レコード センターは、法的文書、財務文書など組織のすべてのレコードを格納、管理できる集中管理リポジトリとして機能するように考えられています。 レコード センターは、レコードの収集から、レコードの管理、レコードの廃棄に至るレコード管理プロセスを一貫してサポートします。
レコード センター サイト テンプレートは、ドキュメントの汎用リポジトリとして機能し、サイト ユーザー間の共同作業を可能にするという点では、その他の SharePoint サイトに似ています。 ただし、レコード センター サイト テンプレートは、組織がレコードの管理および維持を行うプログラムを実装することを支援するために、あらかじめ構成されているサイトです。 バージョン管理、監査、メタデータ管理、電子情報開示、カスタマイズできるレコード ルーティングなどの各機能が、レコードの効果的な管理を支援するために用意されています。
注
SharePoint では、 保持ラベルを使用してコンテンツをレコードとして宣言する機能が導入されました。これにより、レコード センターを使用する必要が効果的に変わります。 レコード センターを使用している場合は、保持ラベルと共に引き続き使用できます。 ただし、今後はレコード管理の目的で、レコード センターではなく保持ラベルを使用することをお勧めします。
レコード管理計画の定義
最も高いレベルで、レコード管理プログラムの実装に向けてレコード センター サイトを設計する主な手順が 2 つあります。
- 組織では、レコード管理の戦略と正式なレコード管理計画を作成する必要があります。 この作業は、レコード管理者、コンプライアンス責任者、IT プロフェッショナル、インフォメーション ワーカーが協力して行います。
- 次に、1 つ以上のレコード センター サイトを構成してレコード管理計画を実施する必要があります。
以下に、これらの手順で扱われる主な要素の要約を示します。
レコード管理の立案
レコード センター サイトを組織のレコード管理ソリューションとして構成するには、レコード管理戦略の正式な計画を最初に立案する必要があります。 正式なレコード管理計画を構成する個々の要素は、多くの場合に組織やビジネスによって異なります。 ただし、ほとんどのレコード管理計画には次のドキュメントとプロセスが含まれます。
ファイル プランファイル プランは、organization が公式のビジネス記録として承認するドキュメントまたはアイテムの種類を記述します。 それらのレコードを格納する場所を示し、レコードの種類を区別するための情報を提供します。 ファイル計画は、レコードの作成、格納、管理に役立つポリシー、プロセス、ガイドラインなどを含めた、包括的なコレクションの役割を担います。 ファイル計画には、すべてのレコードが、紙、ブログ、Wiki、メール、電子ファイルなどの媒体の区別なく網羅される必要があります。 また、レコードの分類方法、セキュリティの適用方法、最終的な廃棄方法も指定する必要があります。 社外秘、重要、貿易機密、優先などの特別なレコード分類項目を使うことも検討します。 ファイル計画には、各種類のレコードを管理する担当者を指定する必要があります。
レコード ライブラリ レコード ライブラリは、基本的に重要なレコードを分類して保存するために作成するドキュメント ライブラリです。 保持するレコードの種類ごとにレコード ライブラリを作成します。 レコードは、コンテンツ オーガナイザーで構成された設定に基づいて、適切なライブラリに自動的にルーティングされます。
コンテンツの種類コンテンツ タイプを作成して、organization が保存する必要のあるレコードのタイプを定義し、レコード タイプごとに固有のプロパティを識別します。 特定の種類のレコードのコンテンツタイプを定義することで、organizationは、これらのコンテンツグループのそれぞれが一貫した方法で管理されるようにすることができます。 Office ドキュメント、PDF、TIFF (スキャンした画像)、電子メール、インスタント メッセージの会話、ビデオ、物理的なレコードはすべて、作成したコンテンツ タイプで分類して保存できます。 たとえば、"契約" と呼ばれるレコードは、SharePoint のレコード管理システム内で同じ方法と一貫した方法で処理されます。 コンテンツ タイプを使用したレコードの分類と保存は、レコード ライブラリを使用する代わりに使用できます。
保持スケジュール 保持スケジュールでは、ファイル プラン内の各レコード タイプを保持する必要がある期間 (保持期間) と、この期間の終わりに達したときにそれを破棄するプロセス (廃棄プロセス) を指定します。 保持スケジュールのガイドラインは、通常、法的要件、organization へのリスク、およびビジネス ニーズに基づいています。 さらに、保持スケジュールは通常、各レコードタイプの保持期間を決定するリスク管理の不測の事態を記述します。
コンプライアンス要件ドキュメント コンプライアンス要件文書は、記録管理のためのITシステムが遵守しなければならないルール、備えなければならない機能、およびコンプライアンスを確保するためにサポートしなければならない定期的な監視の種類を定義します。
- レコードの廃棄を一時停止するための正式なプロセスこのプロセスはしばしば保留と呼ばれ、訴訟、監査、調査などのイベントが発生したときに、organizationがレコードの廃棄をどのように一時停止するかを詳しく説明します。
- 記録の取扱いを監視・報告するシステム 従業員が定義されたポリシーとプロセスに従って記録をファイリング、アクセス、および管理していることを確認するには、記録管理プログラムには、記録の取り扱いを監視および報告するためのプロセスまたはシステムが必要です。
レコード センター サイトの構成
詳しいレコード管理の立案に着手し、正式なレコード管理計画を作成した後で、そのプログラムを実施するために役立つレコード センター サイトを作成し、構成できます。
レコード センター サイトを構成するには、次の操作を行う必要があります。
ファイル計画で指定された各種類のレコードを管理および格納するためのレコード ライブラリまたはリストを作成します。
- レコード計画内のコンテンツ タイプごとにレコード ライブラリを個別に作成することをお勧めします。
- レコード センターに送信したレコードは、適切なリストまたはライブラリに送られます。
ファイル計画に指定された各レコードの種類のメタデータを格納および表示するために、関連するドキュメント ライブラリ、リスト、またはコンテンツ タイプの列を作成します。
レコード センター サイトにある各レコードの種類の情報管理ポリシーを指定します。 これらのポリシーは、組織のファイル計画と保持スケジュールに指定された保持期間と監査の要件を反映している必要があります。
各種レコードが適切な場所にルーティングされるようにコンテンツ オーガナイザーを構成します。 レコードをレコード センター サイトに送信すると、手動で送信したかプログラムで送信したかに関係なく、アプリケーションはこの機能を使用して、レコード センター サイトでレコードを分類する方法とレコードの送信先を決定します。