宛先リストのヒント

郵送がどんなに賢くても、間違った人に送ってもほとんど影響しません。 メーリング リストを名前とアドレスに制限することも、各顧客の詳細を含めて、顧客をビジネスにとって意味のあるセグメントに分類することもできます。

特定のオファーに関心を持つ可能性が高い顧客セグメントでメーリングをターゲットにするほど、メーリングの成功率が高くなります。 メーリング キャンペーンの時間と予算の 3 分の 3 から 5 分の 1 を割り当て、適切な顧客セグメントをターゲットにするためのメーリング リストを絞り込む計画を立てます。

顧客データの使用方法

顧客や潜在顧客に関する情報を取得したら、共通する属性を追跡記録するととても役立ちます。 メーリング リストに含める詳細が多ければ、メーリングのターゲットを設定する選択肢がそれだけ多くなります。

ただし、追跡記録する詳細データは実際に使用するデータにしてください。 メーリング リストが複雑になると、リストの保守管理に必要な仕事がそれだけ増えます。

たとえば、次のいずれかの方法で顧客データを使用できます。

• 宛名ラベルを印刷する 名前と住所の情報のみが必要な宛名ラベルを作成します。
• 特定のロケールの顧客へのメール メーリング リストを市区町村または郵便番号でフィルター処理して、特定の場所に住む顧客にのみプロモーションを簡単に発表できるようにします。
• パーソナライズされたあいさつ文を追加する名前をタイトル、名、姓のデータ フィールドに分割して、受信者の姓または姓をあいさつ行に含めることで、メーリングをカスタマイズします。
• 特定の年齢の受信者に焦点を当てる 顧客の 生年月日 ("1945" など) を収集して、顧客の生活段階に適した製品やサービス (20 代の退職の計画や 50 代の退職計画など) を顧客に通知します。
  誕生日が当月に当たるすべての顧客にプロモーションギフトを提供する場合は、生年月日を 月、日、年 ("2000 年 1 月 1 日" など) として収集できます。
• 性別別に個別のメーリングを調整する メーリング リストに各顧客の性別 ("男性" または "女性") を含めることにより、男性または女性のみに新しい製品ラインを発表します。
• 購入履歴を使用する 最近の主要な購入を行ったユーザーに特別なお知らせを送信したり、お気に入りのブランドの新しいモデルがある場合に顧客に通知したりします。 そのために、顧客の購入履歴を追跡記録する必要があります。 同様の製品 (購入した商品を購入した顧客もこの商品を購入した顧客) について顧客に通知することもできます。
• 郵便で保存する電子メールを送信 する招待専用イベントの郵送費用を節約するには、電子メール アドレスを提供する顧客に電子メールの招待を送信します。 最初に、差し込み印刷を実行し、電子メール アドレスを持たない顧客にフィルターを適用することで、印刷の招待状に対処できます。 その後、電子メールの差し込み印刷を実行し、電子メール アドレスを持つ顧客にフィルター処理することで、電子メールの招待を作成できます。

メーリング リストを作成する

最も基本的なメーリング リストは、受信者レコードを共通フィールドに分割するテキスト ファイルです。 このようなリストは通常、ワークシートまたはテーブルの形式をとります。各レコードは、ここに示されている基本的なメーリング リストのように、個々のデータ フィールドを含む列に区切られます。

製品のサイズ、色、嗜好、購入履歴、誕生日、性別などのデータ フィールドを追加することもできます。

初めてメーリング リストを作成する場合、Publisher を終了せずに作成できます。 詳細については、「 差し込み印刷用のアドレス一覧を作成する」を参照してください。

複数のソースのリストを結合する

メーリング リストを持っている場合でも、購入した場合でも、Publisher では複数のソースの顧客リストを簡単に組み合わせて編集できます。 Excel、Outlook、Access で作成された他のリストの任意の組み合わせからパブリッシャー メーリング リストを組み立てることで、最適なものを選択できます。

追加するリストを指定する

1. [ 差し込み印刷 ] タブで、[ 差し込み印刷>ステップバイ Step-Mail 差し込み印刷ウィザード] をクリックします。
   パブリケーションが受信者リストに接続されている場合は、接続を確認し、[メーリング] タブで [ 受信者リストの編集] をクリックします。 文書が既存の受信者リストに接続されていない場合は、[差し込み印刷] ウィンドウで [ 次へ: 受信者リストを作成または接続する] をクリックし、目的のリストを選択します。

2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [宛先リストに追加] で、次のいずれかを実行します。

   • [新しいリストの入力] をクリックし、[新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに必要なエントリを追加し、[OK] をクリックします。
   • [ 既存のリストを使用する] をクリックし、[データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで データ ソースを選択 し、[ 開く] をクリックします。
   • [ Outlook の連絡先から選択 ] をクリックし (メール プロファイルの選択を求められた場合は、目的のプロファイルをクリックします)、[OK] をクリック します。 [連絡先の選択] ダイアログ ボックスでフォルダーまたは配布リストを選択し、[OK] をクリックします。

リストを結合するとき、不一致を解決する

あるメーリング リストを別のメーリング リストに追加するとき、1 つまたは複数のフィールドがリスト間で一致しないことがあります。 たとえば、追加するアドレス一覧には [会社名] フィールドが含まれている場合がありますが、元のリストには含まれていない場合があります。

Publisher では、[宛先リストに追加] ダイアログ ボックスが開き、ソース リストのフィールド間の不一致を解消するように求められます。

1. [宛先リストに追加] ダイアログ ボックスで、[一致] 列でチェックマークが入っていないフィールドを選択し、[宛先リスト フィールドの一致] リストでそれに対応するフィールドを選択し、[対応付け] をクリックします。

2. [ 一致フィールド] ダイアログ ボックスで、選択したフィールドが [ 宛先リスト フィールドに一致 ] の下に表示されていることを確認するか、別のフィールドを選択して、[OK] をクリック します。

3. 新しいフィールドを宛先リストに追加して対応付ける必要がある場合、新しいリスト ([宛先リストに追加] ダイアログ ボックスの左のリスト) に追加するフィールドを選択し、[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。 追加したフィールドが [宛先リストに追加される新しいフィールド] に表示されます。

   ヒント

   追加したフィールドを削除するには、[宛先リストに追加される新しいフィールド] ボックスでフィールドを選択し、[削除] をクリックします。

フィールドの対応付けが要求されない場合、手動で行う方法はありますか。

• [ 差し込み印刷 ] 作業ウィンドウの [ その他のアイテム] で、[ アドレス フィールド] をクリックし、[ フィールドの照合] をクリックします。

結合したリストのショートカットを記録する

結合したリストのショートカットを作成し、他のメーリングで使用できます。 結合したリストで個々のエントリを編集すると、元のソース ファイルで編集が許可されている場合、変更が元のソース ファイルでも反映されます。 元のソース ファイルを更新しない場合、宛先リストを新しいファイルにエクスポートします。

1. [ 差し込み印刷 ] 作業ウィンドウ (手順 3: マージされた文書を作成する) で、[ このメーリングのフォローアップを準備する] で、[ 受信者リストへのショートカットを保存] をクリックします。
2. [ファイルの保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに結合したアドレス リストの名前を入力します。
   既定では、アドレス一覧は [My Data Sources] フォルダーに保存されます。 これは、Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダーであるため、アドレス一覧はこの場所に保存しておくことをお勧めします。
3. [保存] をクリックします。

受信者リストを絞り込む

さまざまなソース リストのフィールドが一致すると、すべてのレコードが [ 差し込み印刷の受信者 ] ダイアログ ボックスの既存の一覧に表示されます。ここでは、電子メールの差し込み印刷に含める受信者をフィルター処理、並べ替え、選択できます。 含める各受信者の横にある [チェック] ボックスを選択し、除外する各受信者の横にある [チェック] ボックスをオフにします。

すべての項目を選択するか選択解除する

• 見出し行のチェック ボックスを選択するか、選択を解除します。

リスト内のアイテムをフィルター処理する

リストのエントリのうち一部だけを使用する場合は、特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理できます。 リストをフィルター処理した後、チェック ボックスをオンまたはオフにして、レコードを指定または除外できます。

1. フィルター処理を行う項目の列の見出しの横にある矢印をクリックします。

2. 次のいずれかの操作を行います。

   • [(データなし)] をクリックすると、対応するフィールドが空白のレコードがすべて表示されます。

   • [(データあり)] をクリックすると、対応するフィールドに情報が含まれるレコードがすべて表示されます。

   • [(詳細設定​​)] をクリックすると、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスが開きます。このボックスで、複数の条件に基づいてフィルター処理できます。

     注

     [差し込み印刷の受信者] ダイアログ ボックスの [受信者リストの絞り込み] で [フィルター] をクリックして、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスを開くこともできます。

3. ヒント

   同じ情報を共有するレコードがデータ ソース内に複数含まれており、列の固有の値が 10 個以下である場合には、特定の情報でフィルター処理できます。 たとえば、国または地域としてオーストラリアを一覧表示する複数の住所がある場合は、 オーストラリアでフィルター処理できます。

4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。 すべてのレコードを再表示するには、[(すべて)] をクリックします。

リストのアイテムを並べ替える

項目をアルファベット順で表示する必要がある場合は、リストの項目を並べ替えることができます。

• [ 差し込み印刷の受信者 ] ウィンドウで、並べ替える項目の列見出しをクリックします。
  たとえば、姓をアルファベット順に表示するには、[姓] 列の見出しをクリックします。
• 複数の条件を使用して並べ替えるには、[ 受信者リストの絞り込み] で [ 並べ替え] をクリックします。 [フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスで、並べ替えの条件を選択します。

重複を見つける

(必ずしもすべてではないが) ほとんどのフィールドが一致する結合リストでは重複が発生します。それを見つけ、削除できます。

1. [ 差し込み印刷の受信者 ] ダイアログ ボックスの [ 受信者リストの絞り込み] で、[ 重複の検索] をクリックします。
2. [重複の検索] ダイアログ ボックスで、含めるエントリのみをチェックしたままにして [OK] をクリックします。

特定の宛先または共通の属性を共有する宛先グループを探します。

個人または共通の属性 (姓、郵便番号、または生年月日など) を共有する個人のグループを識別するには、リストを検索できます。

1. [ 差し込み印刷の受信者 ] ダイアログ ボックスの [ 受信者リストの絞り込み] で、[ 受信者の検索] をクリックします。
2. [ エントリの検索 ] ダイアログ ボックスで、[ 検索 ] テキスト ボックスに検索する属性を入力し、検索するフィールドを指定して、[ 次の検索] をクリックします。