Microsoft 365 には、チームの共同作業をより効率的に行うのに役立つさまざまな種類のグループが用意されています。 各グループの種類には、電子メールの会話の管理、ファイルの共有、イベントの整理など、一意の目的があります。 この記事では、Microsoft 365 のさまざまな種類のグループと使用できるグループについて説明します。これにより、チームのコラボレーション ニーズに適したグループを選択できます。
Microsoft 365 のグループの種類
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Microsoft 365 グループ organization内でのコラボレーションのために設計されています。 グループのメール アドレスと SharePoint サイトが付属しており、ドキュメント、メモ、会議の議題を共有できます。 Microsoft 365 グループは、プロジェクト管理、チームコミュニケーション、ドキュメント共有に使用できます。
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配布グループは、organization内と外部の両方のユーザーに情報と更新プログラムをブロードキャストするために使用されます。 これらは、ジョブの更新、組織の変更、またはイベントを特定の顧客または従業員のセットに共有するために使用できます。
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セキュリティ グループ は、Microsoft 365 リソースへのアクセスを許可し、管理を容易にするように設計されています。 ツール、ポータル、レポート、プリンターなどのデバイスなどの重要な会社リソースへのアクセスを許可するために使用できます。
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メールが有効なセキュリティ グループ はセキュリティ グループに似ていますが、すべてのメンバーにメールを送信する機能が追加されています。 これらは、ニュース、プロモーション、会社の更新情報を営業チームに送信するために使用できます。
グループは、Microsoft 365 管理センターまたは Outlook、Teams などの Microsoft 365 アプリで作成できます。 organizationの設定に応じて、オンラインまたはオンプレミスでグループを作成できます。 作成したら、メンバーの追加、アクセス許可の設定、およびコラボレーション、コミュニケーション、リソースの共有に使用を開始できます。
グループでの所有者、メンバー、ゲストの役割
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所有者 - グループの所有者は、グループを作成し、そのグループを完全に制御するユーザーです。 所有者は、メンバーの追加または削除、グループ設定の変更、ファイルや予定表などのグループ リソースの管理を行うことができます。
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メンバー — メンバーは、所有者によってグループに追加されるユーザーです。 メンバーは、グループ リソースにアクセスし、グループ会話に参加できます。
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ゲスト - ゲストは、organizationのメンバーではないが、所有者によってグループ リソースへのアクセスが許可されているユーザーです。 ゲストは、グループに参加して特定のプロジェクトで共同作業をしたり、フィードバックを提供したりできます。 Microsoft 365 グループにゲスト ユーザーを追加する方法の詳細については、こちらをご覧ください。
Microsoft 365 でのグループの管理
Microsoft 365 でグループを作成、管理、および最終的に廃止できます。 グループを作成するときに、所有者はグループの種類を選択し、メンバーを追加し、アクセス許可を設定できます。 グループが作成されたら、所有者は、メンバーの追加または削除、グループ設定の変更、ファイルや予定表などのリソースの管理を行うことで、グループを管理できます。 ある時点で、グループは不要になり、所有者はグループを廃止できます。これにより、グループがシステムから削除され、誰もそのリソースにアクセスできなくなります。
グループでは、所有者が適切に機能する必要があることに注意することが重要です。 グループに所有者がない場合、または所有者が削除された場合、自動システムによって新しい所有者がグループに割り当てられます。 このプロセスは、グループの機能を維持するのに役立ち、グループの管理を担当する所有者が常に存在することを保証します。 所有者なしの Microsoft 365 グループを管理する方法の詳細については、こちらをご覧ください。
