Outlook for Mac のイベント スケジュール、会議室の検索、出欠確認

Outlook で Microsoft 365 または Microsoft Exchange アカウントを使用している場合は、イベントや会議をスケジュールし、スケジュール アシスタントと会議室の検索を使用して簡単にスケジュールできます。

新しいイベントまたは会議の作成

1. サイドのナビゲーション ウィンドウから [Calendar] ウィンドウに切り替え、[新しいイベント] を選択します。
   

2. [ 新しいイベント ] ウィンドウから、イベントに名前を付けたり、必要なユーザーを追加したり、時刻を設定したり、定期的なイベント/会議として設定したり、場所を追加したり、リマインダーを設定したり、メッセージを追加したりできます。

3. 完了したら、[ 保存] をクリックして予定を保存するか、[ 送信] をクリックして、追加したすべてのユーザーに招待を送信します。 選択した日時に予定表に表示されます。

スケジュール アシスタントを使う

複数のユーザーを招待する場合、全員の予定表を管理して全員に都合の良い時間を見つけるのは少し複雑になる可能性があります。 スケジュール アシスタントは、それを簡単にするのに役立ちます。

1. [ 新しいメッセージ] の横にあるドロップダウン メニューをクリックし、[ 新しいイベント] を選択します。

2. [ 新しいイベント ] ウィンドウで、ツール バーの [ その他のアイテムを表示 (...)] を選択し、[ スケジュール アシスタント] を選択します。
   

3. 以前に入力した各受信者の行と、選択した場所の空き状況 (可能な場合) が表示され、スケジュール アシスタントから必須またはオプションの出席者を追加することもできます。

   • 出席者が取り込み中の時間帯は赤で表示されます。 出席者が仮予約を持っている時間帯は赤と白の斜めのストライプで表示され、出席者が他の場所で作業している時間帯は赤い輪郭で表示され、出席者の勤務時間外の時間は薄い灰色と白の斜めのストライプで表示されます。
     

4. 時刻をクリックして青いボックスを配置すると、競合を確認するのに役立ちます。 青いボックスの端をクリックしてドラッグし、イベントまたは会議の長さを増減することもできます。
   

5. 完了したら、画面上部の [ 完了 ] をクリックして、変更を加えた [ 新しいイベント ] ウィンドウに戻ります。 すべてが正しいか確認し、[ 保存 ] をクリックして送信します。

会議室の検索を使用する

1. 新しいイベントや会議で、ツール バーの [ その他のアイテムを表示 (...)] を選択し、[ スケジュール アシスタント] を選択します。

2. [ 場所の追加] をクリックし、利用可能な場合は [ すべての会議室 を参照] をクリックします。

   注

   [会議室の検索] オプションが表示されない場合は、位置情報にアクセスできるアカウントにログインしていない可能性があります。 IT 管理者に問い合わせてください。

   

3. 会議室の検索では、建物、会議室の種類、収容人数、フロア、および機能 (会議室にオーディオ、ビデオ、プロジェクターなどがあるかどうかなど) を選択できます。

4. 使用可能なオプションから選択すると、下部の [おすすめ ] セクションで会議室が検索されます。 会議時に会議室が空きの場合は、緑色のテキストで [ 利用可能] と表示され、既に予約済みまたは閉じられている場合は、赤色のテキストで 利用不可 と表示されます。

イベントや会議の出欠確認

1. イベントや会議の招待が含まれるメールをクリックすると、出欠確認ウィンドウが表示されます。
   
2. [ 承諾]、[ 仮]、または [拒否 ] をクリックすると、すぐに出欠確認が送信されます。オプションのメッセージを追加したり、新しい時間を提案したりする場合は、まずそれを行います。 確認メールを送信しない場合は、[Email organizer] チェックボックスをクリックすることもできます。
3. 出欠確認を変更する必要がある場合は、予定表に移動してイベントまたは会議を見つけ、ダブルクリックして開きます。
4. [ 出欠確認の編集 ] ボタンをクリックして出欠確認ウィンドウを表示し、選択を変更します。