タスク リストを発行して、organizationの作業を定義および追跡する

オペレーション マネージャーまたは同様のビジネス リーダーとして、組織内の多くのチームのタスクの一覧を一元的に作成し、作業の完了を監視できます。 この機能は、現場担当者がさまざまな地理的な場所に分散している組織のタスク管理を容易にするように設計されています。

この機能は、organizationが有効なタスクの発行が自分とチームに対して有効になっている場合、Microsoft Teamsの Planner アプリで使用できます。 

この記事の内容

概要

作業を開始する前に

公開可能なタスク リストを作成する

まだ発行されていないリストに変更を加える

タスク リストを発行する

発行済みタスク リストに変更を加える

発行されたタスクのレポートを表示する

概要

タスクの発行では、organizationでタスクを一元的に定義し、作業を実行する必要があるチームに配布できます。 organizationで有効になっている場合は、Microsoft Teamsの Planner アプリでこの機能を確認できます。

タスク発行エクスペリエンスでは、タスクリストから開始し、タスクを追加できます。 ノートの追加、優先順位の設定、ドキュメントと写真の添付、完了の要件の適用を行うことができるように、リスト内の各タスクの詳細を制御できます。 タスク リストに少なくとも 1 つのタスクを追加すると、そのリストを選択したチーム (場所) に発行できます。

リストを発行すると、複数の場所で作業の完了状態を反映するレポート ビューが表示されます。

• 現場担当者は、モバイル、デスクトップ、Web 上の Teams の Planner アプリで、割り当てられているすべてのタスクを確認できます。
• 現場マネージャーは Planner を使用して、場所のタスクの進行状況と完了を追跡できます。
• 組織のリーダーは、Planner を使用して、すべての場所でタスクの進行状況を確認できます。

現場担当者とマネージャーは、チームに発行されたタスクを削除できません。 タイトル、メモ フィールド、チェックリスト項目の各フィールドは、公開されたタスクでも保護されているため、現場の従業員は作業の詳細を変更できません。

タスク リストを作成して発行するには、Planner アプリの [発行 ] ページに移動します。 

作業を開始する前に

作成および発行できるリストの種類について説明します

タスクの公開には、2 種類のタスク リストがあります。 各チームのタスクを含むリスト (標準タスク リストと呼ばれます) と、各チーム メンバーのタスクを含むリストを作成できます。 各種類のリストと、それらを使用するタイミングの詳細を次に示します。

リスト	用途	発行時の動作	使用例
タスク リストStandard 各チームについて	チームごとに 1 回完了する必要があるタスクの場合。 これらのリストを定期的に作成できます。	選択したチームごとに、そのチームのプランにタスクの 1 つのコピーが作成されます。 1 人の現場マネージャーまたはワーカーがタスクを完了するとすぐに、チーム全体で完了したと見なされます。	製造組織の運用マネージャーである Reza は、新しい生産ラインを実装するためのタスク リストを作成します。 Reza は、その一覧を、新しいラインをパイロットするための一連のプラントの場所に発行します。 選択した各場所は、タスクのコピーを 1 つ受け取ります。 あるマネージャーまたはワーカーがタスクを完了済みとしてマークすると、場所全体に対して完了として反映されます。
すべてのユーザーが完了する チーム メンバーごとに	チームのすべてのユーザーが完了する必要があるタスクの場合。	選択したチームごとに、タスクの複数のコピーが作成されます。 チームのすべてのメンバーに対して、各タスクのコピーがそのチーム メンバーの個人用プランに作成され、タスクがその個人に割り当てられます。 すべてのチーム メンバーは、そのタスクの 100% 完了を反映するために、自分の場所のタスクを完了する必要があります。	小売組織の運用マネージャーである Camille には、すべての従業員が認めなければならない新しい職場の正常性ポリシーがあります。 Camille は、新しいポリシーを確認してサインオフするためのタスクを含むタスク リストを発行します。 選択した各場所のすべての従業員に対して作成され、割り当てられたタスクが表示されます。 各従業員は、独自のタスクを完了する必要があります。 ユーザーがタスクの完了をマークしても、チームメイトに割り当てられたタスクには影響しません。

[発行] ページについて理解する

[発行] ページの [ リスト ] に、 下書き、 スケジュール済み、 発行済み、 未発行のセクションが表示されます。 各セクションは、発行プロセスのリストの状態を表します。

各セクションについて理解するには、次の表を使用します。

セクション	状態と動作を一覧表示する	リスト内のタスクは編集できますか?	タスクは受信者チームのメンバーに表示されますか?
下書き	まだ発行されていないか、公開のスケジュールが設定されていません。	○	×
スケジュール済み	指定した日時に発行するようにスケジュールされています。	○	×
公開済み	リストが発行されているか、公開中です。	はい	○
未発行	一覧が発行されていないか、発行解除が進行中です。	×	×

公開可能なタスク リストを作成する

新しいタスク リストを作成する

1. [発行] ページの左下にある [新しい一覧] を選択し、次のいずれかを選択します。

   

   • チームごとに。 チームごとに 1 回完了する必要があるタスク (標準タスク リストとも呼ばれます) に使用します。

   • チーム メンバーごとに。 トレーニングやポリシーの確認タスクなど、チームのすべてのユーザーが完了する必要があるタスクに使用します。

     重要

     各チームのタスクを含むリストを作成した後は、各チーム メンバーのリストに変更することはできません。その逆も同様です。 新しいリストを作成する必要があります。

2. リストに名前を付けます。

3. 発行できる複数のチームに属している場合は、発行元のチームを選択します。 タスク リストのパブリケーションを受け取るチームは、タスク リストが発行されたチームを確認できます。

4. [作成] を選択します。 [ 下書き] に新しい一覧が表示されます。

5. [ タスク タイトル] で、最初のタスクにタイトルを付け、[Enter] を選択 します。

6. タスク タイトルを選択してタスクを開き、次のいずれかを追加または編集します。   

   • タイトル

   • バケット。 を使用してタスクを分類します。 たとえば、 Warehouse または Sales Desk バケットを使用して、タスクを実行する作業グループを特定できます。

   • 優先 順位。 [緊急]、[重要]、[中]、[低] のオプションがあります。

   • 開始日または期日

   • メモ

   • 最大 20 項目のチェックリスト。 項目、順序、および チェックリストがタスク完了に必要かどうかを制御します。 タスクの受信者は、各項目の完了のマーキングを制御します。 

   • 添付ファイル

   • タスク完了の要件。 タスクの受信者は、タスクを完了としてマークする前に要件を完了する必要があります。 詳細については、「 タスク一覧でタスクの完了の要件を設定する」を参照してください。 

     • 必須フォーム: タスクの受信者が入力する必要がある最大 2 つのフォームをリンクします。新しいフォームを作成することも、既存のフォームを使用することもできます。
     • 必須の承認: タスクの受信者がマネージャーに承認を要求して受け取るための承認要件を追加します。 これは、[ チームごとに ] オプション (標準タスク リストとも呼ばれます) を使用して作成されたタスク リストでのみ使用できます。 

7. 別のタスクを追加するには、[ 新しい タスク] フィールドにタスク名を入力します。

   ヒント

   タスクを作成したら、選択したすべてのタスクの優先度、期限、またはバケットを一括編集できます。 

8.   [For each team] オプション (標準タスク リストとも呼ばれます) を使用してリストを作成した場合は、繰り返しスケジュールで自動的に発行されるように定期的に作成できます。 これを行うには、[ 繰り返ししない] を選択し、一覧の繰り返し設定を選択して、[保存] を選択 します。

   定期的なタスク リストの操作の詳細については、「定期的な タスク リストを使用する」を参照してください。 

タスク リストを複製する

[複製] アクションを使用して、任意のタスク リストのコピーを作成できます。 このアクションにより、元のリスト内のタスクのコピーを含む新しいリストが作成されます。 新しいリストの名前と、作成するチームを選択できます。 次に、新しい一覧のタスクを編集して、発行用に準備できます。

1. 複製するタスク リストを選択し、[ その他のアクション>[重複除去] を選択します。 
2. リストに名前を付け、[ 発行 元] チームを選択します。 organizationの階層内で複数のチームに属している場合は、複数の選択肢が表示されます。 タスク リストのパブリケーションを受け取るチームは、タスク リストが発行されたチームを確認できます。
3. [ 複製] を選択します。 リストが複製されると、[ 下書き] の下に表示されます。 他の下書きリストと同様に、リストを操作できます。  

まだ発行されていないタスク リストに変更を加える

下書きまたはスケジュールされたリストのタスクを編集する

1. [ 下書き ] または [ スケジュール済み] で、編集するタスク リストを選択します。 

2. タスクを変更するには、そのタスクのタイトルを選択してタスクを開き、次のいずれかの操作を行います。

   • タスクのフィールドを変更するには、フィールドを選択し、必要に応じて編集します。 添付ファイルと要件を追加または削除することもできます。  
   • タスクを削除するには、タスク名の右側にある [その他のアクション] [>[削除] を選択します。

リストの名前を変更する

下書きリストの名前は、公開する前に変更できます。 

1. [下書き] で、名前を変更する一覧に移動し、[その他のアクション] [>[名前の一覧] を選択します。
2. [ タイトル ] ボックスに新しい名前を入力し、[ 保存] を選択します。

下書きまたは未公開からタスク リストを削除する

[ 下書き ] または [ 未公開] の下の任意のタスク リストを削除できます。

1. [ 下書き ] または [ 未公開] で、削除するタスクリストに移動します。
2. [その他のアクション] [>[削除] を選択します。

タスク リストを発行する

タスク リストを発行する

タスク リストの準備ができたら、メンバーが作業を行うチームに発行します。 

1. [ 下書き] でタスク リストを選択し、右上隅の [ 発行] または [ 発行] を 選択します ( 定期的なタスク リストの場合)。 

2. 受信者チームを選択する方法を選択します。 階層からチームを選択するか、チームのカスタム リストをアップロードできます。 これらのオプションの詳細については、こちらをご覧ください。 次の手順では、階層からの選択を示します。

3. タスクリストを受け取るチームを選択します。 メインの Teams リストや使用可能なフィルターを使用して、含めるチームを見つけます。

   

   • 階層内のブランチ内のすべてのチームを選択するには、その横にある [チェック] ボックスを選択します。 たとえば、"北米" を選択すると、そのリージョン内のすべての場所が選択されます。 
   • 特定の属性を持つ場所にのみ発行するには、フィルターを選択します。 たとえば、レイアウトが大きいすべての場所を選択するには、[大] フィルターを選択します。 この例の画像では、タスク リストは、北米内のすべての大きなストアに発行されます。

4. 受信者チームに通知するかどうかを選択します。

5. [ 次へ] を選択し、パブリケーション プランを確認します。 変更するには、[ 戻る] を選択します。  

6. [準備完了] を選択し、[チェックここにすべて適切に表示されます] ボックスを選択し、[発行] を選択します。 

   注

   • 発行プロセスが開始されるとすぐに、タスクリストが 下書き から 発行 済みに移動し、タスクが送信され、受信者に表示されることを示します。 
   • タスクの一覧に多数のタスクがある場合、または多数の受信者チームを選択した場合、タスクの発行には少し時間がかかる場合があります。 発行画面を離れて後で戻ってくるのは問題ありません。タスクはバックグラウンドで引き続き発行されます。 

7. 発行が完了すると、[発行 ] ページの 上部に、タスクが正常に配信されたことを示すメッセージが表示されます。

   重要

   アラート アイコンが表示された場合は、[ 詳細の表示 ] を選択して問題の解決に役立てます。

発行済みタスク リストに変更を加える

発行済みリストのタスクを編集する

リストを編集モードにすることで、パブリッシュされたリスト内のタスクを編集できます。 リストが編集モードの場合は、リスト内のタスクを更新したり、リストからタスクを削除したり、リストに新しいタスクを追加したりできます。 [変更の発行] を選択して概要を確認するまで、変更は受信者チームに 発行 されません。 

発行済みリスト内のタスクに変更を発行すると、更新されたタスクのタスク フィールドの値によって、各受信者チームのタスク フィールドの値が上書きされます。ただし、タスクの状態がリセットされないという例外があります。 このため、何を行う必要があるかを明確にする場合は、発行済みリスト内のタスクを編集することをお勧めします。

前のタスクの詳細に従ってタスクが完了した場合でも、タスクを再度完了する必要がある修正がある場合は、元のタスクを削除して新しいタスクを作成することをお勧めします。

1. [ 発行済み] で、編集するリストを選択し、[ リストの編集] を選択します。

2. タスクを選択して編集します。 新しいタスクを追加するか、既存のタスクの横にある [その他のアクション] を選択して削除することもできます。

3. 変更を発行する準備ができたら、右上隅にある [ 変更の発行 ] を選択して、元のすべての受信者チームに変更を発行します。  

   または、行った編集を取り消し、リストは以前に発行された状態に戻ります。

リストの公開を解除する

タスク リストの公開を解除する必要がある場合は、できるだけ早く発行して、一掃されたタスクの割り当てと完了を減らすことをお勧めします。未発行のリストは [ 発行されていない ] セクションに移動し、複製することはできますが、それ自体を再発行することはできません。   

1. 発行を解除する一覧の横にある [その他のアクション>[非公開] を選択します。
2. 一覧の公開を解除することを確認し、[ Unpublis h]\(公開解除\) を選択します。

一覧が [未発行] の下に表示されたら、削除または複製、コピーの編集、編集したコピーの発行を行うことができます。

発行されたタスクのレポートを表示する

発行済みタスクの割り当てと完了を追跡する

タスク リストを発行した後、送信したタスクの割り当てや完了に関するチームの進捗状況を追跡することが必要になる可能性があります。 [ 発行済み ] セクションで一覧を選択します。 ここから、発行されたタスクの詳細をいくつかの方法で表示できます。 

• タスク レポート ビューを使用すると、一覧の特定のタスクの進行状況を確認できます。

  

  タスクの右側にある [ を選択し、[ レポートの表示 ] を選択して、そのタスクを受け取ったチーム全体でそのタスクの割り当てと完了状態を表示します。

• リスト レポート ビューを使用すると、リスト全体の進行状況を確認できます。 タスク全体の割り当てと完了の状態が一覧に表示されます。

  

どちらのビューでも、階層の任意のブランチを選択して展開するか、任意のチームを選択してその特定のチームの状態を表示できます。 詳細を確認した後に概要ビューに戻すには、チーム名の上に表示されるタスク リスト名を選択します。