Microsoft Outlook 2010 で Microsoft Exchange Server 2010 アカウントを使用している場合は、個人用アーカイブを別の保存場所として使用して、履歴メールメッセージを保存することができます。 個人用アーカイブ内のアイテムは、Exchange Server アカウントの記憶域のクォータに対してカウントされず、組織にとってコストの安いストレージソリューションを提供します。
注: この機能については、Microsoft Outlook と Microsoft Exchange Server ライセンスの要件があります。 詳細については、「License requirements for Personal Archive and retention policies (個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーに関するライセンス要件)」を参照してください。
この記事の内容
個人用アーカイブについて
個人用アーカイブを使用すると、コンピューター上の Outlook データファイル (.pst) にアイテムをアーカイブする場合と比べて、大きなメリットが得られます。 Outlook データファイル (.pst) は、Outlook 内でのみ使用でき、ファイルが保存されているコンピューターでのみ使用できます。 個人用アーカイブを使用すると、どのコンピューターからでも、Microsoft Outlook 2010 または Outlook Web App (OWA) からアーカイブされたアイテムに完全にアクセスできます。
プライマリ Exchange Server メールボックスと個人用アーカイブの間でメッセージを移動またはコピーすることはできますが、アイテムの移動方法としては、アーカイブポリシーが適しています。 アーカイブポリシーを使用すると、Exchange Server メールボックスから個人用アーカイブにアイテムが移動された場合に、自動管理を行うことができます。
アーカイブポリシーについて
アーカイブポリシーは、Exchange Server 管理者によって作成されます。 既定では、Exchange Server アカウントには、1つのメールボックスアーカイブポリシーと、フォルダーまたは個々のメッセージを適用できる5つのアーカイブポリシーが含まれています。
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ポリシー |
説明 |
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メールボックス-2 年分のアーカイブへ移動 |
メッセージは2年後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。 メールボックス全体のアイテムに適用されます。アーカイブポリシーは、明示的にもフォルダーからも継承されていません。 |
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6か月のアーカイブへ移動 |
メッセージは6ヶ月後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。 |
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アーカイブへの1年間移動 |
メッセージは、365日後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。 |
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2年間のアーカイブへの移行 |
メッセージは2年後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。 |
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5年分のアーカイブへ移動 |
メッセージは、5年後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。 |
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アーカイブに移動しない |
メッセージは個人用アーカイブに移動されません。 |
組織では、フォルダーまたは個々のメッセージに手動で適用できる追加のアーカイブポリシーを提供している場合があります。
重要: 組織のアーカイブポリシーに関して質問がある場合は、組織のガイドラインを確認する必要があります。
各メッセージに個別にではなく、フォルダーごとにアーカイブポリシーを割り当てるほうが簡単です。 ただし、フォルダーまたはそのメッセージにアーカイブポリシーが割り当てられている場合でも、1つまたは複数のメッセージを選択して、それらのメッセージのみに別のポリシーを割り当てることができます。 メッセージに割り当てられたポリシーは、メールボックスポリシーの継承されたフォルダーよりも優先されます。
メールフォルダーにアーカイブポリシーを割り当てる
アーカイブポリシーを割り当てる
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ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。
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[フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。
リボンに [ ポリシー ] ボタンが表示されません。
[ ポリシー ] コマンドがリボンに表示されていない場合は、Exchange Server の管理者がアカウントの保持ポリシーとアーカイブポリシーを有効にしていないか、この機能に必要な Outlook ライセンスを使用していないかのどちらかです。 詳細については、「個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーに関するライセンス要件」を参照してください。
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[ ポリシー ] タブの [ 個人アーカイブ] の下の [ アイテムをアーカイブに移動 する期間] ボックスの一覧で、組織のガイドラインに基づいてエントリをクリックします。
アーカイブポリシーを削除する
アーカイブポリシーを削除すると、そのフォルダーポリシーが割り当てられている場合はアイテムに適用されます。
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ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。
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[フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。
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[ 個人用アーカイブ] の [ アイテムをアーカイブに移動する 対象] ボックスの一覧で、[ 親フォルダーポリシーを使用する] をクリックします。
メールメッセージにアーカイブポリシーを割り当てる
アーカイブポリシーを割り当てる
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メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。
ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。
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[ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。
[ポリシーの割り当て] コマンドがリボンに表示されない場合
リボンに [ ポリシーの割り当て ] コマンドが表示されていない場合は、Exchange Server の管理者がアカウントの保持ポリシーとアーカイブポリシーを有効にしていないか、機能に必要な Outlook ライセンスを使用していないかのどちらかです。 詳細については、「個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーに関するライセンス要件」を参照してください。
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[ アーカイブポリシー] で、組織のガイドラインに基づいてエントリをクリックします。
アーカイブ日付がメッセージに適用されている場合、メッセージが開かれると、メッセージの本文セクションの後のメッセージウィンドウの下部付近にアーカイブの日付が表示されます。
アーカイブポリシーを削除する
メールメッセージからアーカイブポリシーを削除すると、そのフォルダーポリシーが割り当てられている場合は、そのアイテムに適用されます。
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メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。
ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。
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[ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。
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[ フォルダーポリシーの使用] をクリックします。
アーカイブ日付がメッセージに適用されている場合、メッセージが開かれると、メッセージの本文セクションの後のメッセージウィンドウの下部付近にアーカイブの日付が表示されます。
メールボックスのアーカイブポリシーを表示する
Exchange Server 管理者は、Exchange Server メールボックスのすべてのメールメッセージにアーカイブポリシーを割り当てることができます。
アーカイブポリシーが割り当てられていない Exchange メールボックス内のすべてのメッセージは、メールボックスポリシーを継承します。
メールボックスポリシーを表示するには、次の操作を行います。
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[ファイル] タブをクリックします。
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[ アカウント情報] で、Exchange Server アカウントが選択されていることを確認します。 Outlook プロファイルで複数のアカウントを構成している場合は、下矢印をクリックし、Exchange アカウントをクリックします。
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[ アカウントの設定] では、Outlook web ACCESS (OWA) を使用して Exchange アカウントにアクセスするために使用する web アドレスと共に情報が表示され、メールメッセージが自動的に個人用アーカイブに移動されます。
注: Exchange 管理者が OWA または個人用アーカイブをセットアップしていない場合、一方または両方のアイテムが表示されません。
