オンライン アーカイブ (アーカイブ メールボックスとも呼ばれます) は、古いメール メッセージを保存できる場所なので、プライマリ メールボックスの容量は使用されません。 IT または Microsoft 365 管理者がアーカイブ メールボックスを作成します。
注
アーカイブ メールボックスをOutlook for Mac使用するには、アーカイブ メールボックスとプライマリ メールボックスの両方が、Exchange Server (オンプレミス) または Microsoft 365 (クラウド) のExchange Online上にある必要があります。 たとえば、プライマリ メールボックスがExchange Serverにあり、アーカイブ アカウントが Microsoft 365 のExchange Onlineにある場合、オンライン アーカイブを使用することはできません。 IT 担当者または Microsoft 365 管理者に、それらを併置する方法についてお問い合わせてください。
メールをアーカイブに移動する場合のベスト プラクティス
個々のメッセージをOutlook for Macからアーカイブ メールボックスに 1 つずつ移動できますが (複数のアイテムを一度に移動またはコピーすることはできません)、メッセージがアーカイブされるようにするより効率的な方法は、アーカイブポリシーとアイテム保持ポリシー Outlook Web App使用することです。
アーカイブポリシーとアイテム保持ポリシーは、IT 管理者または Microsoft 365 管理者によって設定されます。 アーカイブ ポリシーは、アーカイブに移動するまでのメール フォルダー内にメッセージを残す期間を制御します。保持ポリシーは、メッセージを保存する期間を制御します。 組織全体のポリシーは管理者が設定しますが、ユーザーは必要に応じてポリシーを上書きすることができます。 手順については、「Outlook Web App の保持ポリシーとアーカイブ ポリシー」を参照してください。
一度に複数のメッセージをアーカイブする場合、アーカイブまたはアイテム保持ポリシーが設定されていない場合は、Outlook Web Appを使用して、プライマリ メールボックスからアーカイブにメッセージを移動します。 フォルダーを移動することはできませんが、フォルダー内のすべてのメッセージを一度で移動することはできます。
アーカイブするすべてのメッセージの横にあるチェック ボックスをオンにします。
[Personal アーカイブ - <your name> というラベルが付いたナビゲーション ウィンドウ内のフォルダーにドラッグします。
注
Windows 版 Outlook などの Outlook の他の任意のバージョンのアーカイブに、フォルダー、予定表アイテム、連絡先、タスク、またはメモを移動した場合、Outlook for Mac のアーカイブ メールボックスにそれを移動したり表示することはできません。
その他のヒント
- アーカイブ内を検索するには、フォルダー ウィンドウでアーカイブ フォルダーを選んでください。 メールボックスとアーカイブを同時に検索することはできません。
- 受信トレイのルールを作成すると、メッセージをフォルダーに自動的に振り分ける、メッセージをカテゴリに割り当てる、メッセージを別のアカウントにリダイレクトするという処理を自動的に実行できます。 ただし、受信トレイのルールはアーカイブ メールボックスには適用されません。また、受信トレイのルールを使用してメッセージをアーカイブにリダイレクトすることはできません。