InfoPath と Excel を使用して資産管理ソリューションを作成する

作業 1: アセットトラッカーフォームテンプレートを開いてカスタマイズする

リンクされた画像を含むリッチテキストボックスコントロールがある場合、メールの受信者のリストにフォームテンプレートを発行することはできないため、アセットトラッカーのサンプルテンプレートのフォームに小さな変更を加える必要があります。

1. [ファイル] メニューの [フォームテンプレートのデザイン] をクリックします。

2. [フォームテンプレートのデザイン] ダイアログボックスの [フォームテンプレートを開く] で、[サンプルのカスタマイズ] をクリックします。

3. [作業の開始] ダイアログボックスで、[サンプル資産管理] をクリックし、[フォームタスク] の [このフォームのデザイン] をクリックします。

4. AssetNotesコントロールを右クリックし、[リッチテキストボックスのプロパティ] をポイントして、[表示] タブをクリックし、[使用できる書式設定] で [リンクされた画像] チェックボックスをオフにします。

作業 2: 送信オプションを定義する

次のタスクでは、従業員が一意の名前付きフォームファイル (.xml) を、添付ファイルとして意思決定者の電子メールアカウントに送信できるように、送信オプションを定義します。

1. [ツール] メニューの [送信オプション] をクリックします。

2. [送信オプション] ダイアログボックスで、[ユーザーにこのフォームの送信を許可する] チェックボックスをオンにします。

3. [フォームのデータを1つの宛先に送信する] をクリックし、一覧で [電子メール] をクリックします。

4. [追加] をクリックします。

   データ接続ウィザードが表示されます。

5. [宛先] ボックスに、送信されたすべてのフォームを受け取る意思決定者のエイリアスを入力します。

6. 固有の件名行を指定するには、[件名] ボックスで次の操作を行います。

   • [数式の挿入] をクリックします。

   • 次の数式を入力します。

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

• [数式の確認] をクリックし、[ OK]を2回クリックします。

• [備考] ボックスに、適切なメッセージを入力するか、このソリューションの重要な手順を追加します。

• [次へ] をクリックします。

• ウィザードの次のページで、[フォームデータを添付ファイルとして送信する] をクリックし、[ユーザーがフォームを開くことができるようにフォームテンプレートを添付する] チェックボックスをオンにします。

  これにより、従業員がネットワーク上の場所からアクセスできない場合に、フォームテンプレートファイル (.xsn) にアクセスすることができます。

• [添付ファイル名] ボックスに各フォームファイル (.xml) の一意のファイル名を指定するには、次の操作を行います。

  1. [数式の挿入] をクリックします。

  2. [件名行に同じ数式を入力してください。

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

1. [数式の確認] をクリックし、[ OK]を2回クリックします。

• [次へ] をクリックします。

• ウィザードの次のページの [このデータ接続の名前を入力してください] ボックスに、この送信データ接続のわかりやすい名前を入力します。

• [概要] セクションの情報が正しいことを確認し、[完了] をクリックします。

• 意思決定者やすべての従業員がアクセスできるパブリックネットワークフォルダーにフォームを保存します。

ページの先頭へ

作業 1: InfoPath からスキーマファイルを抽出する

1. InfoPath で、[アセットトラッカー] フォームテンプレートファイルを開きます。

2. [ツール] メニューの [このフォームのデザイン] をクリックします。

3. [ファイル] メニューの [ソースファイルとして保存] をクリックします。

4. [フォルダーの参照] ダイアログボックスで、スキーマファイルを保存するフォルダーを選択するか、新しいフォルダーを作成します。

すべてのソースファイルが保存されるフォルダーの場所と、スキーマファイルの名前 (この例では、XML データのスキーマ定義を含む) を確認します。

作業 2: InfoPath スキーマファイルを Excel にマッピングする

1. 新しい Excel ファイルを作成し、それを意思決定者がアクセスできる場所に保存します。

2. Excel で、[開発] タブが表示されていない場合は、次の操作を行います。

   1. Microsoft Office ボタン をクリックし、次に [Excel のオプション] をクリックします。

   2. [基本設定] カテゴリの [Excel の使用に関する基本オプション] で、[[開発] タブをリボンに表示する]チェックボックスをオンにし、[ OK] をクリックします。

      注: リボンは、Microsoft Office Fluent ユーザー インターフェイスのコンポーネントです。

3. [開発] タブの [XML] で [ソース] をクリックします。

   

   [ XML ソース] 作業ウィンドウが表示されます。

4. [ Xml の対応付け] をクリックし、[ Xml の対応付け] ダイアログボックスで [追加] をクリックします。

5. Windows Vista を実行しているコンピューターの場合    

   1. アドレスバーで、セクションの手順2で作成したmyschemaファイルを含むドライブまたはフォルダーをクリックします。「作業 1: InfoPath からスキーマファイルを抽出する」を参照してください。

      Microsoft Windows XP を実行しているコンピューターの場合    

   2. [ファイルの場所] ボックスの一覧で、手順2で作成したmyschemaファイルが保存されているドライブまたはフォルダーをクリックします。タスク 1: InfoPath からスキーマファイルを抽出します。

6. ファイルをクリックし、[開く] をクリックします。

7. [複数ルート] ダイアログボックスが表示されたら、myschema ファイルで定義されているassetTrackingルートノードをクリックして、[ OK]をクリックします。

   XML の対応付けが [ Xml ソース] 作業ウィンドウに表示されます。

8. 目的の繰り返し XML 要素であるns1: asset node 要素を、Excel テーブルを表示するワークシートの場所にドラッグします。

   

作業 3: Excel テーブルのレイアウトをカスタマイズする

既定では、Excel では、XML 要素名がテーブルの列見出しとして使用されます。 ただし、列見出しセルを編集することで、列見出しを変更することができます。

1. 既定の列見出しを変更するには、Excel テーブルを選択したままで、次の文字列プレフィックス " ns1: asset" を見つけて削除します。 たとえば、 ns1: assetIDをIDに変更します。

   

2. 列の幅を調整するには、[すべて選択] をクリックし、任意の列見出しの境界をダブルクリックします。

ページの先頭へ

作業 1: Outlook から Windows フォルダーにフォームをエクスポートする

1. Outlook で、[社員] から受信したすべてのフォームが含まれているフォルダーを選択し、CTRL キーを押しながら A キーを押してすべてのフォーム電子メールメッセージを選択します。

2. 選択したオブジェクトを右クリックし、[ InfoPath アクション] をポイントして、[フォームのエクスポート] をクリックします。

3. [フォームのエクスポート] ダイアログボックスでフォルダーを選択し、 [OK]をクリックします。

作業 2: フォームを Excel にインポートする

1. 手順2で作成した Excel ブックで、 「スキーマファイルをマップして、excel の表レイアウトをカスタマイズする」で、excel テーブルの対応付けられているセルのいずれかを選択します。

2. [開発] タブの [ XML ] グループで、[インポート] をクリックします。

   

   [ XML のインポート] ダイアログボックスが表示されます。

3. Windows Vista を実行しているコンピューターの場合    

   • アドレスバーで、作業1で作成した xml データファイル (.xml) が保存されているフォルダーをクリックします。 Outlook から Windows フォルダーにフォームをエクスポートします。

     Microsoft Windows XP を実行しているコンピューターの場合    

   • [ファイルの場所] ボックスの一覧で、作業1で作成した xml データファイル (.xml) が保存されているフォルダーをクリックします。 Outlook から Windows フォルダーにフォームをエクスポートします。

4. 次のいずれかの操作を行います。

   • ファイルが連続している場合は、SHIFT キーを押しながら、リスト内の最初のファイルと最後のファイルをクリックします。

   • ファイルが連続していない場合は、CTRL キーを押しながら、リスト内のインポートする各ファイルをクリックします。

5. [インポート] をクリックします。

   

既定では、対応付けられたセルの既存のデータは上書きされます。これは、このビジネスソリューションの目的の最終的な結果です。 ただし、意思決定者は、スケジュールされた期限の前に、データを複数回インポートして進行状況を測定することができます。

詳細については、「 XML ファイルに接続する」を参照してください。

作業 3: ピボットテーブルとピボットグラフレポートを更新する

• ピボットテーブルレポート内のセルをクリックします。

• [オプション] タブの [データ] グループで、[すべて更新] の横の矢印をクリックし、[更新] をクリックします。

  

Excel ブックには、翌年の機器予算の割り当てに役立つデータと概要レポートがすべて含まれています。 もちろん、データの並べ替え、フィルター、または条件付き書式設定など、必要に応じて Excel ブックでさらに分析を行うことができます。

ページの先頭へ

SharePoint リストを使用する

InfoPath では、SharePoint リストを読み取り専用のデータソースとして簡単に使用できます。 次の2つの操作のいずれかを行うことができます。

• SharePoint リストからデータを Excel にエクスポートすると、Excel で自動的にデータ接続が作成されます。

• Excel から SharePoint リストへのデータ接続を明示的に作成します。

データ接続が作成されたら、Excel のデータを更新して、最新のデータを取得できます。

SharePoint リストを使用してデータを追加して更新することができます。 InfoPath フォームを使用して、リストからアイテムを表示したり (たとえば、最適に表示される複雑なアイテムや長いアイテムなど)、Excel を使ってさらにデータを分析することができます。

1. InfoPath で簡単に確認できるように、1つの項目を表示します。

2. SharePoint リストのデータを追加および更新する。

3. Excel で最新の状態に更新してレポートを表示します。

詳細については、「 SharePoint ドキュメントライブラリまたはリストにデータ接続を追加する」を参照してください。

Access データベースを使用する

InfoPath では、Access データベースへの読み取り/書き込み接続を作成できます。 Excel では、更新して最新のデータを取得できるように、Access データベースへのデータ接続を明示的に作成できます。 また、ブックが開かれたときに自動的に更新されるように接続を定義することもできます。また、5分ごとなど、定期的に更新することもできます。

Access データベースは、InfoPath と Excel の中間として使用できます。 Access に InfoPath フォームを送信すると、Access データベースが更新されます。 Excel でデータ接続を更新すると、Access から更新されたデータが取得されます。 実際には、InfoPath から Excel ブックに間接的にデータを送信しています。

1. フォームを Access データベースに表示して送信します。

2. Access データベースにデータを保存します。

3. Excel で最新の状態に更新してレポートを表示します。

詳細については、「 Microsoft access データベースに基づくフォームテンプレートをデザインする」を参照してください。

ページの先頭へ