SharePoint でファイル計画を策定し、レコード管理ソリューションを設計したら、organization 内のアクティブなドキュメント (電子およびハード コピー) がどのようにレコードになるかを計画します。 この記事では、アクティブなドキュメントをレコードとして宣言するために使用できる手法を確認し、ファイル プラン内のアイテムがレコードになる方法を計画する 1 つの方法を提案します。
作業中の文書を SharePoint のレコードに変換する方法
アクティブな文書をレコードに変換するには、次の方法を使用します。
- ドキュメントをレコードとして手動で宣言する。
- ドキュメントをレコードとして宣言するポリシー、またはドキュメントを指定した時刻にレコード センター サイトに送信するポリシーを定義します。
- ドキュメントをレコード センター サイトに送信するワークフローを作成します。
- SharePoint オブジェクト モデルに基づくカスタム ソリューションを使用する。
手動でのレコードの作成
ドキュメント ライブラリのインプレース レコード管理が有効になっている場合、ユーザーはドキュメントのコンプライアンス詳細を編集することで、ライブラリ内のドキュメントをレコードとして明示的に宣言できます。 サイト コレクション管理者がインプレース レコード管理を有効にすると、サイト コレクション管理者は、レコードを宣言および宣言解除できるユーザーと、レコードになった後にユーザーがドキュメントを編集または削除できるかどうかを指定します。
レコード センター サイトへの接続が作成されている場合、ユーザーは [送信先] コマンドを使用して、ドキュメントをレコード センター サイトに手動で送信できます。 ファーム管理者がレコード センター サイトへの接続を構成すると、このコマンドをすべてのアクティブなドキュメントで使用できるようになります。 接続の構成方法に応じて、ドキュメントをレコード センター サイトにコピーするか、レコード センター サイトに移動するか、またはドキュメントへのリンクを維持しながらレコード センター サイトに移動できます。
レコード センター サイトに手動でレコードを送信することは実用的な大規模なソリューションではありませんが、これを使用して、他のレコード作成方法を補完できます。
ポリシーの定義
保持ポリシーは、特定の時点でドキュメントに対して実行する操作を指定します。 ポリシー アクションは自動的に実行されます。 ユーザーはアクションを開始する必要はありません。
特にレコードの管理に関連するポリシー アクションは、ドキュメントを別の場所に転送する方法と、ドキュメントをレコードとして宣言する方法の 2 つです。 レコード センター サイトへの接続が存在する場合は、ドキュメントをレコード センター サイトに送信するポリシーを作成できます。 また、ポリシーは、ドキュメントをレコード センター サイトにコピーするか、移動するか、ドキュメント ライブラリにリンクを残しておくかを指定します。 サイトのインプレース レコード管理が有効になっている場合は、ドキュメントをレコードとして宣言するポリシーを作成できます。 SharePoint オブジェクト モデルを使用して、カスタム アクションを作成することもできます。
アイテム保持ポリシーには複数のステージを含めることができます。 たとえば、ドキュメントの最終変更から 1 年後にすべての以前のバージョンを削除し、ドキュメントの最終変更から 5 年後にドキュメントをレコード センター サイトに転送するアイテム保持ポリシーを作成できます。
サイトでインプレース レコード管理が有効になっている場合、サイトにはアクティブなドキュメントとレコードの両方を含めることができます。 この場合、アクティブなドキュメントとレコードに対して異なる保持ポリシーを指定できます。 たとえば、アクティブなドキュメントを文書の作成から 2 年後にレコードとして宣言するポリシーを作成し、レコードとして宣言されてから 7 年後にレコードを削除する 2 つ目のポリシーを作成できます。
ワークフローの作成
ワークフローを作成するときに、アイテムをリポジトリに送信するアクションを追加できます。 このアクションを使用すると、ドキュメントをレコード センター サイトに送信するワークフローを作成できます。 ワークフローに他のアクションを含めることもできます。 たとえば、ドキュメントの作成者に承認を要求する電子メール メッセージを送信し、そのドキュメントをレコード センター サイトに送信するワークフローを作成できます。 ドキュメントを作成してから 1 年後に新しいワークフローを実行する保持ポリシーを作成することで、ポリシーとワークフローを組み合わせることができます。
SharePoint オブジェクト モデルを使用して、ファイルをレコード センター サイトにコピーするカスタム ワークフローを作成することもできます。 レコード センター サイトにファイルを送信するワークフローは、ドキュメントのライフ サイクルをガイドするワークフローの一部としてドキュメント管理システムに統合できます。 経費精算書など、ライフ サイクルが予測可能なドキュメント タイプの場合は、ドキュメントのさまざまな段階をガイドし、最後の手順として、ドキュメントのコピーをレコード センター サイトに送信するワークフローを実装できます。 ワークフローは、新しいドキュメントを作成することによってトリガーできます。
カスタム ソリューションの使用
Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy 名前空間内のオブジェクトを使用して、他のデータ ソースからレコード センター サイトにコンテンツを送信するカスタム ソリューションを開発できます。 SharePoint オブジェクト モデルを使用してカスタム ソリューションを実装する方法の詳細については、SharePointソフトウェア開発キット (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788) を参照してください。
プランの完了
ファイル計画を作成し、レコード センター サイトにコンテンツを移動する方法を確認したら、各種のレコードをレコード センター サイトに送信する方法を決定してファイル計画を完成させます。 考慮すべき点は次のとおりです。
- コンプライアンスは強制的か任意か?
- 記録管理プロセスに準拠するために、organization内のユーザーの協力に頼ることができますか? 一般に、手動のプロセスは避けてください。 ただし、必要な場合は、適切なトレーニングと監視を作成して、チームのコンプライアンスを確保します。
- コンテンツは SharePoint ドキュメント管理サーバーに保存されますか?
- 物理的なコンテンツは維持していますか? ハード コピーや CD-ROM などのアクティブな物理コンテンツを管理し、それを保存のためにレコード コンテナーに送信する (レコード センター サイトでのレコードの追跡と併せて) には、このトピックでは説明されていない独自の計画が必要です。 たとえば、紙のドキュメントの電子版が存在しない場合は、ポリシーとワークフローが関連付けられている一覧を使用してアイテムを追跡することが必要な場合があります。
次の表は、サンプル ファイル プラン内の一部のレコードがレコード センター サイトに移動される方法を示しています。
| ドキュメント | 説明 | メディア | ソースの場所 | 記録になる... |
|---|---|---|---|---|
| 特典プラン | 福利厚生プランの説明。 | Web ページ | SharePoint ドキュメント ライブラリ | 有効期限ポリシーに関連付けられたカスタム ワークフローの使用 |
| 保険プラン | 従業員保険プランの説明。 | 印刷 | SharePoint のリスト アイテムに関連付けられている物理ドキュメント | 物理的なコンテナーに送信し、レコード センター サイトにリスト アイテムを作成して追跡する (バーコードを使用して) |
| 給与タイムシート | 労働時間、残業時間、支払われた給与の概要。 | 電子ドキュメント | SharePoint に基づいていない給与記録サーバー | カスタム プログラムの使用 |
| 製品開発ファイル | 製品および関連ドキュメントの仕様。 | 電子ドキュメント | SharePoint ドキュメント ライブラリ | 有効期限ポリシーに関連付けられたカスタム ワークフローを使用し、[ 送信先] コマンドを使用して手動で送信する |