サイトのクローズと削除のポリシーを使用する

SharePoint サイトが必要がなくなったときに削除しない場合、SharePoint サイトが急増することがあります。 古いサイトを取っておくことは、記憶域スペースを増加させ、ユーザーにとって現在の情報を見付けることが難しくなり、法令順守の理由からも望ましくない可能性があります。

サイト コレクションの管理者として、サイト ポリシーを使用してサイトの急増を制御することができます。 サイト ポリシーは、サイトがクローズおよび削除される時期を指定することによって、サイトのライフサイクルを定義します。 サイトのポリシーは、多くのユーザーのグループに自分のサイトを作成することを許可する組織に特に便利です。 サイトを作成するときに、サイト ポリシーを選択する必要がある場合があります。

サイトのクローズとは、サイトが使われなくなり、最終的にスケジュールに従ってサイトが削除されることを示します。 クローズされたサイトは、Delve などの場所には表示されませんが、ユーザーはサイトにアクセスするための URL を使用して、引き続きクローズされたサイトおよびそのコンテンツを変更できます。

サイト ポリシーの作成

サイト コレクション内のすべてのサイトで利用可能なサイト ポリシーを作成するには、次の手順に従います。

1. サイト コレクションの管理者としてサインインし、サイト コレクションのルート サイトを開きます。

2. クラシック サイトの場合は、[設定] を選択、[サイトの設定] を選択してから、[すべてのサイト設定の表示] を選択します。 最新のサイトの場合は、[ 設定 ] の順に選択し、[ サイト情報 ] または [ サイトのコンテンツ ] を選択し、[ すべてのサイト設定の表示] を選択します。

3. [サイト コレクションの管理] の [サイト ポリシー] をクリックします。

4. [作成] をクリックし、オプションを選択します。
   サイトを自動的にクローズまたは削除しない。 このオプションを指定したポリシーをサイトに適用した場合、サイト所有者がサイトを手動で削除する必要があります。
   サイトを自動的に削除します。 このオプションのポリシーがサイトに適用されている場合、サイト所有者はサイトを手動で閉じる必要がありますが、サイトは自動的に削除されます。 サイトを削除するポリシーでは、サイトを削除するタイミングのルールが自動的に指定され、次のオプションがあります。
   サイトを自動的にクローズおよび削除する。 このオプションを使用する場合、サイトの削除については同じ方法を選択し、さらにサイトが作成された時刻からクローズされるまでの期間も指定する必要があります。
   サイトのクローズを管理し、自動的に削除するワークフローを自動的に実行する。 (一部のプランとバージョンで利用可能)。 このオプションを使用する場合、サイトの削除については同じ方法を選択し、さらにサイトをクローズするためのワークフローも指定する必要があります。 ワークフローが完了すると、SharePoint によってサイトがクローズされます。 ワークフローの名前、サイトが作成されてワークフローを実行するまでの期間、サイトがクローズされるまでワークフローを定期的に再実行するかどうかを指定します。

   • 将来のサイトの削除をトリガーする操作、およびトリガーが発生してからサイトが削除されるまでの待機時間。 トリガーはサイトの作成またはサイトのクローズです。 たとえば、サイトがクローズされてから 3 か月後にサイトを削除するポリシーや、サイトが作成されてから 1 年後にサイトを削除するポリシーを作成できます。
   • スケジュールされているサイトの削除の一定時間前に、SharePoint からサイト所有者に電子メールを送信するかどうか。
   • サイト所有者がサイトの削除を延期できるようにするかどうか。

5. ルート サイトがクローズされているときに、ルート サイトとすべてのサブサイトを読み取り専用にするには、[サイト コレクションを閉じると読み取り専用になります] を選択します。

6. [OK] をクリックします。

サイトを手動でクローズするか、クローズされたサイトをもう一度開く

1. サイトの所有者としてサインインします。
2. クラシック サイトの場合は、[設定] を選択、[サイトの設定] を選択してから、[すべてのサイト設定の表示] を選択します。 最新のサイトの場合は、[ 設定 ] の順に選択し、[ サイト情報 ] または [ サイトのコンテンツ ] を選択し、[ すべてのサイト設定の表示] を選択します。
3. [サイトの管理] の [サイトのクローズと削除] をクリックします。
4. サイトをクローズするには、[今すぐこのサイトをクローズする] をクリックします。 サイトを再度開くには、[このサイトを開く] をクリックします。

サイトのポリシーを選択する

1. サイトの所有者としてサインインします。
2. クラシック サイトの場合は、[設定] を選択、[サイトの設定] を選択してから、[すべてのサイト設定の表示] を選択します。 最新のサイトの場合は、[ 設定 ] の順に選択し、[ サイト情報 ] または [ サイトのコンテンツ ] を選択し、[ すべてのサイト設定の表示] を選択します。
3. [サイトの管理] の [サイトのクローズと削除] をクリックします。
4. [サイト ポリシー] の横でポリシーを選択し、[OK] をクリックします。

サイトを手動的に削除する

1. サイトの所有者としてサインインします。
2. クラシック サイトの場合は、[設定] を選択、[サイトの設定] を選択してから、[すべてのサイト設定の表示] を選択します。 最新のサイトの場合は、[ 設定 ] の順に選択し、[ サイト情報 ] または [ サイトのコンテンツ ] を選択し、[ すべてのサイト設定の表示] を選択します。
3. [サイトの操作] の [このサイトを削除] をクリックします。
4. [削除] をクリックします。