正直に言うと、Microsoft Excel スプレッドシートを使用してプロジェクトを管理してきましたが、変更する正当な理由が見当たりません。 あなたは一人ではありません。
Excel でプロジェクト計画を開始すると、すべてのプロジェクトをすばやく一覧表示したり、目的に合わせて配置したり、ガント チャート ビューに似たものを作成したりできるため、たくなります。 しかし、スプレッドシートではプロジェクトの変更点を計算できない場合は不十分です。
複数のプロジェクト、中断されたスケジュール、共有リソースを両立させることに気付くと、スプレッドシートのスケジュールを維持するのは大変な作業になります。 動的なスケジューリング エンジン、リソース管理ツール、より良いコミュニケーションのためのサポートにより、Microsoft Project は順調に進むのに役立ちます。
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企業全体のリソース管理を活用する
スプレッドシートを使用してプロジェクトを追跡する場合、1 つのリソースを複数のプロジェクトに割り当てるとどうなりますか? プロジェクト計画外のリソースを手動で管理するか、サードパーティー プログラムを使用して管理する必要があります。 多くの場合、リソースは意図せず割り当て超過され、作業のスケジュールを変更しようとして多くの時間を費やす可能性があります。
Microsoft Project Server を使用すると、organization 内のすべてのプロジェクトが、一元化されたエンタープライズ全体のリソース プールから引き出すことができます。 これにより、プロジェクト マネージャーは、リソースをタスクに割り当てる前に、そのリソースが利用可能かどうかをすばやく確認できます。
日付の変更の影響を Project で計算させる
たとえば、スプレッドシートでプロジェクトを追跡しているとします。 このプロジェクトには、別のプロジェクトが特定の成果物を生成するまで開始できないタスクがあります。 その成果物は 6 月 18 日に完了する予定です。 6 月 25 日になりましたが、あなたはまだそれを待っています。 その成果物に依存するタスクの新しい日付でスプレッドシートを更新するには、どのくらいの時間がかかりますか? タスクがプロジェクトの終わり近くの場合は長くはないかもしれませんが、タスクが開始近くの場合はどうなるでしょうか? また、プロジェクトに 50 個をはるかに超えるタスクがある場合はどうなるでしょうか? タスクが 100 以上ある場合?
Project では、動的スケジューリング エンジンを使用して、プロジェクト スケジュールとリソース割り当てをすばやく調整できます。 日付の変更とその影響をシームレスに処理し、すべての依存関係、成果物、およびリソース割り当てを考慮します。 スケジュールが自動的に再計算されるだけでなく、変更日も強調表示されるため、各スケジュール シフトの効果をすばやく確認できます。
柔軟なレポート方法を使用する
10 分後にマネージャーと即席の会議を開き、プロジェクトのステータスについて話し合います。 プロジェクトの進捗状況のレポートを持参したいのですが、そのような急な通知でできることは、スプレッドシートを印刷して、すべてのデータが正確であることを祈ることです。 プロジェクトに関するより堅牢なレポートをマネージャーに提供したいと考えていますが、スプレッドシートを使用している場合、そのような急な通知では不可能です。
Project を使用すると、Microsoft Visio Professional のピボットダイアグラムにデータをエクスポートするテンプレートを使用するビジュアル レポートをすばやく生成できます。 プロジェクトに設定したカスタム フィールドなど、レポートで強調表示するフィールドを選択し、経営陣との会議のためにクリーンで簡潔なレポートを作成できます。
Excel との統合
プロジェクト データを Excel にエクスポートすることで、引き続きその強力なスプレッドシート機能を使用しながら、Project を利用してプロジェクトのスケジュールとリソースを追跡できます。 Excel のデータをプロジェクト計画にインポートまたは埋め込むこともできます。