コンテンツ オーガナイザーは、ライブラリのいくつかの重要なタスクを自動的に管理する SharePoint の機能です。 時間の節約になるだけでなく、ドキュメント ライブラリを一貫して管理するのに役立ちます。
コンテンツ オーガナイザーができること
コンテンツ オーガナイザーは次のタスクを自動的に実行できます。
- ドキュメントを別のライブラリまたはフォルダーにルーティング する実質的に、コンテンツ オーガナイザーはドキュメントのゲートキーパーとして機能します。 その後、ドキュメントを正しいライブラリやフォルダーにルーティングします。 ライブラリやフォルダーは別のサイト コレクションでもかまいません。 ルールはコンテンツ タイプとメタデータの組み合わせを基準にできます。
- すべてのドキュメントをドロップ オフ ライブラリにアップロード するアップロードされたすべてのドキュメントをドロップ オフ ライブラリに配置するようにコンテンツ オーガナイザーを構成できます。ここで、メタデータを入力し、提出プロセスを完了できます。
- フォルダー サイズを管理する コンテンツ オーガナイザーを構成して、フォルダー内のアイテムの数を監視し、指定した数を超えるアイテムが含まれているフォルダーがないことを確認できます。 既定では、この制限は 2500 項目であり、アイテム番号 2501 が到着すると、コンテンツ オーガナイザーは自動的に新しいフォルダーを作成し、ドキュメントをその中に配置します。 コンテンツ オーガナイザーが 1 つのフォルダーで許可するアイテムの数を指定できます。
- 重複する申請を管理する ライブラリに既に存在するドキュメントがアップロードされると、コンテンツ オーガナイザーに SharePoint バージョンを使用させたり、一意の文字を追加してファイル名を変更したりできます。 これにより、既存のドキュメントと複製の両方が保持されます。
- 監査ログの維持 コンテンツ オーガナイザーは、ドキュメントについての監査ログを維持できます。監査ログはルーティングされた後でドキュメントとともに保存されます。
サイトのコンテンツ オーガナイザー機能をアクティブにする
少なくともサイト所有者のアクセス許可があり、 発行機能を有効にする必要があります。
サイトのコンテンツ オーガナイザー機能をアクティブにするには
構成するサイトに移動します。
[ 設定]
をクリックし、ドロップダウン メニューから [ サイトの設定 ] を選択します。
SharePoint の場合は、[ 設定] をクリックし、[ サイト コンテンツ] をクリックし、[ サイトの設定] をクリックします。[ サイトの設定] ページの [ サイトの操作] グループで、[ サイト機能の管理] をクリックします。
コンテンツ オーガナイザーの機能名の隣の [アクティブ化] をクリックします。 機能がアクティブになると、[状態] 列に [アクティブ] と表示されます。
ドキュメントをルーティングするようにコンテンツ オーガナイザーを構成する
注
コンテンツ オーガナイザーを構成するには、少なくともサイトの所有者権限が必要です。
指定した場所にドキュメントを自動的にルーティングするようにコンテンツ オーガナイザーを構成するサイトに移動します。
[ 設定]
をクリックし、ドロップダウン メニューから [ サイトの設定 ] を選択します。
SharePoint の場合は、[ 設定] をクリックし、[ サイト コンテンツ] をクリックし、[ サイトの設定] をクリックします。[サイトの管理]グループで [コンテンツ オーガナイザーの設定] をクリックします。
注
このサイトで機能がアクティブ化されている場合にのみ、コンテンツ オーガナイザーの設定リンクが表示されます。
[ユーザーを自動仕分けライブラリにリダイレクト] セクションのチェック ボックスをオンにして、コンテンツ オーガナイザーを強制的に適用します。 これにより、ユーザーがドキュメントをアップロードするときに、ユーザーは自動的に自動仕分けライブラリにリダイレクトされます。
別のサイトへドキュメントをルーティングするルールを許可する場合は、[別サイトへの送信] セクションでチェック ボックスをオンにします。
送信先のアイテム数が指定した数を超えたときにサブフォルダーを自動的に作成するには、[フォルダーのパーティション分割] セクションの [送信先のアイテム数が増えすぎた場合に、サブフォルダーを作成する] チェック ボックスをオンにします。
- [フォルダー単位のアイテム数] ボックスに、新しいフォルダーを作成する前にフォルダー内に格納できるドキュメントの数を入力します。
- [フォルダー名の形式] ボックスに、作成される任意の新しいフォルダーの命名規則を入力します。
[送信アイテムの重複] セクションで、アイテムの重複にバージョン管理機能を使用するか、重複の場合はアイテムのファイル名に必ず一意の文字を付加するかを選択します。
送信したアイテムやドキュメントの監査エントリとして監査ログまたはメタデータを保存する場合は、[コンテキストの保持] セクションのチェック ボックスをオンにします。
[ルール マネージャー] セクションで、organizationのルール マネージャーであるユーザー名を入力します。 [コンテンツ オーガナイザールール] 設定ページにアクセスするには、ルール マネージャーに Web サイトの管理アクセス許可が必要です。 詳細については、「 コンテンツ オーガナイザー ルールを作成してドキュメントをルーティングする」を参照してください。
電子メール メッセージが自動的にルール管理者に送られるように適切なチェック ボックスをオンにします。 コンテンツ オーガナイザーは送信されたコンテンツがルールと一致しないとき、または任意のコンテンツがコンテンツ オーガナイザーに登録されたときに電子メール メッセージを送信できます。
注
Emailこれらのチェックボックスを有効にするには、サーバーまたはサービスに対して SharePoint またはネットワーク管理者が構成する必要があります。
[送信ポイント] セクションに、現在のサイトにコンテンツを送信可能な他のサイトまたは電子メール メッセージング ソフトウェアの情報を入力します。
ヒント
このセクションには、電子メール システムからドキュメントを送信するためにワークフローまたはカスタム ソリューションを作成する必要がある場合に、現在のサイトにコンテンツを送信するための Web サービスの URL が表示されます。