Outlook の予定表は、電子メール、連絡先、その他の機能と完全に統合できます。 そのため、予定表は Outlook の中で最もよく知られた機能となっています。 この記事では、Calendar のさまざまな機能の使用方法を説明します。 さらに、一貫性のあるエクスペリエンスにすることを特別にターゲットとした予定表の機能強化をご紹介します。
マネージャー/代理人のシナリオを実行する
所属する組織で許可されるなら、Exchange キャッシュ モードを使って Exchange メールボックスに接続するよう Outlook を構成します。 これにより、最良のパフォーマンスを実現できます。
Microsoft Outlook、Microsoft Entourage、Outlook for iOS、Outlook for Android、および Microsoft Outlook for Mac の新しいバージョンには、委任機能に対する多くの改善が含まれています。
新しいモデル共有シナリオ (REST) では、代理人のアクセス許可をカスタマイズするのではなく、簡略化されたアクセス許可レベル (編集可能、タイトルや場所の表示可能など) を使用することをお勧めします。 カスタム権限レベルは、新しいモデル共有ではサポートされていないため、予期しない結果が生じる可能性があります。 同じマネージャーの複数の代理人が古いモデル (MAPI) と新しいモデル (REST) の共有を組み合わせて使用することは技術的に可能です。 すべてのマネージャー/代理人の関係は、新しいモデル共有で構成されることをお勧めします。
代理人の数を制限する
Outlook では、追加できる代理人の数は制限されていません。 ただし、1 人の代理人に [編集者] のアクセス許可だけを付与することをお勧めします。 これにより、会議がいつ、どのように処理されたかを追跡できます。 1 人の代理人が複数のデバイスを使ってあなたのデータにアクセスできるため、[編集者] のアクセス許可を多数の代理人に付与すると、会議が消えたり、会議の日付が古くなっていてもその理由を突き止めることが困難になります。
1 人の代理人に [編集者] のアクセス許可だけを付与した場合でも、[参照者] や [寄稿者] のアクセス許可を持つ代理人を多数追加することはしないでください。 多数の代理人を追加すると、他のリソースが枯渇するからです。 たとえば、ルール データのサイズ制限に達する可能性があります。 代理人を追加すると、次のようなさまざまな変更が発生します。
- Outlook が関連フォルダーにアクセス許可を適用する。
- "代理人として送信する" アクセス許可を代理人に追加するため、PublicDelegates Active Directory 属性が更新される。
- Outlook で、マネージャーのメールボックスの転送ルールに代理人が追加される。 これにより、会議出席依頼が代理人に転送される。
- Outlook で、マネージャーのメールボックスに代理人の追加情報が保存される。
それぞれのコンポーネント領域には、別々の制限値があります。 これらの制限値に近付くと、パフォーマンスや安定性に影響が出る場合があります。
注:
- Microsoft では、製品の開発やテストで最大 4 人の代理人を使いました。 そして、代理人が使ったのは Outlook のみです。 各種デバイスはテストには使われませんでした。
- [編集者] のアクセス許可を付与された代理人は、一時的または永続的に、アクセス許可を [編集者] から [参照者] や [なし] に変更する必要があります。 そして、[編集者] のアクセス許可を新しい代理人やバックアップの代理人に付与します。
注
セキュリティ グループを代理人として設定することはサポートされていません。代わりに、個々のユーザーを代理人として構成する必要があります。
定期的な会議を操作する
終了日を設定して回数を制限する
Outlook を使用すると、定期的に複数回行われる会議を簡単にスケジュールできます。 常に終了日を設定し、定期的なシリーズを特定の回数に制限することをお勧めします。 ほとんどの場合、定期的な会議は、ある時点で変更が必要になります。 たとえば、出席者が 1 つの予定に追加または削除されたり、休暇や不測の事態によって会議の場所や時刻が変更されたりします。 Outlook では、これらの固有の変更がそれぞれ会議の例外として保存されます。 例外の数が非常に多い会議では、管理が困難な会議シリーズになります。 さらに、予期しない動作が発生する可能性があります。 現在の会議シリーズが終了したら、いつでも新しい会議シリーズを作成できます。 発生回数を考えるときは、頻度を考慮してください。 1 年間で、週 2 回の会議は、同じ期間の毎月の会議よりも約 90 回多くなります。
定期的な会議を元の終了日より早く終了する
定期的な会議は取り消すことができますが、取り消しよりも、終了日を変更することをお勧めします。 その場合、自分と出席者は過去の会議の記録を保持できます。 定期的な会議を完全に取り消すと、履歴が失われてしまいます。 最も良い方法は、新しい終了日を設定し、更新情報をすべての出席者に送信することです。 これにより、過去の会議の記録を残しつつ、定期的な会議の終了を早めることができます。
注
- 定期的な会議の終了日を早めると、その定期的な会議に関連する例外条件も失われます。 例外の詳細については、上記の「終了日を設定し、回数を制限する」を参照してください。
- このベスト プラクティスは、既存の会議シリーズの [件名] を変更する必要がある場合にも適用されます。 会議シリーズを早期に終了し、別の件名を使用して新しい定期的な会議を作成します。
今後のすべての会議をキャンセルする方法の詳細については、次を参照してください。 今後のすべての会議をキャンセルする
開催者を変更する
Outlook には、会議の開催者を変更する方法がありません。 定期的な会議の開催者を変更するには、定期的な会議を終了します。 そのためには、終了日を早め、更新情報をすべての出席者に送信します。 その後で、新しい開催者が定期的な会議を新たに作成する必要があります。
終了日を早める方法の詳細については、「会議をキャンセルする」を参照してください。
添付ファイルの共有に定期的な会議を使わない
添付ファイルを使うと、定期的な会議の例外条件が一層複雑になります。 例外条件にはそれぞれ独自の添付ファイルが含まれています。 定期的な会議に例外条件が追加されると、添付ファイルのコピーが新たに作成されます。 添付ファイルの 1 セットに変更を加えても、これらの変更内容は他の例外条件に反映されません。 すべての出席者に特定の会議の変更の最新のコピーが必要な場合は、可能な限り、添付ファイルを SharePoint または OneDrive に保存し、リンクを使って共有することをお勧めします。
注
スタンドアロンの非反復会議への添付ファイルの追加と削除の操作は完全にサポートされています。
会議の出席依頼や取り消しを処理する
会議出席依頼は受信トレイから直接削除することもできますが、本来は依頼の承諾または取り消しによって正しく処理する必要があります。 会議を取り消す場合は、常に受信トレイの [予定表から削除] を使って会議の取り消しを処理してください。 [予定表] モジュールから直接会議を処理しないでください。
会議をコピーしないようにする
仕様上、Outlook では、コピーされた会議と元の会議との間のリンクが削除されます。 これにより、不整合が大幅に阻止されます。 新しいバージョンの Outlook では、件名に "コピー:" というテキスト文字列が追加されます。 これにより、会議のコピーを識別しやすくなります。
Outlook バージョン 2311 以降では、会議のコピーはサポートされなくなりました。 これは、会議のコピーを防ぐための意図的な変更です。 コピーされた会議に関連する操作が想定外の結果を招くおそれがあるため、会議のコピーは行わないことをお勧めします。 これは、長年文書化されたベスト プラクティスです。 予期しない結果を制限するために、Outlook チームはブロック コピー会議を実装しました。
会議のコピーをブロックするための最近の更新の詳細については、次を参照してください。
Outlook で、"会議のコピーはサポートされていません" と表示され、会議のコピーがブロックされます。
会議出席依頼を転送する
Outlook を使用して、もともと会議に招待されていないユーザーに会議を転送すると、Outlook は会議の転送通知を会議の開催者に送信します。 開催者が会議通知を受信すると、新しい出席者が開催者の会議に追加されます。 既存の出席者がそのことを知る必要がある場合、開催者は会議を開いて、すべての出席者に会議の更新情報を送信する必要があります。
注
- 開催者が自分の予定表イベントを転送することはお勧めしません。予期しない動作が発生する可能性があります。 代わりに、開催者は [必須/オプション] フィールドを使用して出席者を追加または削除する必要があります。 これは、開催者に代わって予定表を管理する代理人にも適用されます。
- 他のユーザーに会議について知らせたが、招待は送信しない場合は、予定表から Outlook の左下にあるメール アイコンに会議出席依頼をドラッグするだけです。 送信できる会議に関する情報を含むメールが開きます。このメールは受信者を会議に追加せず、日付、時刻、件名、議題などの会議情報のみ含まれていることに注意してください。
Microsoft Exchange ユーザーの場合
Microsoft Exchange Server 2007 にも、カレンダー アテンダント機能の一部として会議転送通知が採用されています。 Outlook を使って組織の Exchange Server のメールボックスに接続すると、会議転送通知の動作は、Exchange 管理者が構成した Exchange 設定に影響される場合があります。 たとえば、Exchange 管理者は、リモート ドメインに送信された会議転送通知を阻止できます。
通常は、次の条件をすべて満たさない限り、開催者と同じ Exchange 組織に属していない出席者による会議の転送は行わないことをお勧めします。
- 出席者が Microsoft Outlook 2010 以上を使っている。
- 出席者の Exchange 管理者は、会議の転送通知をリモート ドメインに送信することを許可します。
- 開催者が Microsoft Outlook クライアントを使っている。
出席者が Exchange 以外のメール システムを使っている場合、通常は、次の条件をすべて満たさない限り、会議の転送は行わないことをお勧めします。
- 出席者が Microsoft Outlook 2010 以上を使っている。
- 開催者が Microsoft Outlook クライアントを使っている。
何らかの理由で開催者が会議の転送通知を受信しない場合、会議の出席者は開催者の会議に追加されません。 その後開催者が会議を変更して更新を送信した場合、更新は元の招待者にのみ送信されます。 以前に会議の転送されたコピーを受け取った出席者は、更新情報を受信しません。
このような制限により、会議出席依頼を安定的に転送できない場合、会議の開催者に出席者を追加してもらうよう依頼するのが最善の方法です。 自分と希望する出席者の環境が上記の条件を満たしていなくても (上記) 条件を満たしていなくても (会議の開催者に希望の出席者を追加するよう依頼することが重要です)。
注
Outlook の代理人には、会議転送通知は届きません。
Microsoft Exchange ユーザー向けのその他の推奨事項
予定表に接続するデバイスを管理する
予定表に接続されているデバイスに、最新の更新プログラムがすべてインストールされていることをご確認ください。 一部のデバイスは、Exchange ActiveSync を使って予定表と他のフォルダーを同期しています。 これらのデバイスには、Outlook for iOS、Outlook for Android、Apple iOS、Android デバイスが含まれます。 Research In Motion (RIM) の BlackBerry デバイスなども予定表と同期できます。
注
場合によっては、複数の Outlook クライアントやデバイスが同時にアイテムを変更してしまい、競合が発生することがあります。 こうした可能性を最小限に抑えるため、比較的短期間の間に、複数のクライアントやデバイスが同じアイテムを処理することがないようにしてください。
Outlook と統合できるアドインを管理する
Outlook アドインのほとんどは、Outlook データにアクセスします。 アドインにより、Outlook か別のデバイスかにかかわらず、編集中の Outlook アイテムが変更される場合があります。 これは競合を招きます。 こうした可能性を最小限に抑えるため、Outlook と統合するアドインやプログラムの最新の更新プログラムを必ずインストールしてください。 これらのプログラムやアドインのうち、使わないものや Outlook との統合が不要なものはアンインストールするか、無効にしてください。
注
場合によっては、複数の Outlook クライアントやデバイスが同時にアイテムを変更してしまい、競合が発生することがあります。 こうした可能性を最小限に抑えるため、比較的短期間の間に、複数のクライアントやデバイスが同じアイテムを処理することがないようにしてください。