リストまたはライブラリでバージョン管理が有効になっている場合、リストおよびライブラリ内のファイルが変更されたときに、それらのアイテムを保存、追跡、復元できます。 バージョン管理をチェックアウトなどの他の設定と組み合わせることで、サイトに投稿するコンテンツを制御できます。 バージョン管理を使用して、古いバージョンのリストまたはライブラリを表示または復元することもできます。
バージョン管理の概要
リストを管理するアクセス許可を持つすべてのユーザーは、リストまたはライブラリのバージョン管理を有効または無効にできます。 バージョン管理は、あらゆる既定の種類のリスト (予定表、案件管理リスト、ユーザー設定のリストなど) のリスト アイテムで利用できます。 また、ライブラリに保存されるすべての種類のファイル (Web パーツ ページなど) でも利用できます。 バージョン管理の設定と使用の詳細については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。
注
Microsoft 365 のお客様の場合は、新しいライブラリまたはリストを作成するときにバージョン管理が既定で有効になり、ドキュメントの最後の 500 バージョンが自動的に保存されるようになりました。 このため、重要なドキュメントやデータの損失を防止できます。 サイトまたはチーム サイトにバージョン管理が有効になっていない既存のライブラリまたはリストがある場合は、いつでもそれらのバージョン管理を有効にすることができます。
バージョン管理を使って、次の操作を実行できます。
- バージョンの履歴を追跡する バージョン管理を有効にすると、アイテムまたはファイルが変更されたタイミングと変更者を確認できます。 また、プロパティ (ファイルに関する情報) が変更された時期も確認できます。 たとえば、誰かがリスト項目の期限を変更すると、その情報がバージョン履歴に表示されます。 また、ライブラリにファイルをチェックするときに行うコメントも確認できます。
- 以前のバージョンを復元する 現在のバージョンで間違えた場合、現在のバージョンが破損している場合、または単に以前のバージョンの方が気に入った場合は、現在のバージョンを以前のバージョンに置き換えることができます。 復元されたバージョンが、現在の新しいバージョンになります。
- 以前のバージョンを表示する 現在のバージョンを上書きすることなく、以前のバージョンを表示できます。 Word ファイルや Excel ファイルなどの Microsoft Office ドキュメント内のバージョン履歴を表示している場合は、2 つのバージョンを比較して違いを確認できます。
リストまたはライブラリでバージョンの数が制限されている場合、制限に達すると最初のバージョンから削除されることを共同作成者が理解していることを確認する必要があります。
バージョンが作成される場合
バージョン管理が有効になっていると、次のような場合にバージョンが作成されます。
リスト アイテムまたはファイルが初めて作成された場合、またはファイルがアップロードされた場合。
注
ファイル チェックアウトが必要な場合は、ファイルをチェックして最初のバージョンを作成する必要があります。
ファイルがアップロードされ、既存のファイルと同じ名前になっている場合。
リスト アイテムまたはファイルのプロパティが変更された場合。
Office ドキュメントを開いて保存したとき。 ドキュメントを再度開いた後、編集内容を保存した後に新しいバージョンが作成されます。
Office ドキュメントを編集および保存するときに、定期的に使用します。 すべての編集と保存で新しいバージョンが作成されるわけではありません。 たとえば、編集内容を頻繁に保存する場合は、個々の編集ではなく、新しいバージョンごとに特定の時点がキャプチャされます。 これは一般的で、 自動保存 が有効な場合に発生します。
ドキュメントの共同編集中に、別のユーザーがそのドキュメントでの作業を開始する場合、またはユーザーが保存をクリックして変更をライブラリにアップロードする場合。
ある一時点で存在する可能性がある現在のバージョンは、チェックアウト バージョン、最新の下書き (マイナー) バージョン、最新の発行済み (メジャー) バージョンの最大 3 つです。 その他のバージョンはすべて、過去のバージョンと見なされます。 現在のバージョンの一部は、表示する権限を持つユーザーのみが参照できます。
メジャー バージョンとマイナー バージョン
通常、メジャー バージョンはマイルストーン (レビューや公開のために提出されたファイルなど) を表すのに対し、マイナー バージョンはすべてのサイトの参加者が読むための準備ができていない作業中のものを表します。 チームの作業方法によっては、最新のマイナー バージョン (最近編集されたバージョンなど) の方を必要とする場合もあります。 時間の経過とともに、チームが古いマイナー バージョンを必要とする可能性は低くなります。
組織によっては、ライブラリでファイルのメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡していることがあります。 メジャー バージョンのみを追跡するものもあります。 メジャー バージョンは、5.0 などの整数で識別されます。マイナー バージョンは、5.1 などの 10 進数で識別されます。
ほとんどの組織では、ファイルが開発中の間はマイナー バージョンを使用し、特定のマイルストーンを達成したときや多くのユーザーにドキュメントを確認してもらえる状態になったらメジャー バージョンを使用します。 多くの組織では、下書きのセキュリティは、ファイルの所有者と、ファイルを承認する権限を持つユーザーのみを許可するように設定されています。 つまり、メジャー バージョンが発行されるまで、他のユーザーがマイナー バージョンを参照することはできません。
リストはメジャー バージョンのみをサポートしています。 リスト アイテムの各バージョン番号には整数が使われます。 リスト内のアイテムの承認を必要とする組織では、承認する権限を持つユーザーがアイテムを承認するまで、そのアイテムは承認待ちの状態のままです。 保留中の状態にある間は、10 進数で番号が付けられ、ドラフトと呼ばれます。
マイナーバージョンの最大数は511で、メジャーバージョンの数は調整できます。 メジャー バージョンの数の設定については、「保存されるバージョン数の制御」セクションをチェックしてください。
オンライン アプリまたは最新のデスクトップ バージョンを使用していて、最大容量を超えて別のマイナー バージョンを保存しようとすると、最新のマイナー バージョンが上書きされます。 古いクライアントを使用している場合は、変更を保存またはアップロードできません。 上書きを回避するか、変更のアップロードを続行するには、次のメジャー バージョンを公開する必要があります。 その後、そのメジャー バージョンに対して、最大数のマイナー バージョンを再度公開できるようになります。 新しいバージョンを発行する方法については、「ファイルのバージョンを発行または発行解除する」をチェックしてください。
注
マイナー バージョンを上書きするか保存しないことにより、ファイルに実質的にバージョン管理が行われなくなります。 更新されたアプリケーションは最新バージョンを上書きし、古いクライアントは何も保存しないため、マイナー バージョンの制限に達すると、ドキュメント履歴は追跡されなくなります。
メジャー バージョンおよびマイナー バージョンを含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。
バージョン番号の設定
新しいバージョンを作成するたびに、バージョン番号が自動的に加算されます。 メジャー バージョン管理が有効になっているリストまたはライブラリでは、バージョンは 1.0、2.0、3.0 のように整数で増加していきます。 ライブラリでは、管理者はメジャー バージョンとマイナー バージョン両方のバージョン管理を有効にすることができます。 マイナー バージョンをトラッキングすると、1.1、1.2、1.3 のように、小数部のある数でバージョン番号が設定されます。 こうしたバージョンの 1 つがメジャー バージョンとして発行されると、そのバージョン番号は 2.0 になります。 それ以降のマイナー バージョンの番号は 2.1、2.2、2.3 のように設定されます。
チェックアウトを破棄すると、バージョン番号は変更されません。 最新バージョンがバージョン 3.0 の場合は、チェックアウトを破棄すると 3.0 のままです。
バージョンを削除すると、そのバージョンはバージョン番号と共にごみ箱に移動されます。 [バージョン履歴] には、残っているバージョンの番号が表示されます。 他のバージョン番号は変わりません。 たとえば、ドキュメントにマイナー バージョン 4.1 と 4.2 があり、バージョン 4.1 を削除することにした場合、削除後のバージョン履歴にはバージョン 4.0 と 4.2 のみが表示されます。 次の図にこれを示します。
メジャー バージョンおよびマイナー バージョンを含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。
下書きのアイテムを表示できるユーザーを決定する
リスト アイテムやファイルの下書きを表示できるユーザーを構成することができます。 下書きは次の 2 つの場合に作成されます。
- メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡するライブラリで、ファイルのマイナー バージョンを作成または更新した場合。
- リスト アイテムまたはファイルを作成または更新した後、コンテンツの承認が必要な一覧またはライブラリでまだ承認されていない場合。
メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡する場合、マイナー バージョンを表示して読み取る前に、ファイルを編集する許可が必要かどうかを指定できます。 この設定を適用すると、ファイルを編集する許可が与えられているユーザーはファイルを操作できますが、ファイルを読み取る許可しか与えられていないユーザーはマイナー バージョンを表示できません。 たとえば、ファイルの編集中、ライブラリにアクセスするすべてのユーザーに対してコメントや変更履歴を表示するのが望ましくない場合があります。 メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡していて、まだメジャー バージョンが一度も公開されていない場合、下書きアイテムを表示する許可が与えられていないユーザーにファイルは表示されません。
コンテンツの承認が必要な場合、承認保留中のファイルを表示できるのは、読み取り権限を持つユーザー、編集権限を持つユーザー、または作成者とアイテムの承認権限を持つユーザーのみであるかを指定できます。 メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡する場合、ファイルを承認用に提出する前に、作成者はメジャー バージョンを公開する必要があります。 コンテンツの承認が必要な場合、コンテンツの読み取り権限があっても下書きアイテムの表示権限がないユーザーには、ファイルの最終承認バージョンまたはメジャー バージョンが表示されます。
ユーザーがファイルを編集するアクセス許可を持っているかどうかに関係なく、ユーザーがマイナー バージョンのファイルを検索すると、結果は取得されません。
保存するバージョン数の制御
ファイルのバージョンの数に制限があるかどうかは、組織によって異なります。 ファイルの最新バージョンをチェックインした後で、古いバージョンがなくなっていることに気付くことがあります。 最新のバージョンが 101.0 で、バージョン 1.0 がなくなっている場合は、管理者がファイルのメジャー バージョンを 100 のみ許可するようにライブラリを構成したことを意味します。 101 番目のバージョンを追加すると、最初のバージョンが削除されます。 バージョン 2.0 から 101.0 のみが残ります。 同様に、102 番目のバージョンが追加された場合、バージョン 3.0 から 102.0 のみが残ります。
設定された数の最新バージョンについてのみマイナー バージョンが保持されるように、管理者がマイナー バージョンの数を制限している場合もあります。 たとえば、100 のメジャー バージョンが許可されている場合、管理者は、最新の 5 つのメジャー バージョンのマイナー ドラフトのみを保持するように決定できます。 メジャー バージョン間のマイナー バージョンの最大数は 511 です。 メジャー バージョンとマイナー バージョンの公開、およびマイナー バージョンが上限を超えている場合の動作の詳細については、「メジャー バージョンとマイナー バージョン」セクションをチェックしてください。 新しいバージョンを発行する方法については、「ファイルのバージョンを発行または発行解除する」をチェックしてください。
マイナー バージョンを保持するメジャー バージョンの数を制限しているライブラリでは、バージョンの制限に達すると、前のメジャー バージョンのマイナー バージョンが削除されます。 たとえば、100 個のメジャー バージョンの下書きのみを保持し、チームで 105 個のメジャー バージョンを作成した場合、最も古いバージョンのメジャー バージョンのみが保持されます。 最も古い 5 つのメジャー バージョン (1.2 や 2.3 など) に関連付けられているマイナー バージョンは削除されますが、ライブラリでメジャー バージョンも制限されていない限り、メジャー バージョン (1、2 など) は保持されます。
一般に、バージョンの数は制限することをお勧めします。 これにより、サーバーの領域が節約されるうえ、情報が整理されてユーザーにとって使いやすくなります。 ただし、法的理由やその他の理由でorganizationがすべてのバージョンを保存する必要がある場合は、制限を適用しないでください。
制限を含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。
注
ライブラリ
- バージョン管理Microsoft 365 の SharePoint では、ライブラリのバージョン管理が必要です。SharePoint Server では、オプションとして [バージョン管理なし] を選択できます。
- メジャー バージョンMicrosoft 365 ライブラリ設定の SharePoint では、通信サイトのライブラリを除いて、100 から 50,000 の範囲のメジャー バージョンを使用できます。SharePoint Server ライブラリ設定では、1 から 50000 のメジャー バージョンの範囲を使用できます。 PowerShell または開発者 API では、1 から 50000 のメジャー バージョンの範囲を使用できます。 注: バージョン リカバリからの保護を維持するには、少なくとも 100 個のバージョンを維持することをお勧めします。
- マイナー バージョン Microsoft 365 の SharePoint と SharePoint Server ライブラリの設定の両方で、1 〜 50000 のメジャー バージョンの範囲でマイナー バージョンを使用できます。
一覧
- バージョン管理 Microsoft 365 の SharePoint と SharePoint サーバーのリスト設定の両方で、バージョン管理を無効にすることができます。
- メジャー バージョン Microsoft 365 の SharePoint と SharePoint サーバー リスト設定の両方で、1 から 50000 の範囲のメジャー バージョンを使用できます。
- マイナー バージョン Microsoft 365 の SharePoint と SharePoint サーバーのリスト設定の両方で、1 から 50000 の範囲のメジャー バージョンを許可し、マイナー バージョンを使用できます。
Microsoft 365 の SharePoint と SharePoint Server の両方で、ライブラリ設定とリスト設定の両方で、メジャー バージョンごとに最大 511 のマイナー バージョンが許可されます。 この番号は変更できません。
リストとライブラリでのバージョン管理の有効化、構成、使用
- Microsoft 365 のお客様の場合は、ライブラリまたはリストを作成するときにバージョン管理が自動的に有効になります。 PowerShell または開発者 API を使用して、バージョン管理を無効にすることができます。 注: バージョン管理を無効にすると、バージョン リカバリからの保護がオフになるため、お勧めしません。
- SharePoint Server の場合、バージョン管理はライブラリを作成するときに自動的に有効になりますが、リストを作成するときには有効になりません。
リストを管理するアクセス許可を持つユーザーは、バージョン管理を有効または無効にできます。 多くのサイトでは、リストとライブラリがサイトからアクセス許可を継承するため、サイトを管理するのと同じユーザーです。 バージョン管理を有効にする以外に、サイト所有者 (または、リストまたはライブラリを管理する別のユーザー) は、コンテンツの承認を必須にするかどうか、下書きアイテムを閲覧できるユーザーはだれか、チェックアウトを必須にするかどうかを決定する必要があります。 こうした決定はそれぞれ、バージョン管理のしくみに影響します。 たとえば、ライブラリを管理するユーザーがチェックアウトを必須にすると、バージョン番号が作成されるのは、ファイルのチェックイン時のみになります。 コンテンツの承認を必須にすると、その権限を持つユーザーがファイルを承認するまで、メジャー バージョン番号は適用されません。
重要
ライブラリで作業するユーザーがドキュメントの共同編集を予定している場合は、チェックアウトが必須になるようにライブラリを構成しないでください。必要なドキュメントがチェックアウトされると、ユーザーは共同編集者として作業できません。
リストやライブラリのバージョン管理を有効にする方法については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。
必要なコンテンツの承認でバージョン管理を行う方法
ライブラリのバージョン管理を有効にする場合、これを設定するユーザーは、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡するかどうか、だれがマイナー バージョンを表示できるかを決定します。 多くの場合、コンテンツの承認が必須のときは、ファイルの所有者と、アイテムを承認するアクセス許可を持つユーザーだけがマイナー バージョンを表示できます。 つまり、ライブラリのファイルを編集できるユーザー、またはライブラリの読み取りアクセス許可を持つユーザーは、すべてのバージョンを表示できます。 バージョンが承認された後は、リストまたはライブラリの読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーがそのバージョンを表示できます。
リストには、メジャー バージョンとマイナー バージョンのしくみはありませんが、[承認待ち] の状態は下書きと見なされます。 多くの場合、下書きを表示できるのは、アイテムの作成者と、フル コントロールまたはデザイン権限を持つユーザーだけです。 これらのユーザーには [承認待ち] の状態で下書きが表示されますが、他のユーザーには、最新の [承認済み] バージョンだけがバージョン履歴に表示されます。 ファイルが却下された場合、必要なアクセス許可を持つユーザーがそのファイルを削除するまで、ファイルは [承認待ち] の状態のままになります。
既定では、保留中のアイテムまたはファイルは、作成者とリストを管理する権限を持つユーザーにのみ表示されますが、他のユーザー グループがアイテムまたはファイルを表示できるかどうかを指定できます。 ライブラリがメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡するように設定されている場合、ファイルを編集するユーザーは最初にファイルのメジャー バージョンを公開する必要があります。
ドキュメントの承認の設定の詳細については、「 サイト リストまたはライブラリ内のアイテムの承認を必須にする」を参照してください。
注
一部のリストとライブラリでは、すべてのサイト ユーザーが [承認待ち] バージョンと [承認済み] バージョンの両方を表示できるように下書きのセキュリティが設定されている場合があります。
ファイル チェックアウトでのバージョン管理のしくみ
バージョン管理が有効になっているライブラリからファイルをチェックアウトすると、そのファイルの後続のチェックインごとに新しいバージョンが作成されます。 また、メジャー バージョンとマイナー バージョンが有効な場合、チェックイン時に、どの種類のバージョンをチェックインするかを指定できます。 チェックアウトが必要なライブラリでは、バージョンはチェックイン時にのみ作成されます。
チェックアウトが必要でないライブラリでは、ファイルを開いて最初に保存したときに新しいバージョンが作成されます。 その後の保存操作では、初回保存時に作成されたバージョンが上書きされます。 アプリケーションを閉じてドキュメントをもう一度開くと、その初回保存時にバージョンが再び作成されます。 これにより、バージョンの数が急速に増える可能性があります。
チェックインとチェックアウトの詳細については、「ライブラリのファイルのチェックアウト、チェックイン、または変更の破棄を行う」を参照してください。
重要
ドキュメントを共同編集している場合、他のユーザーがドキュメントで作業できないようにする正当な理由がない限り、ドキュメントをチェックしないでください。
[エクスプローラーで表示] を介したファイル名変更でのバージョン管理のしくみ
[エクスプローラーで表示] 機能を使用してファイルを操作する場合、ブラウザで操作する場合の動作にわずかな違いがあることに注意してください。
[エクスプローラーで表示] 機能では、ファイルの名前の変更は、新しいバージョンの作成をトリガーする変更とは見なされません。 つまり、[エクスプローラーで表示] 機能を使用してファイルの名前を変更しても、SharePoint では新しいバージョンのファイルは作成されませんが、ファイルの名前は変更されます。
ただし、ブラウザー (または OneDrive 同期クライアント) を使用している場合は、ファイルの名前を変更すると、新しいバージョンが作成されます。
チェックアウトを必須にする (ライブラリのみ)
チェックアウトを要求すると、バージョンを作成するタイミングがユーザーに具体的に指定されるため、チームがバージョン管理を最大限に活用するのに役立ちます。 バージョンは、誰かがファイルをチェックアウトし、変更し、そのファイルを再度チェックインした場合にのみ作成されます。 チェックアウトが不要な場合は、他のユーザーが最初にファイルを保存したときにバージョンが作成され、そのユーザーがファイルを閉じるとこのバージョンが更新されます。 そのユーザーまたは他のユーザーがファイルをもう一度開いて保存すると、別のバージョンが作成されます。 状況によっては、複数のバージョンを作成することを意図していない場合があります (ファイルへの変更を終了する前に、会議に参加するためにファイルを閉じなければならない場合など)。
チェックアウトを必須にすると、最初にファイルをチェックアウトしないと、ユーザーはファイルの追加、ファイルの変更、またはファイルのプロパティを変更することはできません。 ユーザーがファイルをチェックインすると、よりわかりやすいバージョン履歴を作成するため、加えた変更に関するコメントを入力するように求められます。
注
ライブラリにサイトのタスク リストと同期されている Microsoft Project (.mpp) ファイルが保存される場合は、[チェック を必須にする] チェック ボックスをオフにする必要があります。
チェックアウトを必須にする詳細については、「ファイルのチェックアウトを必須にするようにライブラリを設定する」を参照してください。
リストまたはライブラリのアクセス許可
リストとライブラリには、ユーザーまたは特定のグループに適用されるアクセス許可レベルに応じて異なる、バージョン管理とチェックアウトに関連するアクセス許可があります。 アクセス許可レベルを編集できるユーザーは、これらのアクセス許可を別々に構成するか、カスタマイズされたアクセス許可レベルで新しいグループを作成できます。
これらのアクセス許可により、ライブラリの管理を柔軟に行うことができます。 たとえば、ファイルそのものを削除するアクセス許可を与えずに、他のユーザーがファイルのバージョンを削除できるようにすることができます。 [のバージョンの削除] へのアクセス許可は、[アイテムの削除] へのアクセス許可とは異なるため、カスタマイズした制御レベルを提供できます。
次の表に、バージョン管理とチェックアウトに関連するアクセス許可と、適用される既定のアクセス許可レベルを示します。
| アクセス許可 | 既定のアクセス許可レベル |
|---|---|
| バージョンの表示 | フル コントロール、デザイン、投稿、読み取り |
| バージョンの削除 | フル コントロール、デザイン、投稿 |
| チェックアウトを無視 | フル コントロールとデザイン |
| アイテムの承認 | フル コントロールとデザイン |
アクセス許可の詳細については、「 アクセス許可レベルについて」を参照してください。
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