差し込み印刷のルールを設定する

ルールを使って、データ ソース内の情報に基づいて差し込み印刷をカスタマイズします。 たとえば、ルールを使用して、受信者の期限が過去の日付である場合に 期限を過ぎ た場合に追加できます。

差し込み印刷の受信者を選択し、差し込み印刷フィールドを文書に挿入した後、ルールを設定します。

[差し込み文書>ルール] に移動し、以下の説明に基づいてルールを選択します。

尋ねる

情報を 1 回入力し、差し込み文書の複数の場所に表示する場合は、[質問] ルールを使用します。 たとえば、会議の日付がデータ ソースにない場合は、日付を一度入力して、対応するブックマークを追加した場所に表示できます。

1. 差し込み文書で、Ctrl + F9 キーを押して、名前を入力してブックマークを作成します。 文書内の [質問] フィールドに対する応答を表示するすべての場所で、同じ名前を使用してこれを繰り返します。
2. 作成したばかりの最初のブックマークの前のドキュメント内のどこかにカーソルを置きます。
3. [Mailings>Rules>Ask] に移動します。
4. 作成したブックマークを選択し (またはその名前を入力) し、[ プロンプト] ボックスに "イベントの日付" などのプロンプトを入力します。
5. [ OK] をクリックし、もう一度 [OK ] をクリックします。
6. プロセスの最後に、[ 完了] & [差し込み] を選択したときに、[ 個々のドキュメントを編集] を選択します。 受信者ごとに返信を求めるメッセージが表示されます。 その応答は、マージの結果のドキュメントに、指定したブックマークに挿入されます。

詳細情報: フィールド コード: フィールドの確認

Fill-in (文字列の書き込み)

たとえば、四半期ごとの会議に同じ招待を送信するとします。 データ ソースには会議の日付が保存されず、会議の日付は招待状に 1 回だけ表示されます。

文書に [入力] フィールドを配置することで、会議ごとに同じ差し込みを実行できます。 入力する必要があるのは、会議の日付だけです。

1. フィルイン テキストを表示する場所にカーソルを置きます。

2. [ 差し込み文書 ] タブで、[ ルール>入力] に移動します。

3. [プロンプト] ボックスに「イベントの日付?」などのプロンプトを入力します。

4. [ OK] をクリックし、もう一度 [OK ] をクリックします。

5. [ 完了] & [差し込み] >個々の文書を編集] を選択します。

6. メッセージが表示されたら、各受信者への返信を入力します。 その応答は、[入力] フィールドに挿入され、差し込んだ文書のブックマークに表示されます。

もし...それから...それ以外の場合

使用する場合...それから...Else ルールを使用して、データ ソース内の情報に基づいて異なるテキストを表示します。 たとえば、[国/地域] フィールドが空白のときに 1 つの到着メッセージを表示し、そうでない場合は別の到着メッセージを表示できます。

1. 条件付きテキストを挿入する場所にカーソルを置きます。

2. [差し込み文書>ルール>次の場合...それから...それ以外の場合。

3. [ フィールド名 ] と [比較] を選択します。

4. [ 比較対象 ] ボックスに、比較する値を入力します。 [空白] または [空白でない] を選択した場合は、この手順をスキップします。

5. [このテキストを挿入] で、条件が満たされたときに表示するテキストを入力します。

6. [ それ以外の場合は、このテキストを挿入] に、条件が満たされない場合に表示するテキストを入力します。

7. [OK] を選択します。

詳細情報: フィールド コード: IF フィールド

Merge Record #

Merge Record # を使用して、待機リストでの各受信者の位置を表示します。 たとえば、受信者リストをサインアップの時系列順に並べ替え、Merge Record # ルールを使用して受信者の番号付き位置をリストに表示できます。

レコード番号には、マージの前に適用した並べ替えまたはフィルタリングが反映されます。

1. レコード番号を表示する場所にカーソルを置きます。
2. [差し込み文書>ルール>レコードの差し込み #] に移動します。

詳細情報: フィールド コード: MergeRec フィールド

Merge Sequence # (差し込み順序)

差し込みシーケンス # を使用して、差し込み文書内の各レコードの数を表示します。 たとえば、結合される順に各受信者に番号を付けることができます。

1. レコード番号を表示する場所にカーソルを置きます。
2. [差し込み文書>ルール>差し込みシーケンス #] に移動します。

詳細情報: フィールド コード: MergeSeq フィールド

[次のレコード]

[次のレコード] ルールを使用して、新しいページを開始せずに次のレコードに進むように Word に指示します。 たとえば、差し込み印刷を使って、1 枚の用紙に連絡先リストを印刷する場合などです。

1. 次のレコードのデータを表示する場所にカーソルを置きます。
2. [差し込み文書>ルール>次のレコード] に移動します。
3. 次に目的のデータに差し込みフィールドを挿入する
   会社名の一覧は次のようになります。
   «Company_Name»
   «次のレコード»«Company_Name»
   «次のレコード»«Company_Name»

詳細情報: フィールド コード: 次のフィールド

Next Record If (条件により次のレコード)

[次のレコードの場合] を使用して、条件に基づいて Word が次のレコードに移動するタイミングを制御します。 たとえば、[国/地域] フィールドを使用して、国内と海外の出席者を区切ることができます。

1. 次のレコードのデータを表示する場所にカーソルを置きます。
2. [Mailings>Rules>Next Record If] に移動します。
3. [ フィールド名] リストで、[ 市区町村] などの差し込みフィールド名を選択します。
4. [ 比較] リストで、データ値の比較方法を選びます。 たとえば、特定の市区町村の受取人だけを選び出すには、[=] を選択します。
5. [ 比較対象 ] ボックスに、使用する値を入力します。 たとえば、東京在住の受信者を絞り出すには、「 東京 」と入力します (比較として [ 空白] または [ 空白でない] を選択した場合は、これをスキップします)。

詳細情報: フィールド コード: NextIf フィールド

Set フィールド

[ブックマークの設定] を使用して、情報を一度入力し、文書内の複数の場所で使用します。 たとえば、発表者の名前を 1 回入力して、対応する Ref フィールドを追加した場所で使用できます。

1. 文書内の任意の場所にカーソルを置きます。
2. [差し込み文書>ルール>ブックマークの設定] に移動し、名前を入力して、[OK] を選択します。
3. ブックマーク テキストを表示する場所にカーソルを置きます。
4. [ 挿入>クイック パーツ>フィールド] に移動し、[ 参照] を選択します。
5. 作成したブックマーク名を選択し、[OK] を選択します。
6. ブックマーク テキストを表示するすべての場所に [参照] フィールドを挿入します。
7. 差し込みを実行する前に、[フィールドの設定] を右クリックし、[ フィールドの編集] を選択して、 テキスト ボックスに 目的のテキストを入力します。
8. [OK] を選択します。

詳細情報: フィールド コード: フィールドの設定 

Skip Record If (条件によりレコードをスキップ)

データ ソース内の情報に基づいて差し込み印刷から受信者を除外するには、[記録をスキップする] オプションを使います。 たとえば、[サイズ] フィールドが特定のサイズに一致する顧客を除外できます。

1. [差し込み文書>ルール>スキップする] に移動し、次の場合は記録します。
2. [ フィールド名] リストで、[ サイズ] などの差し込みフィールド名を選びます。
3. [ 比較] リストで、データ値の比較方法を選びます。 たとえば、特定のサイズを着用する顧客を選び出すには、[ 等しい] を選択します。
4. [ 比較対象 ] ボックスに、使用する値を入力します。 たとえば、エクストラ スモール サイズを着用している顧客を選び出すには、[ XS] を選択します (比較として 空白 または 空白でない場合は 、これをスキップします)。

詳細情報: フィールド コード: SkipIf フィールド