Outlook で共有メールボックスを開いて使用する

新しい Outlook に共有メールボックスを追加する

管理者がユーザーを共有メールボックスのメンバーとして追加したら、新しい Outlook を閉じて再起動します。 共有メールボックスは、ユーザーのフォルダー ウィンドウに自動的に表示されるはずです。

うまくいかない場合

管理者がユーザーを共有メールボックスに追加してから共有メールボックスが表示されるまでに数分間かかることがあります。 しばらく待ったら新しい Outlook を閉じ、再起動します。 または、共有ボックスを手動で追加します。

1. 新しい Outlook のナビゲーション ウィンドウから [ メール ] を選択します。

2. フォルダー ウィンドウで、アカウント名を右クリックし、[共有フォルダーまたはメールボックスの追加] を選択します。
   

3. [ 共有フォルダーまたはメールボックスの追加 ] ウィンドウで、アクセスするメールボックスの名前 (例: info@contoso.com) を入力します。

   注

   ユーザーは共有メールボックスをいつでも追加できますが、使い始める前に、IT 管理者がユーザーをメンバーとして追加する必要があります。

フォルダー ウィンドウで共有メールボックスを見つける

左側のフォルダー ウィンドウで、[共有アイテム] フォルダーを見つけます。 フォルダーを選択して展開します。 共有メールボックスは、[共有アイテム] の下にあるサブフォルダーです。 そこで共有メールボックスの名前を選択すると、展開され、[受信トレイ]、[下書き]、[送信済みアイテム] などの標準のメール フォルダーが表示されます。

共有メールボックスからメールを送信する

1. 新しい Outlook for Windows のナビゲーション ウィンドウから [ メール ] を選択します。
2. [ ホーム] タブで、[ 新規>メール] を選択します。
3. メッセージの上部 ([送信] の横) に "差出人" フィールドが表示されない場合は、[オプション] タブで [差出人を表示] を選択します。
4. メッセージで [差出人] を選択し、共有のメール アドレスに変更します。 共有のメール アドレスが表示されない場合は [その他のメール アドレス] を選択し、共有のメール アドレスを入力します。
5. メッセージの作成を完了して、[送信] を選択します。
   これ以降、共有メールボックスからメッセージを送信する場合、共有アドレスは [差出人] ドロップダウン リストで利用可能になります。
   メッセージが共有メールボックスから送信された場合には必ず、メッセージでは共有メール アドレスのみが受信者に表示されます。

共有メールボックスに送信されたメールに返信する

1. 新しい Outlook for Windows を開きます。
2. 返信するメール メッセージを開きます。
3. メッセージの上部の "差出人" フィールドに、共有メールボックスの名前が表示されているはずです。 表示されていない場合は、[差出人] ドロップダウン ボックスを選択し、共有メールボックスを選択します。
4. メッセージの作成を完了して、[送信] を選択します。
   共有メールボックスからメッセージを送信する場合、そのアドレスは [差出人] ドロップダウン リストで利用可能になります。
   共有メールボックスから送信されたメッセージでは、受信者には共有メール アドレスのみが表示されます。

共有メールボックスで検索する

共有メールボックスが新しい Outlook に追加されると、共有メールボックス内での検索はプライマリ メールボックスでの検索と同様になります。

1. 新しい Outlook for Windows を開きます。
2. フォルダー ウィンドウで共有メールボックス内のフォルダーを選択します。
3. Outlook ウィンドウの上部にある検索ボックスに、検索に使用するクエリを入力し、Enter キーを押します。
   メッセージ一覧には、検索に基づいて、共有メールボックス内の選択したフォルダーからの結果が表示されます。

共有メールボックスの共有予定表を使用する

管理者がユーザーを共有メールボックスのメンバーとして追加した後、新しい Outlook を閉じて再起動します。 共有メールボックスに関連付けられている共有予定表がユーザーの [予定表] 一覧に自動的に追加されます。

1. 新しい Outlook で予定表ビューに移動し、共有メールボックスを選択します。
   予定を入力すると、共有メールボックスのメンバー全員がその予定を表示できます。
2. 共有メールボックスのすべてのメンバーは、予定表での予定の作成、表示、および管理を、個人的な予定の場合と同様に行えます。 共有メールボックスのメンバーになっているすべてのユーザーは、共有予定表での変更を確認できます。

メールボックス内の共有連絡先リストを使用する

共有メールボックスの連絡先、および他のユーザーのメールボックスの連絡先は、現在、新しい Outlook では使用できません。 Microsoft の Outlook 組織では、この更新に積極的に取り組んでいます。

共有メールボックスでのアドインの可用性

Windows 上の新しい Outlook では、共有メールボックスでのアドインのサポートは、特定のシナリオと、共有メールボックスがフル アカウントに昇格されたかどうかによって異なります。 これらのシナリオの詳細については、「 Outlook でアドインを使用する」を参照してください。

新しい Outlook の共有メールボックスについて、他に何か知るべき点がありますか?

共有メールボックスをアカウントとして追加する方法の詳細については、 こちらを参照してください。 共有メールボックスをアカウントとして追加すると、次の機能がサポートされます。

現在は共有メールボックスで提供されていないが、今後の更新プログラムで追加されるその他の機能:

• メールボックスへの新しい代理アクセス権の付与

エグゼクティブ アシスタントと代理人が新しい Outlook でメールボックス管理をうまくナビゲートするのに役立つメールのヒントを次に示します。

メール ヒント

エグゼクティブ管理者向けのメール フィルターとルール

新しい Outlook では、エグゼクティブ管理者は [ 予定表の招待あり] メール フィルターを使用して、会議の招待状を簡単に見つけることができます。

また、エグゼクティブのアカウントに対して "他のユーザーに代わり受信したメール" ルールを設定し、自動的に別のフォルダーに移動し、自由に分類することもできます。

メールをドラッグ アンド ドロップしてタスクを作成する

メールを今日の予定にドラッグしてタスクに変換して、やるべき作業を簡単に管理できます。

すばやくアクセスできるようにシフトをピン留めする

メールをピン留めして受信トレイの上部に表示できるようになったため、戻って検索する時間を節約できます。 メールをホバーまたは右クリックし、[ピン留めする] を選択してピン留めします。

メールを送信するタイミングをスケジュールする

今日のハイブリッド ワークの世界では、自分の場所は昼間でも他のユーザーの場所は夜である可能性があるため、誰かに真夜中にメールを送信するのは避けたいものです。 新しい Outlook を使うと、必要なときにメールを簡単に送信できます。 [送信] の横にあるドロップダウン矢印を選択し、[送信のスケジュール] を選択するだけです。

メールを再通知する

非常に重要なメールであっても、すぐに対応する必要がない場合があります。 再通知機能を使用すると、メールが受信トレイに再配信される時刻をスケジュールし、必要な時刻に表示させることができるため、メールを適切なタイミングで処理できます。 メッセージを右クリックして [再通知] を選択するか、リボンから [再通知] を選択します。 次に、配信する時間を選択します。

共有メールボックスを従来の Outlook に追加する

管理者がユーザーを共有メールボックスのメンバーとして追加したら Outlook を閉じ、再起動します。 共有メールボックスは、従来の Outlook のフォルダー ウィンドウに自動的に表示されるはずです。

うまくいかない場合

• 管理者がユーザーを共有メールボックスに追加してから共有メールボックスが表示されるまでに数分間かかることがあります。 しばらく待ったら Outlook を閉じ、もう一度再起動します。

• うまくいかない場合は、共有メールボックスを手動で Outlook に追加します。

  1. 従来の Outlook を開きます。
  2. リボンの [ ファイル ] タブを選択し、[ アカウント設定]>[アカウント設定] を選択します。
  3. [メール] タブを選択します。
  4. 正しいアカウントが強調表示されていることを確認してから [変更] を選択します。
  5. [詳細設定]>[詳細設定]>[追加] を選択します。
  6. info@contoso.com などの共有メール アドレスを入力します。
  7. [ OK]>[OK] を選択します。
  8. [次へ>完了]> [閉じる] を選択します。

共有メールボックスからメールを送信する

1. 従来の Outlook を開きます。
2. [新しい電子メール] を選択します。
3. メッセージの上部に [差出人] フィールドが表示されていない場合は、[オプション>差出人] を選びます。
4. メッセージで [差出人] を選択し、共有のメール アドレスに変更します。 共有のメール アドレスが表示されない場合は [その他のメール アドレス] を選択し、共有のメール アドレスを入力します。
5. [OK] を選択します。
6. メッセージの作成を完了して、[送信] を選びます。
   これ以降、共有メールボックスからメッセージを送信する場合、共有アドレスは [差出人] ドロップダウン リストで利用可能になります。
   共有メールボックスから送信されたメッセージでは、受信者には共有メール アドレスのみが表示されます。

共有メールボックスに送信されたメールに返信する

1. 従来の Outlook を開きます。
2. 返信するメール メッセージを開きます。
3. メッセージの上部の "差出人" フィールドに、共有メールボックスの名前が表示されているはずです。 表示されない場合は、 [差出人] ドロップダウン ボックスを選択し、共有メールボックスを選択します。
4. メッセージの作成を完了して、[送信] を選びます。
   共有メールボックスからメッセージを送信する場合、そのアドレスは [差出人] ドロップダウン リストで利用可能になります。
   共有メールボックスから送信されたメッセージでは、受信者には共有メール アドレスのみが表示されます。

共有メールボックスで検索する

共有メールボックスが Outlook に追加されると、共有メールボックス内での検索はプライマリ メールボックスでの検索と同様になります。

1. 従来の Outlook を開きます。
2. 左側のフォルダー ウィンドウで共有メールボックス内のフォルダーを選択します。
3. リボン (ツール バー) の上部にある検索ボックスにクエリを入力します。
4. [Enter] キーを押すか、検索ボックスの右側にある [拡大鏡ボタン] を選択して検索を開始します。
   メッセージ一覧には、検索に基づいて、共有メールボックス上の選択したフォルダーからの結果を返します。

共有予定表を使う

管理者がユーザーを共有メールボックスのメンバーとして追加した後、新しい Outlook を閉じて再起動します。 共有メールボックスに関連付けられている共有予定表がユーザーの [予定表] 一覧に自動的に追加されます。

1. 従来の Outlook では、予定表ビューに移動し、共有メールボックスを選択します。
   
2. 予定を入力すると、共有メールボックスのメンバー全員がその予定を表示できます。
3. 共有メールボックスのすべてのメンバーは、予定表での予定の作成、表示、および管理を、個人的な予定の場合と同様に行えます。 共有メールボックスのメンバーになっているすべてのユーザーは、共有予定表での変更を確認できます。

共有の連絡先リストを使用する

管理者がユーザーを共有メールボックスのメンバーとして追加した後、新しい Outlook を閉じて再起動します。 共有メールボックスに関連付けられている共有連絡先一覧が [個人用の連絡先] 一覧に自動的に追加されます。

1. 従来の Outlook で、[People] を選択します。
2. [個人用の連絡先] で、共有連絡先リストの連絡先フォルダーを選択します。
   

共有メールボックスでのアドインの可用性

従来の Outlook on Windows では、共有メールボックスでのアドインのサポートは、特定のシナリオによって異なります。 これらのシナリオの詳細については、「 Outlook でアドインを使用する」を参照してください。

プライマリ メールボックスの下に表示されるように共有メールボックスを追加する

プライマリ メールボックスと共有メールボックスのメールを同時に監視する必要がある場合は、この方法を使います。 このタスクの完了後は、Outlook on the web を開くたびに、共有メールボックスとそのフォルダーが左側のナビゲーション ウィンドウに表示されます。

1. Outlook on the web でアカウントにサインインします。
2. Exchange Online メールボックスの場合は、左側のナビゲーション ウィンドウで [フォルダー] を右クリックし、[共有フォルダーまたはメールボックスの追加] を選択します。 左側のナビゲーション ウィンドウのプライマリ メールボックス ("Molly Dempsey" など) を右クリックし、[共有フォルダーの追加] を選択します。
   
3. [ 共有フォルダーの追加] ダイアログ ボックスで、メンバーになっている共有メールボックスの名前 ( info@contoso.com など) を入力します。

共有メールボックスは、Outlook on the web のフォルダー一覧に表示されます。 プライマリ メールボックスでの操作と同様に、共有メールボックスのフォルダーを展開したり、折りたたんだりできます。 また、フォルダー リストから共有メールボックスを削除できます。 削除するには、共有メールボックスを右クリックし、[共有フォルダーの削除] を選択します。

共有メールボックスの新しいメッセージの通知を受信する

共有メールボックスの受信トレイ内の新しいメッセージに関する通知を受信するには、共有メールボックスを別のブラウザー ウィンドウで開く必要があります。

別のブラウザー ウィンドウで共有メールボックスを開く

独自のブラウザー ウィンドウで共有メールボックスのメールを表示および管理する場合は、この方法を使用します。 この方法を使うと、共有メールボックスの受信トレイ内の新しいアイテムに関する通知を受信することもできます。

1. Outlook on the web でアカウントにサインインします。

2. Outlook on the web のナビゲーション バーで、名前を選択します。 一覧が表示されます。

3. [別のメールボックスを開く] を選択します。

4. 開く他のメールボックスの電子メール アドレスを入力し、[ 開く] を選択します。 別の Outlook on the web セッションが別のウィンドウで開き、他のメールボックスにアクセスできるようになります。

   ヒント

   メールボックスのメール アドレスをミスタイプした場合、結果は「一致が見つかりませんでした」です。 メール アドレスをもう一度入力してください。

共有メールボックスからメールを送信する

1. フォルダー一覧の上にある [新規メール] をクリックします。 新しいメッセージ フォームが閲覧ウィンドウに表示されます。

2. メッセージの上部で、[]> [表示元] を選択します。
   
   このオプションを使用すると、メール メッセージは、ユーザーのメール アカウントからではなく共有メールボックスからのメッセージとして受信者に表示されるようになります。

3. 共有メールボックスを初めて使用するときは、[差出人] ドロップダウン リストにアドレスを追加する必要があります。

   1. [差出人] アドレスを右クリックし、[削除] を選択します。
      
   2. 共有アドレスを入力します。 以降、共有メールボックスから返信する場合は、そのアドレスが [差出人] ドロップダウン リストのオプションとして表示されます。

4. 受信者を追加するには、連絡先フォルダーまたは組織のアドレス一覧に含まれているいずれかのユーザーの名前を入力するか、[宛先] または [CC] ボックスにメール アドレスを入力します。 ユーザーの名前を初めて入力すると、Outlook on the web はそのユーザーのアドレスを検索します。 その後は、名前がキャッシュされるため、すばやく見つけることができます。

5. 件名を入力します。

6. 送信するメッセージを入力します。

7. メッセージを送信する準備ができたら、[送信] をクリックします。

共有メールボックスに送信されたメールに返信する

共有メールボックスに送信されたメッセージに初めて返信するときは、[差出人] ドロップダウン ボックスに共有アドレスを追加する必要があります。 その手順は次のとおりです。

1. Outlook on the web を開き、共有メールボックスに移動します。
2. 共有アドレスに送信されたメッセージを開きます。
3. [返信] を選択します。
4. メッセージの上部で、[]> [表示元] を選択します。
   
5. [差出人] アドレスを右クリックし、[削除] を選択します。
   
6. 共有アドレスを入力して、メッセージを送信します。 以降、共有メールボックスから返信する場合は、そのアドレスが [差出人] ドロップダウン リストのオプションとして表示されます。

共有メールボックスから自動応答を送信する

共有メールボックスから自動応答を送信する機能を設定するアクセス許可は、Microsoft 365 管理者のみが持っています。 手順については、管理者に「 共有メールボックスの作成」を参照してください。

共有メールボックスでのアドインの可用性

Outlook on the web では、共有メールボックスでのアドインのサポートは、特定のシナリオと共有メールボックスへのアクセス方法によって異なります。 これらのシナリオの詳細については、「 Outlook でアドインを使用する」を参照してください。