SharePoint プロジェクト管理サイト テンプレートを使用する

プロジェクト管理サイト テンプレートは、プロジェクトチームの内部ホーム ページとして機能するように設計されたチーム サイトです。 プロジェクトの更新を共有し、会議のメモを投稿し、チームドキュメントにアクセスできる、チームの共同作業スペースを作成します。

この記事では、SharePoint プロジェクト管理サイト テンプレート上の要素を共有し、サイトをカスタマイズして独自のサイトにする方法について説明します。 

プロジェクト計画サイトのホーム ページのスクリーンショット

サイトの機能

  • 事前に設定された画像、Web パーツ、コンテンツが付属するカスタマイズ可能なサイトで、チームの共同作業に役立つカスタマイズを行う際に、サイト の編集者を刺激します。

  • プロジェクトの更新を簡単に発行してチームやパートナーと共有できる、すぐに使用できるプロジェクトステータス レポート テンプレート。

  • Microsoft リストを使用してプロジェクト トラッカーと問題追跡リスト作成し、チームでプロジェクトの詳細を管理および追跡します。

注: 

  • 一部の機能は、対象指定リリース プログラムを選択した組織 に段階的に導入されます。 つまり、この機能がまだ表示されない場合や、ヘルプ記事に記載されている機能と異なる場合があります。

  • 既存のサイトにテンプレートを適用した場合、コンテンツは新しいテンプレートと自動的に結合されません。 代わりに、既存のコンテンツは[サイト コンテンツ] に複製ページとして保存されます。 

まず、新しいサイトまたは既存のサイトにテンプレートを追加する 方法の手順に従います。

注: このテンプレートをサイトに追加するには、サイト所有者の権限が必要です。 

事前に設定されたサイト コンテンツ、Web パーツ、ページを調べたり、組織のブランド、音声、全体的なビジネスの目標に合わせて必要なサイトカスタマイズを決定します。 

事前に入力されたサイト、リスト、ニュース投稿テンプレートのコンテンツ:

  • ホーム ページ- チームがコンテンツの共有、共同作業、プロジェクトの更新情報の取得を簡単に行えるランディング 場所を提供します。

  • 予定表- チーム Outlook の予定表を表示する

  • プロジェクト追跡リスト - 今後のプロジェクトに関連するすべての作業進捗状況を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

  • 問題の追跡 リスト - プロジェクトに取り組む可能性がある問題を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

  • ドキュメント ライブラリ- プロジェクト ファイルへの簡単かつ安全なアクセス

  • ごみ箱- 最近破棄されたプロジェクト関連のコンテンツにアクセスできます。 

  • ステータス レポート テンプレート - この既製のテンプレートを使用して、プロジェクトの状況レポートをチームに簡単に発行できます。 リストのテキストと画像の Web パーツを編集して、このニュース投稿テンプレートをカスタマイズします。

プロジェクト管理サイト テンプレートを追加したら、それをカスタマイズして独自に作成します。 

注: SharePoint サイトを編集するには、サイト所有者またはサイト メンバーである必要があります。

  1. プロジェクトの状態と問題の追跡リストを確認する - ヒーロー Web パーツを使用して、プロジェクトの状態に関するチーム メンバーを最新の状態に保つ。

  2. プロジェクトの開始の カウントダウン - カウントダウン タイマー Web パーツを使用して、プロジェクトの開始に備える残り時間をチーム メンバーに知らせします。

  3. よく使うリソースを強調表示する - ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用すると、チームのリソースやファイルにすばやくアクセスできます。 

  4. 最近のチーム サイトアクティビティを確認 する - サイト アクティビティ Web パーツを使用して、他のチーム メンバーが最近表示したコンテンツを表示します。

  5. プロジェクトのスケジュールと期限の一覧を表示する - イベント Web パーツを使用して、重要なチームの期限のリストを作成します。

  6. チームニュースや発表を共有 する - ニュース Web パーツを使用して、チームのお知らせやイベントの機会を公開します。

  7. よく使う ツールの一覧を提供する - クイック リンク Web パーツを使用すると、プロジェクトでよく使われるツールの一覧をコンパイルして、共同作業を簡単に行います。 

  8. 主要な連絡先へのアクセス 権を提供する - People Web パーツを使用して、プロジェクト管理の主要な連絡先を一覧表示します。 

プロジェクト計画テンプレート サイト ページの全ページのスクリーンショット

サイトの外観、サイトナビゲーション、Web パーツ、コンテンツを、閲覧者や組織のニーズに合わせてカスタマイズします。 カスタマイズを行う場合は、サイトの右にある [編集]を選択して、サイトが編集モードに設定されている必要があります。 作業を行う場合は 、下書きとして保存するか、変更 再発行して編集内容を閲覧者に表示します。

1. ヒーロー Web パーツを使用してプロジェクトの状態を強調表示する

ヒーロー Web パーツのスクリーンショット

  1. 最初にヒーロー Web パーツを選び、[編集] を選 [Web パーツの編集] ボタン

  2. 次に、組織のニーズに最も適したレイヤーとタイルのオプションを選択します。

さまざまなレイアウトを参照し、ヒーロー Web パーツの編集の詳細をご確認ください

2. カウントダウン タイマー Web パーツを使用して、残り時間をチーム メンバーに知らせる

カウントダウン タイマー Web パーツのスクリーンショット

  1. まず、カウントダウン タイマー Web パーツを選択し、[編集] を選択 [Web パーツの編集] ボタン

  2. イベントの日付と時刻を追加します。 

  3. タイマー表示 の [ 書式] を選択します。

  4. テキストを 重ね合わしてアクション の呼び出しを追加し、詳細へのリンクを追加します。

  5. [変更] を選択し、イメージソースを選択し、[挿入] を選択して、Web パーツの背景画像をカスタマイズします。  

カウントダウン タイマー Web パーツの 使い方について詳しくは、以下をご覧ください

3. ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、リソースにすばやくアクセスする

ドキュメント ライブラリのスクリーンショット

  1. ドキュメント ライブラリ Web パーツのビューまたはフォルダー ソースを変更するには、[ドキュメント ライブラリの編集][Web パーツの編集] ボタン

  2. ドキュメント ライブラリのフォルダー、ラベル、コンテンツを編集するには、[サイト コンテンツ] のライブラリに移動します。 編集すると、コンテンツが Web パーツで更新されます。

ドキュメント ライブラリ Web パーツの 使用に関する詳細

4. サイト アクティビティ Web パーツを使用して、チームのアクティビティを最新の情報に更新する

サイト アクティビティ Web パーツのスクリーンショット

  1. まず、カウントダウン タイマー Web パーツを選択し、[編集] を選択 [Web パーツの編集] ボタン

  2. ツールボックスの [この数のアイテムを一度に表示する]に数値を入力します。 次に、[適用] を選択します。

サイト アクティビティ Web パーツの 使用について詳しくは、以下をご覧ください

5. イベント Web パーツを使用して、日付と期限を追跡する

イベント Web パーツのスクリーンショット

  1. まず、イベント Web パーツを選択し、[イベントの編集] [Web パーツの編集] ボタン

  2. [ソース] を 選択します

  3. 次に、 サイトに表示 する日付範囲を選択します。 

  4. 次に、[レイアウト] を 選択します

  5. この Web パーツに表示 するアイテムの最大数を選択します。 

イベント Web パーツの詳細については、以下を参照してください

6. ニュース Web パーツを使用して、プロジェクト チームのお知らせやイベントの機会を強調します。

ニュース Web パーツのスクリーンショット

  1. まず、ニュース Web パーツを選択し、[編集] を選択 [Web パーツの編集] ボタン

  2. 次に、表示 する情報 を含むニュース ソースを選択します。

  3. 組織のチームのメンバー最適なレイアウト、表示オプション、フィルターを選択します。

  4. [整理 ] セクションで、ニュースを表示する順序を決定します。

ニュース Web パーツの使用について詳しくは、以下をご覧ください

7. クイック リンク Web パーツを使用して、プロジェクトでよく使うツールの一覧をまとめる。

クイック リンク Web パーツのスクリーンショット

  1. クイック リンク Web パーツに移動し、リンクを選択し、[ リンクの編集 ][Web パーツの編集] ボタン

  2. 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。

  3. リンクを追加するには、[+ リンクの追加] を選択します

さまざまな種類のレイアウトとクイック リンク Web パーツの編集 オプションを表示します

8. People Web パーツを使用して、プロジェクトの主要な連絡先ポイントを一覧表示する

People Web パーツのスクリーンショット

  1. まず、People Web パーツの画像を削除します。

  2. 次に、次のように、丸で囲んだ +線を選び、People Web パーツを適切な場所に追加します。

    ページに Web パーツを追加するプラス記号

  3. People Web パーツ [Web パーツの編集] ボタン 編集] を選択します。

  4. ユーザーまたはグループの名前を入力し、[保存] を選択 します

People Web パーツの 詳細については、以下を参照してください

サイト内の次のページをカスタマイズします。 

プロジェクトの状況レポート ページの画像

  • プロジェクト追跡リスト - 今後のプロジェクトに関連するすべての作業進捗状況を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して 、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

  • 問題の追跡 リスト - プロジェクトに取り組む可能性がある問題を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して 、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

  • ステータス レポート テンプレート - [設定] の [サイト コンテンツ ] で このテンプレート にアクセスします。 この既製のテンプレートを使用して、プロジェクトの状況レポートをチームに簡単に発行できます。 リストのテキストと画像の Web パーツを編集して、このニュース投稿テンプレートをカスタマイズします。

外観とサイト ナビゲーションをカスタマイズする

サイトを他のユーザーと共有する前に、ユーザーがサイトを見つけ、リンクやページ間を簡単に移動し、サイト上のコンテンツにすばやくアクセスできるよう、サイトの仕上げを行います。

サイトをカスタマイズし、レビューし、最終的な下書きを公開した後、他のユーザーとサイトを共有します。 

  1. [設定] を選択し、[サイトの  アクセス許可] を選択します

  2. 次に、[ユーザーの招待]を選択し、[グループにメンバーを追加] を選択し、[追加] を選択して、チーム サイトのコンテンツへのフル アクセス、チーム Outlook の予定表やサイトの編集権限のような共有リソースを付与します。

  3. 次に、[ユーザーの招待] を選択し、[サイトの共有のみ] を選択し、[保存] を選択してサイトを共有しますが、共有リソースやサイトの編集権限は選択します。

チーム サイトの設定 、サイト情報、権限の管理について詳しくは、以下をご覧ください

サイトを作成して起動した後、次の重要なフェーズは、サイト コンテンツの管理です。 コンテンツと Web パーツを最新の状態に保つ計画を立てします。 

サイト メンテナンスのベスト プラクティス:

  • サイトメンテナンスの計画 - 必要に応じてサイト コンテンツを確認するスケジュールを設定して、コンテンツが正確で関連性の高いコンテンツを維持します。

  • 定期的にニュースを投稿 する - 最新のお知らせ、情報、状態を組織全体に配布します。  チーム サイトまたはコミュニケーション サイトにニュース 投稿を追加する方法と、お知らせを投稿する他のユーザーが SharePoint ニュースを使用する方法を示す方法について説明します。

  • リンクと Web パーツを 確認する - リンクと Web パーツを最新の状態に保ち、サイトの価値をフルに活用します。

  • 分析を使用してエンゲージメントを向上させる - 組み込みの利用状況 データ レポートを使用してサイトの使用状況を表示し、人気の高いコンテンツ、サイトアクセスなどについての情報を取得します。

  • 定期的にサイトの設定を確認する - SharePoint でサイトを作成したら、 そのサイトの設定、サイト情報、アクセス許可を変更できます。

その他のカスタマイズ リソース

SharePoint サイトの 計画構築、管理 について 説明します。

その他 の SharePoint サイト テンプレートを参照してください。

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