電子メールで収集したデータを Access データベースに追加する

準備

電子メール メッセージを使用して初めてデータを収集する場合は、次の手順を実行します。

1. コンピューターに次のアプリケーションがインストールされていることを確認します。

   • Access 2007 または Access 2010。

   • Outlook 2007 または Outlook 2010。 電子メール メッセージの送信に使用するコンピューターに Outlook がインストールされ、構成されている必要があります。 Outlook がインストールされていてもまだ構成されていない場合は、Outlook を起動し、Outlook スタートアップ ウィザードの指示に従います。 ウィザードのヘルプについては、「Outlook のヘルプ」を参照してください。

   • InfoPath フォームの使用を計画している場合は、InfoPath 2007 以降のエディションがインストールされていることを確認し、受信者も自分のコンピューターに InfoPath をインストールする必要があります。

   • 電子メール受信者は、フォームを表示および編集するために、コンピューターにインストールされている HTML 形式をサポートする InfoPath または電子メール クライアントが必要です。

     電子メール メッセージを介してデータを収集するために使用されるフォームは、Access フォームではありません。 ウィザードでは、HTML 形式または InfoPath 形式の特別なフォームが生成されます。

     宛先データベースを識別します。 データベースは、.mdb形式または .accdb 形式にすることができます。 さらに、.mde ファイルと .accde ファイルがサポートされています。 既存のデータベースを使用しない場合は、新しいデータベースを作成する必要があります。

2. 電子メールの返信からのデータを入力するテーブルを特定または作成します。 既存のテーブルのデータを収集する場合は、テーブルが読み取り専用ではなく、その内容を追加または更新するために必要なアクセス許可があることを確認します。

データ収集操作で 2 つ以上のテーブルが設定される場合は、選択クエリを作成し、フォームのレコード ソースとして使用する必要があります。 クエリに、基になるテーブルのすべての必須フィールドが含まれていることを確認します。 既存のクエリを使用している場合は、クエリが読み取り専用ではなく、その内容に追加または更新するために必要なアクセス許可があることを確認します。 2 つ以上のテーブルに基づくクエリの作成の詳細については、 クエリの概要に関する記事を参照してください。

次の状況では、データを新しいレコードとして格納します。

• データが複数のテーブルに設定される場合。

• 変換先テーブルに主キー フィールドがない場合。 各応答を既存のレコードにマップするには、主キー値が必要です。 変換先テーブルに主キー フィールドがない場合は、ここで追加するか、一意の値を持つ既存のフィールドを主キーとして割り当てます。

• 変換先テーブルにレコードがない場合。 テーブルが空の場合、ウィザードはレコードを追加することを前提としています。

• 受信者の電子メール アドレスがデータベースのフィールドとして格納されていない場合。 データを収集してレコードを更新する場合、ウィザードで生成されたメッセージにアドレスを手動で入力することはできません。 アドレス フィールドは、宛先テーブル内、または宛先テーブルとのリレーションシップを持つテーブル内にある必要があります。

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開始する

1. 収集されたデータが格納されるデータベースを開きます。

2. 1 つのテーブルにデータを追加するには、ナビゲーション ウィンドウでテーブルを選択します。 複数の関連テーブルを設定するには、これらのテーブルにバインドされているクエリを選択します。

3. ウィザードを開始するには、次のいずれかの操作を行います。

   • [ 外部データ ] タブの [ データの収集 ] グループで、[ 電子メールの作成] をクリックします。

   • テーブルまたはクエリを右クリックし、[ 電子メールでデータの収集と更新] をクリックします。

     注: テーブルにフィールドが含まれていない場合、または AutoNumber、OLE オブジェクト、添付ファイル、または複数値のルックアップ フィールドの種類しかない場合、Access は次のメッセージを表示します。 選択したテーブルまたはクエリには、電子メールを使用したデータの収集をサポートするフィールドがありません。

テーブルにデータ収集をサポートするフィールドが含まれている場合は、ウィザードが起動します。 変換先テーブルでデータの追加と更新の両方がサポートされている場合、ウィザードでは、電子メール メッセージを介してデータを収集するために必要な手順を説明します。

次のセクションは、プロセスの次の 7 つの主要な手順で発生する可能性がある質問の参照として使用します。

1. 送信するデータ入力フォームの種類を選択します

2. 新しいデータを収集するか、既存のデータを更新するかを選択する

3. 収集するデータを指定する

4. 自動または手動のデータ処理を指定する

5. 受信者の電子メール アドレスを指定する方法を選択する

6. 受信者の一覧を確認して指定する

7. 電子メール メッセージを作成して送信する

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送信するデータ入力フォームの種類を選択します

自分と受信者の使いやすさに基づいてフォームの種類を選択します。

HTML フォームを選択する    HTML フォームは、電子メール クライアントが HTML をサポートするすべてのユーザーが表示および編集できます

Microsoft InfoPath フォームを選択する    このオプションは、コンピューターに InfoPath がインストールされている場合にのみ表示されます。 このオプションは、受信者全員が自分のコンピューターに InfoPath と Outlook をインストールしている場合にのみ選択します。 InfoPath フォームは、より優れたデータ入力と編集環境を提供します。

次に表示されるウィザード ページは、コピー先オブジェクトがデータの更新をサポートしているかどうかによって異なります。 オブジェクトが 2 つ以上のテーブルに基づくクエリである場合、または主キー フィールドを持たないテーブルまたはレコードが含まれていないテーブルの場合、ウィザードは新しいレコードを追加することを想定し、フォーム フィールドの選択を求めるメッセージを表示します。 それ以外の場合は、フォーム フィールドの選択を求める前に、データを追加または更新するかどうかを指定するように求められます。

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新しいデータを収集するか、既存のデータを更新するかを選択する

データで実行する操作を指定します。 使用しているフォームの種類は、受信者が 1 回の返信で送信できる新しいレコードの数に影響します。 データを更新する場合、受信者が更新する必要があるレコードの数は、メッセージに含まれる事前に完了したフォームの数を識別します。

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収集するデータを指定する

フォームに含めるフィールドを選択する場合、基になるテーブルまたはクエリに存在するすべてのフィールドをフォームに含める必要はありません。 ただし、次の条件を満たす必要があります。

• 必須フィールド:    アスタリスク (*) 記号でマークされたフィールドは必須フィールドです。 新しいレコードを収集する場合は、 必須 プロパティが [はい] に設定されているすべてのフィールドがウィザードに自動的に含まれます。 レコードの必須フィールドが空白の場合、Access はレコードをテーブルに追加できません。

• サポートされていないフィールドの種類:    オートナンバー、添付ファイル、OLE オブジェクト、複数値のルックアップ フィールドなど、特定のフィールド型をフォームに含めることはできません。

• 主キー フィールド:    ただし、ユーザーはレコードを追加するときにフィールドに値を入力できます。指定された値が既に使用されている場合、応答は処理されません。

  注: 含まれている各フィールドについて、[ フィールドのプロパティ] でラベルを指定し、ユーザーがそのフィールドのデータを変更しない場合は、[ 読み取り専用 ] をクリックします。

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自動または手動のデータ処理を指定する

返信の自動処理または手動処理を選択できます。 自動処理は、応答を取得すると、Outlook と Access が連携してデータをデータベース内の宛先テーブルにエクスポートすることを意味します。 自動処理を使用すると、時間と労力を節約できます。 手動処理は、エクスポート操作を開始して、Outlook の指定されたフォルダーから Access のコピー先テーブルにデータを転送することを意味します。

応答がメールボックスに到達した時点で次の条件が満たされている限り、応答は宛先テーブルに正常にエクスポートされます。

• Outlook はコンピューター上で既に実行されている必要があります。 Outlook が実行されていない場合は、次回 Outlook を起動するときに処理が開始されます。

• アクセスはパスワードで保護しないでください。また、排他モードでは開かないようにしてください。 電子メール メッセージを送信してから、データベースの名前または場所を変更しないでください。

• 電子メール メッセージを送信してから、テーブルとクエリの名前と、フォームに含まれるフィールドのプロパティは変更しないでください。

• 基になるテーブルとクエリの内容を追加または更新するために必要なアクセス許可が必要です。

  注: 自動処理が失敗した場合は、問題を修正してから、失敗した応答を手動でエクスポートします。 問題を解決した後に受信トレイに到達した返信はすべて、自動的に処理されます。

受信者の電子メール アドレスを指定する方法を選択する

新しい情報のみを収集する場合は、次の 2 つの方法で電子メール アドレスを指定できます。

• Outlook の電子メール メッセージに電子メール アドレスを個別に入力するか、アドレス帳からアドレスを選択します。

• 現在の Access データベースのテーブルまたはクエリの電子メール アドレス フィールドを使用します。

  注: 既存のレコードを更新するためにデータを収集する場合、受信者の電子メール アドレスをデータベースのフィールドとして使用できる必要があるため、このダイアログ ボックスは表示されません。

受信者の一覧を確認して指定する

最後の主要な手順は、電子メール メッセージのプレビューとカスタマイズ、受信者リストの微調整、データ収集メッセージの送信です。

電子メール メッセージを作成して送信する

ウィザードで電子メール メッセージを作成できることを通知し、[ 応答の管理 ] コマンドを使用して電子メールの状態を表示する方法を示すと、一部の警告メッセージが表示される場合があります。 次の表では、各警告と、それを解決するために実行できるアクションについて説明します。

メッセージをプレビューしてカスタマイズした後、電子メール アドレス フィールドをフィルター処理し、受信者を選択できます。 対応するチェック ボックスを選択して、使用する電子メール アドレスを選択します。 無効な電子メール アドレスの一覧が表示されたダイアログ ボックスが表示された場合は、一覧にアドレスを書き留め、[ 終了] をクリックします。 無効なアドレスを確認し、必要な修正を行い、メッセージの再送信を試みます。

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