外部データ列と呼ばれる、ネイティブ リストまたはライブラリに特別な種類の列を追加できます。 この列では、外部データ ソースのデータ列をネイティブ リストまたはライブラリ内の他の列と組み合わせることができます。 外部データ列はネイティブ リストまたはライブラリに追加されるので、すべての関連リストまたはライブラリ機能 (バージョニング、承認、チェックインとチェックアウト、ファイル添付) も使用できます。
詳細については、「外部データに関する情報を探す」を参照してください。
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始める前に
外部データを使うには、データに安全にアクセスできるよう、いくつかの必須タスクを実行する必要があります。 後続の手順を計画するには、次に示す情報が役に立ちます。 また、外部データを使うときに問題が発生した場合にも、この情報で問題を特定できます。 外部データにアクセスするには、ユーザーまたは管理者は次の手順を行う必要があります。
外部データ ソースを準備する 管理者は、適切なユーザーがデータにアクセスでき、データが悪者の手に渡らないようにするために、アカウントを作成し、データ ソースにアクセス許可を与える必要がある場合があります。 外部データベースでは、管理者は、必要な結果に制限し、パフォーマンスを向上させるために、特定のテーブル、ビュー、クエリなどを作成することもできます。
SharePoint サービスとアカウントの構成 管理者は、Business Data Connectivity Services と Secure Store Service をアクティブ化する必要があります。
Secure Store サービスの構成 管理者は、外部データ ソースに最適なアクセス モードを決定し、ターゲット アプリケーションを作成し、ターゲット アプリケーションの資格情報を設定する必要があります。
Business Data Connectivity Services を構成する 管理者は、外部コンテンツ タイプを作成するユーザーにビジネス データ接続メタデータ ストアへのアクセス許可があり、適切なユーザーが外部リストの基になる外部コンテンツ タイプにアクセスできることを確認する必要があります。
外部コンテンツ タイプを作成する ユーザーは、接続、アクセス、操作方法、列、フィルター、および外部データ ソースからデータを取得するために使用されるその他のメタデータに関する情報を含む外部コンテンツ タイプを定義する必要があります。
外部データ列の使用例を理解する
次のセクションでは、リストまたはライブラリに外部データ列を追加する実際の使用方法について説明します。
顧客との契約と連絡先情報 顧客契約を含むドキュメント ライブラリがあります。 ただし、すべての顧客情報は、SharePoint 製品の外部のデータ ソースを持つ基幹業務アプリケーション (SAP や Microsoft CRM など) で維持されます。 ドキュメント ライブラリで顧客の契約を追跡しますが、関連する顧客情報が最新であり、不必要に重複しないようにする必要があります。 これを行うには、1 つ以上の外部データ列をライブラリに追加し、適切な顧客名と電話番号をライブラリに保存されている各契約に関連付けます。 外部データ列を使用すると、正しい情報を簡単に入力または更新でき、外部データ ソースから顧客情報が自動的に取得されます。 このシナリオでは、外部データ列の値を Word 文書に昇格させる構造化された Word 文書を作成して、文書情報パネルで値を編集したり、Word コンテンツ コントロールを使用して編集したりすることもできます。
画像付きの基本的な商品データorganization が販売する製品の写真を含む画像ライブラリを作成しました。 外部データベースから製品名、製品コード、現在の価格にアクセスする外部データ列をライブラリに追加します。 ただし、外部コンテンツ タイプが作成されるときに、外部データが読み取り専用であることを確認してください。 会社のルールとプロセスでは、製品情報の変更はデータベース システムを通じて行う必要があります。 しかし、これで社内の多くの社員が、1 つのライブラリ ビューで製品に関するすべての一般情報を簡単に確認できます。
リストまたはライブラリに外部データ列を作成する
注
外部データ列を作成するには、リストまたはライブラリに対する 投稿 アクセス許可以上が必要です。
SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリに移動します。
注
外部リストに外部データ列を追加することはできません。
[ リスト] または [ライブラリ>リスト設定 ] または [ ライブラリの設定] をクリックします。
[列] の [列の作成] をクリックします。
列の名前 ( 「顧客」など) を入力し、「 列タイプ」で「 外部データ」をクリックします。
[ 外部コンテンツ タイプ] で、[ 外部コンテンツ タイプ選択] をクリックし、外部コンテンツ タイプの一覧から適切なアイテムを選択します ( 例: CustomerCRM)。
外部コンテンツ タイプに対して定義されたアクションをどのように処理するかを決定します。それには、次の 1 つ以上を実行します。
- 1 つ以上のアクションのメニューを表示するには、「 アクション・メニューの表示」をクリックします。
- 外部データ列に選択時にデフォルトのアクションを実行するには、[ この列を外部コンテンツタイプのデフォルトアクションにリンクする] をクリックします。
[ これらの追加フィールドをそれぞれ表示する列の追加] で、[ すべてのフィールドの選択 ] をクリックするか、[顧客名] や [電話番号] など、1 つ以上の特定のフィールド名を選択します。
ヒント
既定では、外部データ列名に基づいて、各列名にプレフィックスが追加されます。 特に多くの列を追加する場合は、CustID などの簡単な列名を定義することをお勧めします。 リストまたはライブラリの クイック編集 が有効になっている場合は、 クイック編集 を使用して列名を変更できます。
外部データ列を更新する
注
外部データ列を更新するには、リストまたはライブラリに対する Contribute 以上のアクセス許可が必要です。
- SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリに移動します。
- リスト内の項目、またはドキュメント ライブラリのプロパティを追加または編集します。
- [外部データ列] テキスト ボックス (例: 顧客名) で、[ 外部データ項目ピッカー] をクリックします。
外部コンテンツ タイプの作成者は、適切な ID フィールドを選択し、正しい値をすばやく見つけられるように 1 つ以上のフィルターを作成することで、 外部データ項目選択の しくみを定義する必要があります。 それ以外の場合は、外部コンテンツ タイプの作成者または管理者に問い合わせてください。 - このダイアログ ボックスで、適切なエントリ ( Nancy Davolio など) を選択し、[ OK] をクリックします。
データは、外部リストと外部データ ソースで更新されます。
外部データ列を更新する
パフォーマンス上の理由から、外部データ列のデータはサーバーまたはサービスにキャッシュされ、外部データ システムからの最新の値は表示されない場合があります。 表示される外部データが最新であることを確認するには、[外部データ] 列を更新します。 ただし、外部データの設定方法によっては時間がかかる場合があるため、更新操作には注意が必要です。
注
外部データ列を更新するには、リストまたはライブラリに対する共同作成以上のアクセス許可が必要です。
- SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリに移動します。
- 外部データ列の列ヘッダーで、[ 更新] をクリックします。
- [更新] ページで、現在のフォルダーのみを更新するか、現在のフォルダーとそのすべてのサブフォルダーを更新するかを決定します。
- [OK] をクリックします。