効になっている可能性があります。
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[削除済みアイテム] フォルダーを空 にする – 不要なメッセージを保持しないように、 削除済みアイテム フォルダーを頻繁に空にします。
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迷惑メール Email フォルダーを空にする – 迷惑メール Email フォルダーを定期的に空にして、実際に必要なメッセージの受信トレイ領域を保存します。
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添付ファイルをメールボックス以外に保存する – 時間の経過とともに蓄積された添付ファイルは、容量を占有する場合があります。 保存の必要な添付ファイルは、チーム サイト、OneDrive、または自分のコンピューター上のフォルダーに保存することを検討してください。
