プレゼンテーションを検査して非表示のデータと個人情報を削除する

ドキュメント検査が Word 文書で見つけて削除するもの

ドキュメント検査には、共有する前に Word ドキュメント内の非表示のデータや個人情報を見つけて削除するのに役立ついくつかの異なるインスペクターが表示されます。

データと情報をすばやく検索して削除するには、次の手順を実行します。

1. ドキュメント検査で、オプション (以下で説明するように) をオンまたはオフにして、削除または保存します。 
2. [検査] を選びます。
3. 検査結果を確認し、削除するアイテムで [すべて削除] を選択します。
   情報の削除に関する注意点と情報については、「 ドキュメント検査を使用する」を参照してください。
4. [ 再検査 ] または [閉じる] を選択します。

非表示のデータと個人情報の種類

Word 文書に含まれる非表示データと個人情報には、次の種類があります。

• コメント、変更履歴のリビジョン マーク、バージョン、インク注釈 他のユーザーと共同で文書を作成した場合、文書には、変更履歴のリビジョン マーク、コメント、インク注釈、バージョンなどの項目が含まれている場合があります。 この情報により、文書に手を加えた人の名前、校閲者のコメント、文書に加えられた変更を他の人が確認できますが、これらの情報はチームの外部の人とは共有するのが望ましくない場合があります。
• ドキュメントのプロパティと個人情報 ドキュメントのプロパティまたはメタデータには、作成者、件名、タイトルなど、ドキュメントに関する詳細が含まれます。 ドキュメントのプロパティには、最後にドキュメントを保存したユーザーの名前やドキュメントが作成された日付などの、Microsoft 365 プログラムによって自動的に管理される情報も含まれます。 ユーザーが使用する機能によっては、電子メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、テンプレート名などの個人を特定できる情報 (PII) が文書に含まれていることもあります。
• ヘッダー、フッター、透かしWord 文書のヘッダーとフッターに情報を含めることができます。 さらに、Word 文書に透かしを追加した場合もあります。
• 隠しテキスト: Word 文書には、隠しテキストとして書式設定されたテキストを含めることができます。 文書に隠し文字が含まれているかどうかわからない場合は、ドキュメント検査で検索できます。
• ドキュメント サーバーのプロパティドキュメントがドキュメント管理サーバー上の場所 (ドキュメント ワークスペース サイトや Windows SharePoint Services に基づくライブラリなど) に保存された場合、ドキュメントには、このサーバーの場所に関連する追加のドキュメント プロパティまたは情報が含まれている可能性があります。
• カスタム XML データ 文書には、文書自体には表示されないカスタム XML データを含めることができます。 ドキュメント検査では、この XML データを検索し、削除することができます。

ドキュメント検査を使用して非表示データと個人情報を見つけて削除する

1. 非表示データと個人情報を調べる Word 文書を開きます。

2. [ ファイル ] タブで [名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに名前を入力して、元の文書のコピーを保存します。

3. 元の文書のコピーで、[ ファイル ] タブの [ 情報] を選択します。

4. [ 問題のチェック] を選択し、[ ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象のデータの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。

6. [検査] を選びます。

7. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。

8. 文書から削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [すべて削除 ] を選択します。

   重要

   • 文書から非表示のコンテンツを削除した場合、[ 元に戻す] を選択して復元できない場合があります。
   • OpenDocument テキスト (.odt) 形式で保存した文書から非表示のデータや個人情報を削除する場合は、文書をその形式で保存するたびに文書検査を実行する必要があります。

ドキュメント検査機能を使用すると、共有する前に Excel ドキュメントに保存されている非表示のデータや個人情報を見つけて削除できます。

ドキュメント検査が Excel ドキュメントで見つけて削除するもの

次の表は、ドキュメント検査機能が検索してブックから削除できる非表示のデータと個人情報の種類を示しています。

データと情報をすばやく検索して削除するには:

1. ドキュメント検査で、オプション (以下で説明するように) をオンまたはオフにして、削除または保存します。
2. [検査] を選びます。
3. 検査結果を確認し、削除するアイテムで [すべて削除] を選択します。
   情報の削除に関する注意点と情報については、「 ドキュメント検査を使用する」を参照してください。
4. [ 再検査 ] または [閉じる] を選択します。

すべての情報を削除できるわけではありません。詳細については、「 ドキュメント検査で検出されたが削除できない情報」を参照してください。

非表示のデータと個人情報を見つけて削除する

ドキュメント検査は、Excel ブック内の非表示のデータや個人情報を見つけて削除するのに役立ちます。

1. 非表示のデータと個人情報を検査する対象のブックを開きます。

2. [ ファイル ] タブで [名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに別の名前を入力して、元のブックのコピーを保存します。

3. 元のブックのコピーで、[ ファイル ] タブの [ 情報] を選択します。

4. [ 問題のチェック] を選択し、[ ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ボックスで、検査対象の非表示コンテンツの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。 個々の検査機能の詳細については、「 ドキュメント検査機能が Excel 文書で検出および削除する内容」を参照してください。

6. [検査] を選択します。

7. [ドキュメント検査] ボックスで検査結果を確認します。

8. 文書から削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [すべて削除 ] を選択します。

   重要

   • ブックから非表示のコンテンツを削除した場合、[ 元に戻す] を選択して復元できないことがあります。
   • データが入った非表示の行、列、またはワークシートを削除すると、ブック内の計算または数式の結果が変わることがあります。 非表示の行、列、またはワークシートに含まれている情報がわからない場合は、ドキュメント検査を閉じ、非表示の行、列、またはワークシートを再表示して、その内容を確認します。
   • コメントと注釈、ドキュメントのプロパティと個人情報、ヘッダーとフッターのインスペクターは、共有ブックとして保存されているブックでは使用できません (ブックのレビュー>共有)。 共有ブックでは、個人情報を使用して複数のユーザーが同じブックで共同作業できるようにしているためです。 この情報を共有ブックから削除するには、ブックをコピーして共有を解除します。 ブックの共有を解除するには、[ 校閲 ] タブで [ブックの共有 ] を選択し、[同時に 複数のユーザーによる変更を許可する] をオフにします。
   • OpenDocument スプレッドシート (.ods) 形式で保存するスプレッドシートから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、この形式でスプレッドシートを保存するごとにドキュメント検査を実行する必要があります。

Excel の非表示データと個人情報の種類

次のような項目が、Excel ブックに含まれる非表示データや個人情報のソースになることがあります。

• コメントとインク注釈 他のユーザーと共同でブックを作成した場合、ブックにコメントやインク注釈などのアイテムが含まれることがあります。 この情報により、他のユーザーは、ブックで作業した人の名前、校閲者からのコメント、ブックに加えられた変更を見ることができます。
• ドキュメントのプロパティと個人情報 他の Microsoft 365 アプリと同様に、Excel のメタデータまたはドキュメント プロパティには、作成者、件名、タイトルなどの詳細が含まれます。 Microsoft 365 では、最後にブックを保存したユーザーの名前、ドキュメントが作成された日付、およびドキュメントの場所が自動的に保持されます。 メールのヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、プリンターのプロパティ (プリンターのパス、セキュリティで保護された印刷パスコードなど)、Web ページを発行するためのファイル パス情報など、他にも個人を特定できる情報 (PII) が含まれていることがあります。
• ヘッダーとフッター ブックのヘッダーとフッターに情報を含めることができます。
• 非表示の行、非表示の列、およびワークシート ブックには、非表示の行、列、およびワークシート全体を含めることができます。 非表示の行、列、またはワークシートを含むブックのコピーを配布する場合は、他のユーザーがこれらの行、列、またはワークシートを再表示すると入力されているデータを見ることができます。
• ドキュメント サーバーのプロパティドキュメント管理サーバー上の場所 (ドキュメント ワークスペース サイトや Windows SharePoint Services に基づくライブラリなど) に保存されているブックには、サーバーの場所に関連する追加のドキュメント プロパティまたは情報が含まれる場合があります。
• カスタム XML データ ブックには、ドキュメント自体には表示されないカスタム XML データを含めることができます。 ドキュメント検査では、この XML データを検索し、削除することができます。
• 非表示コンテンツ ブックには、非表示として書式設定されているため、表示されないオブジェクトが含まれている場合があります。
• 外部リンク ブックには、他のブック内のデータへのリンク (外部リンク) を含めることができます。 そのデータを含むワークシートの名前はブックと共に保存されますが、表示されない場合があります。
• 埋め込みファイルまたはオブジェクト ブックには、埋め込みファイル (Microsoft 365 やテキスト ドキュメントなど) や埋め込みオブジェクト (グラフや数式など) が含まれていて、非表示のデータが含まれている場合があります。
• VBA コードのマクロブックには、非表示データがあるマクロ、VBA モジュール、COM または ActiveX コントロール、ユーザー フォーム、またはユーザー定義関数 (UDF) が含まれていることがあります。
• キャッシュされている可能性がある項目ブックには、非表示のピボットテーブル、ピボットグラフ、スライサー、タイムライン、キューブ式が含まれていることがあります。
• Excel アンケートブックには、Excel for the web に入力され、ブックと共に保存された Excel アンケートの質問を非表示にすることができますが、ブックでは表示されません。
• シナリオ マネージャー シナリオ ブックには、シナリオ マネージャーを使用して定義されたシナリオを含めることができます。 これらのシナリオには、キャッシュされたデータまたは非表示のデータが含まれる場合があります。
• フィルターブックには、キャッシュ データまたは非表示データがブックと共に保存されるアクティブなオートフィルターやテーブル フィルターが含まれていることがあります。
• 非表示の名前ブックには、非表示データのソースとして非表示の名前が含まれていることがあります。

ドキュメント検査で見つけて削除できない情報

ブックでは非表示のデータを含む可能性がある次の項目が検出されます。 ブックが正しく動作しなくなる可能性があるため、このような項目は削除されません。 検出された各項目を確認し、手動で削除するか、非表示データがない項目 (静的画像など) に置き換えてください。

ドキュメント検査を使用して、PowerPoint プレゼンテーション内の非表示の情報を検索および削除できます。

ドキュメント検査で見つけて削除できる情報

次の表は、ドキュメント検査機能が検索して PowerPoint プレゼンテーションから削除できる非表示のデータと個人情報の種類を示しています。

データと情報をすばやく検索して削除するには:

1. ドキュメント検査で、オプション (以下で説明するように) をオンまたはオフにして、削除または保存します。
2. [検査] を選びます。
3. 検査結果を確認し、削除するアイテムで [すべて削除] を選択します。
   情報の削除に関する注意点と情報については、「 ドキュメント検査を使用する」を参照してください。
4. [ 再検査 ] または [閉じる] を選択します。

すべての非表示のデータと情報がドキュメント検査で削除できるわけではありません。 詳細については、「 ドキュメント検査で検出されたが削除できない情報」を参照してください。

検査モジュールを追加してドキュメント検査機能をカスタマイズしている組織では、この表に記載されていない種類の情報の有無を確認できることがあります。

非表示のデータと個人情報を見つけて削除する

1. 非表示のデータや個人情報を調べる PowerPoint プレゼンテーションを開きます。

2. [ ファイル ] タブで [名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに名前を入力して、元のプレゼンテーションのコピーを保存します。

3. 元のプレゼンテーションのコピーで、[ ファイル ] タブの [ 情報] を選択します。

4. [問題のチェック] を選択し、[ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象のデータの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。 個々のインスペクターの詳細については、「 ドキュメント、プレゼンテーション、またはブックを検査して非表示のデータと個人情報を削除する」を参照してください。

6. [検査] を選びます。

7. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。

8. 文書から削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [すべて削除 ] を選択します。

   • プレゼンテーションから非表示のコンテンツを削除した場合、[ 元に戻す] を選択して復元できない場合があります。
   • OpenDocument プレゼンテーション (.odp) 形式で保存するプレゼンテーションから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、この形式でプレゼンテーションを保存するたびにドキュメント検査を実行する必要があります。

ドキュメント検査を使用して個人情報を削除した後、プレゼンテーションを変更し続けると、PowerPoint は引き続きこのファイルを保存するときに個人情報を自動的に削除します。 ただし、このプレゼンテーションでさらに共同編集が必要な場合 (たとえば、共同編集者の名前を残したコメントに関連付けたままにしておく必要がある場合) は、[個人情報の削除が有効] 通知の [設定の変更] ボタンをクリックして、PowerPoint が自動的に個人情報を削除しないようにすることができます。

非表示のデータと個人情報の種類

PowerPoint プレゼンテーションには、いくつかの種類の非表示のデータと個人情報を保存できます。 そのような情報は直接表示されないことがありますが、それでもプレゼンテーションから取得することが可能です。

非表示情報には、他のユーザーと共同作業してプレゼンテーションを作成するために PowerPoint で追加されたデータを含めることができます。 また、ユーザーが意図的に非表示に指定した情報も含まれることがあります。

PowerPoint プレゼンテーションには、次の種類の非表示データと個人情報が含まれている場合があります。

• コメントとインク注釈 他のユーザーと共同でプレゼンテーションを作成する場合、プレゼンテーションにコメントやインク注釈などのアイテムが含まれていることがあります。 この情報により、行われた変更、プレゼンテーションに取り組んだユーザーの名前、校閲者のコメントを他のユーザーが確認できます。
• リビジョン追跡データクラウドに保存されている共有ドキュメントで共同作業するとき、PowerPoint 2016 for Microsoft 365 はドキュメントに変更を加えたユーザーと変更が行われた日時に関するデータを保存します。
• ドキュメントのプロパティと個人情報 ドキュメント プロパティ (メタデータとも呼ばれます) には、作成者、件名、タイトルなどのプレゼンテーションに関する詳細が含まれます。 ドキュメントのプロパティには、最後にドキュメントを保存したユーザーの名前やドキュメントが作成された日付などの、Microsoft 365 プログラムによって自動的に管理される情報も含まれます。 特定の機能を使用した場合、メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、Web ページを発行するためのファイル パス情報など、個人を特定できる情報 (PII) も含まれることがあります。
• 非表示のスライド上のコンテンツ プレゼンテーションには、非表示として書式設定されているため表示されないオブジェクトが含まれていることがあります。
• オフスライド コンテンツPowerPoint プレゼンテーションに含まれるオブジェクトは、スライドからオフスライド領域にドラッグされたため、すぐに表示されないことがあります。 このオフスライド コンテンツには、テキスト ボックス、クリップ アート、グラフィック、および表を含めることができます。
• プレゼンテーション ノート PowerPoint プレゼンテーションのノート セクションには、特にプレゼンテーションを行うユーザーの使用のみを目的としてノートが書かれている場合、公開したくない可能性のあるテキストが含まれている場合があります。
• ドキュメント サーバーのプロパティプレゼンテーションがドキュメント管理サーバー上の場所 (ドキュメント ワークスペース サイトや Windows SharePoint Services に基づくライブラリなど) に保存された場合、そのサーバーの場所に関連する追加のドキュメント プロパティまたは情報がプレゼンテーションに含まれていることがあります。
• カスタム XML データ プレゼンテーションには、ドキュメント自体には表示されないカスタム XML データを含めることができます。 ドキュメント検査では、この XML データを検索し、削除することができます。

ドキュメント検査で見つけて削除できない情報

プレゼンテーションでは非表示のデータを含む可能性がある次の項目が検出されます。 ドキュメント検査では、プレゼンテーションが正しく機能しなくなる可能性があるため、これらの項目を削除できません。 検出された各項目を確認し、手動で削除するか、非表示データがない項目 (静的画像など) に置き換えてください。

ドキュメント検査と個人データ

Microsoft 365 Insiders 向けに PowerPoint 2016 ビルド 8403 で導入されたリビジョン追跡データは、ドキュメント検査の制限を示しています。 たとえば、Kelly と Linda は、Microsoft 365 のプレゼンテーション A で共同作業を行います。 変更履歴データ (つまり、編集者のユーザー名と編集日時) がプレゼンテーションに追加されます。 その後、Mohammed が以前のバージョンの PowerPoint でプレゼンテーション A を開き、ファイルに対してドキュメント検査を実行して個人データを削除した場合、そのバージョンの PowerPoint のドキュメント検査は、Kelly と Linda が使用する新しい Microsoft 365 バージョンの PowerPoint によってプレゼンテーションに追加されたリビジョン追跡データを検出して削除できません。 Mohammed は、現在のバージョンの PowerPoint にアップグレードしてからドキュメント検査を実行しないと、リビジョン追跡データを削除できません

Visio では、Visio ドキュメントのコピーを他のユーザーと共有する前に、非表示の個人情報と個人情報を削除できます。

個人情報や非表示の情報は、Visio の次の機能領域から削除できます。

• ドキュメントのページに挿入されたコメント
• ファイル プロパティ (作成者、マネージャー、会社)
• 校閲者の名前、頭文字、変更履歴
• ステンシル ファイル パス
• テンプレート ファイルのパスと名前

次の手順に従って、Visio プレゼンテーションで非表示の情報を検索および削除できます。

1. [ファイル] タブの [情報] を選択します。

2. [問題のチェック] を選択し、[ 個人情報の削除] を選択します。

3. [ 個人情報] タブで、[ ドキュメントからこれらのアイテムを削除する] を選択します。

   ヒント

   個人情報を再挿入しようとするたびに警告を表示する場合は、[情報が再挿入されるときに警告を表示する] チェック ボックスをオンにします。

4. 機密の可能性があるデータを外部データ ソースから削除するには、[ ドキュメントに保存されている外部ソースからデータを削除する] を選択します。

   注

   このチェック ボックスをオンにすると、図形にリンクされているデータは削除されません。 図からデータ ソースは削除されますが、データ ソースからのデータが図にある場合は、手動で削除する必要があります。