Access データベースは、ニーズと使用可能なリソースに応じて、いくつかの方法で共有できます。 この記事では、使用可能なオプション、それぞれの利点、および詳細を確認する場所について説明します。
この記事の内容
Access データを共有する方法の概要
データベース アプリケーションは時間の経過と同時に変化し、拡大します。 同時ユーザーの数、ネットワーク環境、スループット、待機時間、データベース サイズ、ピーク使用時間、予想される増加など、多くの要因がニーズとパフォーマンスに影響します。 データベース ソリューションが成功した場合は、おそらく進化する必要があります。 幸いなことに、Access にはシンプルなものから高度なものまで進化の道が用意されているため、時間の経過に伴ってソリューションをスケーリングできます。 次の表は、そのパスを選択するのに役立つ Access シナリオとワークロードをまとめたものです。
1 つのデータベースを共有する
このオプションは最も簡単で、要件が最も少ないオプションです。 また、最小限の機能も提供します。 この方法では、データベース ファイルは共有ネットワーク ドライブに格納され、すべてのユーザーがデータベース ファイルを同時に共有します。 一部の制限事項には、すべてのデータベース オブジェクトが共有されるため、複数のユーザーが同時にデータを変更する場合の信頼性と可用性が含まれます。 この方法では、すべてのデータベース オブジェクトがネットワーク経由で送信されるため、パフォーマンスが低下する可能性もあります。
このオプションは、データベースを同時に使用するユーザーが少なく、ユーザーがデータベース設計をカスタマイズする必要がない場合に機能する可能性があります。 ただし、このメソッドは、各ユーザーがデータベース ファイルの完全なコピーを持っているため、他の共有方法よりも安全性が低くなります。 これは、不正アクセスのリスクを高めます。
共有フォルダーを使用してデータベースを共有するには:
家庭または小規模なビジネス環境では、特定のユーザーとフォルダーを共有します。 詳細については、「 Windows でのネットワーク経由のファイル共有」を参照してください。
すべてのユーザーのコンピューターで Access が共有モードで開くよう設定されていることを確認します。 これは既定の設定ですが、必ずチェック。 ユーザーが排他モードでデータベースを開くと、データの可用性に干渉します。
- Access を開始し、[ファイル>オプション] を選択します。
- [ アクセス オプション] ダイアログ ボックスで、[ クライアント設定] を選択します。
- [ 詳細設定 ] セクションの [ 既定の開くモード] で、[ 共有] を選択し、[ OK] を選択して Access を終了します。
データベース ファイルを共有フォルダーにコピーします。 ファイルをコピーした後、ファイル属性でデータベース ファイルへの読み取りおよび書き込みアクセスが許可されていることを確認します。 データベースを使用するには、ユーザーが読み取りおよび書き込みアクセス許可を持っている必要があります。
各ユーザーのコンピューターに、データベース ファイルへのショートカットを作成します。 詳細については、「 Office プログラムまたはファイルのデスクトップ ショートカットを作成する」を参照してください。
分割データベースを共有する
これは、SharePoint サイトまたはデータベース サーバーがない場合に適しています。 分割データベースは、ローカル エリア ネットワーク (LAN) 経由で共有できます。 データベースを分割すると、データ テーブルを含むバックエンド データベースと、クエリ、フォーム、レポートなどの他のすべてのデータベース オブジェクトを含むフロントエンド データベースという 2 つのファイルに再構成します。 各ユーザーはフロント エンド データベースのローカル コピーを使用してデータを操作します。
データベースを分割する利点は次のとおりです。
- パフォーマンスの向上: テーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、モジュールではなく、ネットワーク全体でデータのみが共有されます。
- 可用性の向上: レコードの編集などのデータベース トランザクションは、より迅速に完了します。
- 強化されたセキュリティ: ユーザーは、リンク テーブルを介してバックエンド データベースにアクセスします。 侵入者がフロントエンド データベースを介してデータに不正アクセスする可能性は低くなります。
- 信頼性の向上: ユーザーが問題に陥り、データベースが予期せず閉じると、通常、データベース ファイルの破損は、ユーザーが開いていたフロントエンド データベースのコピーに制限されます。
- 柔軟な開発環境: 各ユーザーは、他のユーザーに影響を与えることなく、クエリ、フォーム、レポート、およびその他のデータベース オブジェクトを個別に開発できます。 バックエンド データベースに格納されているデータへのアクセスを中断することなく、フロントエンド データベースの新しいバージョンを開発して配布することもできます。
詳細については、「 Access データベースを分割する」を参照してください。
SharePoint サイトでデータを共有する
SharePoint サイトで Access データを共有するには、いくつかの方法があります。
- リンク： リンク プロセスは別のプログラムのデータに接続されるため、Access でデータのコピーを作成および管理することなく、SharePoint と Access の両方で最新のデータを表示および編集できます。 SharePoint リストを Access データベースにコピーするのではなく、クエリを実行し、そのリストに基づいてレポートを作成する場合は、データにリンクできます。
- 移動： Access から SharePoint サイトにデータを移動すると、データベース内のテーブルにリンクされたままのリストが SharePoint サイトに作成されます。 SharePoint へのテーブルのエクスポート ウィザードは、すべてのテーブルから同時にデータを移動し、それらのリレーションシップを維持するのに役立ちます。
詳細については、「データを SharePoint にインポート、リンク、または移動する」を参照してください。
警告
Access データベース ファイルは OneDrive または SharePoint ドキュメント ライブラリに保存できますが、これらの場所から Access データベースを開かないようにすることをお勧めします。 ファイルは編集のためにローカルにダウンロードされ、変更を SharePoint に保存した後に再度アップロードされる場合があります。 複数のユーザーが SharePoint から Access データベースを開くと、データベースの複数のコピーが作成され、予期しない動作が発生する可能性があります。 この推奨事項は、単一データベース、分割データベース、 .accdb、 .accdc、 .accde、 .accdr ファイル形式など、すべての種類の Access ファイルに適用されます。 Access のデプロイの詳細については、「Access アプリケーションのデプロイ」を参照してください。
データベース サーバーを使用してデータを共有する
Access では、SQL Server などのデータベース サーバー製品と連携してデータベースを共有できます。 この方法では多くの利点が得られますが、データベース サーバー製品という追加のソフトウェアが必要です。
この方法は、テーブルがネットワーク上に格納され、このテーブルへのリンクと同時にクエリ、フォーム、レポート、およびその他のデータベース オブジェクトへのリンクが含まれる Access データベース ファイルのローカル コピーをユーザーごとに使用できるため、データベースの分割に似ています。 この共有方法の利点は、使用するデータベース サーバー ソフトウェアによって異なりますが、一般に、ユーザー アカウントとデータへの選択的アクセス、強力なデータ可用性、統合データ管理ツールが含まれます。 また、ほとんどのデータベース サーバー ソフトウェアは以前のバージョンの Access と連携するため、すべてのユーザーが同じバージョンを使用する必要はありません。 テーブルのみが共有されます。 詳細については、「Access データベースをSQL Serverに移行する」、「SQL Server データベース内のデータをインポートまたはリンクする」、および「Azure SQLサーバー データベースにデータをリンクまたはインポートする」を参照してください。
データベース サーバーを使用してデータベースを共有する利点
- 高パフォーマンスとスケーラビリティ: 多くの場合、データベース サーバーは Access データベース ファイルだけではパフォーマンスが向上します。 多くのデータベース サーバー製品では、非常に大きなテラバイトサイズのデータベースもサポートされています。これは、Access データベース ファイルの現在の制限の約 500 倍 (2 ギガバイト) です。 通常、データベース サーバー製品は、クエリを並列で処理し、より多くのユーザーが追加されたときに追加のメモリ要件を最小限に抑えることで、効率的に動作します。
- 可用性の向上: ほとんどのデータベース サーバー製品では、使用中にデータベースをバックアップできます。 そのため、データをバックアップするためにユーザーにデータベースを強制的に終了させる必要はありません。 データベース サーバー製品は、通常、同時編集とレコード ロックを効率的に処理します。
- セキュリティの強化: データベースを完全にセキュリティで保護することはできません。 ただし、データベース サーバー製品は、不正使用からデータを保護するのに役立つ強力なセキュリティを提供します。 ほとんどのデータベース サーバー製品は、アカウント ベースのセキュリティを提供します。これにより、どのテーブルを確認できるかを指定できます。 誰かが Access フロントエンドを不適切に取得した場合でも、アカウントベースのセキュリティは、データの不正使用を防ぐのに役立ちます。
- 自動回復可能性: オペレーティング システムのクラッシュや停電などのシステム障害が発生した場合、一部のデータベース サーバー製品には、データベース管理者の介入なしで、データベースを最後の一貫性のある状態に数分で復元する自動復旧メカニズムがあります。
- サーバー ベースの処理: クライアント/サーバー構成で Access を使用すると、結果をクライアントに送信する前にサーバー上のデータベース クエリを処理することで、ネットワーク トラフィックを削減できます。 特に大きなデータ セットを操作する場合は、通常、サーバーで処理を実行する方が効率的です。
- Azure SQL Server: SQL Serverの利点に加えて、ダウンタイム、インテリジェントな最適化、グローバルなスケーラビリティと可用性、ハードウェア コストの削減、管理の削減を実現する動的なスケーラビリティを提供します。