3 段階の状態管理ワークフローを使用する

3 状態ワークフローは、3 つの状態 (フェーズ) を通じてリスト アイテムの状態を追跡します。 カスタマー サポートの問題、セールス リード、プロジェクト タスクなど、組織が大量の問題やアイテムを追跡する必要があるビジネス プロセスを管理するために使用できます。 たとえば、プロジェクト タスクの 3 つの状態は、開始前、進行中、完了です。

この記事の内容

• 3 状態ワークフローはどのように機能しますか?

• 3 状態ワークフローで使用するリストを設定する

  • 問題追跡リストを作成する
  • 3 状態ワークフローで使用するカスタム リストを作成する
  • 3 状態ワークフローで使用するカスタム リストのカスタマイズ
  • リストに 3 状態ワークフローを追加する

• アイテムに対する 3 状態ワークフローを手動で開始する

• 3 状態のワークフローでワークフロー タスクを完了する

3 状態ワークフローはどのように機能しますか?

3 状態ワークフローは、組織が 3 つの状態と状態間の 2 つの移行を通じて問題またはアイテムの状態を追跡する必要があるビジネス プロセスをサポートします。 状態が遷移するたびに、ワークフローはユーザーにタスクを割り当て、そのユーザーにタスクに関する電子メール アラートを送信します。 このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。 3 状態ワークフローは、 問題追跡 リスト テンプレートで動作します。 ただし、3 つ以上の値を持つ Choice 列を含むように設定されている任意のリストで使用できます。 この 選択肢列 の値は、ワークフローが追跡する状態として機能します。

リストには複数の選択肢列を含めることができ、選択肢列には 3 つ以上の値を含めることができます。 ただし、3 状態ワークフローは、選択肢列の 1 つと、選択した選択肢列の値のうち 3 つだけを使用するように構成できます。 リストまたはライブラリに 3 状態ワークフローを追加する場合は、選択肢列と、列によって提供される 3 つの値を選択します。

3 状態ワークフローを使用して、カスタマー サポートの問題、セールス リーダー、プロジェクト タスクなど、組織が大量の問題やアイテムを追跡する必要があるビジネス プロセスを管理できます。 たとえば、小規模なイベント計画会社の従業員は、問題追跡リストとカスタマイズされた 3 状態ワークフローを使用して、計画しているイベントに関連する多くのタスクを管理できます。 ワークフローは、イベント計画タスクを 3 つの状態 (アクティブ、レビュー準備完了、完了) で追跡します。 特定のイベントに関連するすべてのイベント準備タスクは、そのイベント用に作成され、 アクティブとしてマークされた問題追跡リストにコンパイルされます。 イベント コーディネーターは、個々のタスクをチーム メンバーに割り当て、これらのアイテムのワークフローを開始してイベント タスクの作業を開始します。

ワークフローが開始すると、指定されたユーザーのタスクが作成されます。 チーム メンバーは、タスクを受け取ると、タスクを完了するために必要な作業を実行します。 これは、問題追跡リストが配置されているリストまたはサイトの外部で行われた作業である可能性があります。 たとえば、チーム メンバーがケータリング プランを作成するためのワークフロー タスクを受け取った場合、チーム メンバーはケータリング会社に連絡し、ケータリング会社と協力してプランを作成します。 ケータリング計画が作成されると、チーム メンバーはワークフロー タスクを完了としてマークします。 この時点で、ワークフローは問題追跡リスト内のイベントタスクのステータスを「 アクティブ 」から 「レビュー準備完了」に更新し、イベントコーディネーターがケータリング計画をレビューするための2番目のタスクを作成します。 イベント コーディネーターがケータリング計画をレビューして承認すると、ワークフロー タスクを完了としてマークすると、ワークフローはタスクのステータスを [レビューの準備完了 ] から [完了] に更新します。

前の例の 3 状態ワークフローのアクションでは、次のプロセスを使用します。

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3 状態ワークフローで使用するリストを設定する

3 状態ワークフローを使用する前に、ワークフローで追跡または管理する予定のアイテムを含むリストを設定する必要があります。 問題追跡リスト テンプレートは、3 状態ワークフローで機能します。 ただし、これらのワークフローで使用するカスタム リストを作成することもできます。 ユーザー設定リストを作成する場合は、3 つ以上の選択肢値を含む 選択肢列 が少なくとも 1 つ含まれていることを確認してください。 リストで使用するようにワークフローを設定するときは、ワークフローが追跡する状態値を含む [選択肢 ] 列を指定します。

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問題追跡リストを作成する

デフォルトでは、 問題追跡 リストテンプレートから作成したすべてのリストで 3 状態ワークフローを使用できます。

1. [設定] メニューの で、[アプリの追加] をクリックします。

2. [アプリケーション] ページで、[ 問題の追跡] をクリックし、リストの名前を入力します。 リスト名は必須です

3. リストの説明を指定する場合は、[ 詳細オプション] をクリックします。

   • [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

4. [作成] をクリックします。

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3 状態ワークフローで使用するカスタム リストを作成する

3 状態ワークフローで使用するカスタム リストを作成する場合は、ワークフローが追跡する少なくとも 3 つの状態値を含む 選択肢 列を少なくとも 1 つ追加する必要があります。

1. [設定] メニューの で、[アプリの追加] をクリックします。
2. [アプリ] ページで、[ カスタム リスト] をクリックし、リストの名前を入力します。 リストの名前は必須です。
3. リストの説明を入力する場合は、[ 詳細オプション] をクリックします。
4. [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。
5. [作成] をクリックします。

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3 状態ワークフローで使用するカスタム リストのカスタマイズ

1. 前の手順で作成したユーザー設定リストをクリックします。
2. リボンの [リスト] タブをクリックし、[設定] グループで [リストの設定] をクリックします。
3. [ 列] で、[ 列の作成] をクリックします。
4. [ 名前と種類 ] セクションの [列名] で、ワークフローの状態値の指定に使用する列の名前を入力します。 たとえば、名前を「ワークフロー状態」として入力できます。
5. [ この列の情報の種類] で、[ 選択肢] (選択するメニュー) を選択します。
6. [ 追加の列設定 ] セクションの [説明] で、列のオプションの説明を入力します。
7. [この列に情報を含める必要がある] で、[はい] をクリックします。
8. [ 各選択肢を個別の行に入力する] のリスト ボックスに、この列に使用する選択肢値を 3 つ以上入力します。 これらの値がワークフローの状態になります。 たとえば、3 つの選択肢として [アクティブ]、[レビュー準備完了]、[完了] と入力できます。
9. [ 使用する表示の選択肢] で、[ ドロップダウン メニュー] または [ ラジオ ボタン] を選択します。
10. ['Fill-in' 選択を許可する] で、[いいえ] をクリックします。
11. この列に特定の既定値を設定するか、リストの既定のビューに追加するかを指定します。
12. [OK] をクリックします。

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リストに 3 状態ワークフローを追加する

リスト内のアイテムに使用する前に、リストに 3 状態のワークフローを追加する必要があります。 リストに 3 状態ワークフローを追加するときに、ワークフローで追跡する状態値を含むリストの列を指定します。また、ワークフローの各ステージで何を行うかに関する情報も指定します。 たとえば、タスクの受信者が受信する電子メール アラートの件名とテキストを指定できます。

3 状態ワークフローは、ほとんどの種類のサイトで既定で有効になっています。 ただし、サイト コレクション管理者はこの機能を無効にできます。 3 状態ワークフローを使用できない場合は、サイト コレクションの管理者にお問い合わせください。

1. 3 状態ワークフローを追加するリストを開きます。

2. [リスト] タブ> [リストの設定] をクリックするか、開いているライブラリの種類の設定をクリックします。 たとえば、ドキュメント ​​ライブラリで [ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。

3. 「 権限と管理」で、「 ワークフロー設定」をクリックします。

4. [ワークフロー設定] ページで、[ ワークフローの追加] をクリックします。

5. [ワークフローの追加] ページの [ワークフロー ] セクションの [ワークフロー テンプレートの選択] で、[ 3 状態] をクリックします。

6. [ 名前 ] セクションに、ワークフローの一意の名前を入力します。

7. [ Task List] セクションで、ワークフローで使用するタスク リストを指定します。

   注

   • 既定のタスク リストを使用することも、新しい タスク リストを作成することもできます。 既定のタスク リストを使用する場合、ワークフロー参加者は、[タスク] リストの [マイ タスク] ビューを使用して、ワークフロー タスクを簡単に検索して表示できます。
   • このワークフローのタスクで、一般的なタスク リストとは別に保持する機密データが明らかになる場合は、新しいタスク リストを作成します。
   • organization に多数のワークフローがある場合、またはワークフローに多くのタスクが含まれる場合は、新しいタスク リストを作成します。 この場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成します。

8. [ 履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。 履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで発生したすべてのイベントが表示されます。

   注

   既定の 履歴 リストを使用することも、新しい履歴リストを作成することもできます。 organization に多数のワークフローがある場合は、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成することをお勧めします。

9. [ スタート画面のオプション ] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

   • ワークフローを手動で開始できるようにする場合は、[参加権限を持つ認証済みユーザーがこのワークフローを手動で開始できるようにする] チェック ボックスをオンにします。 ワークフローを開始するために追加のアクセス許可を要求する場合は、[ワークフローの開始にリストの管理アクセス許可を要求する] チェック ボックスをオンにします。
   • 新しいアイテムの作成時にワークフローを自動的に開始する場合は、[新しいアイテムの作成時にこのワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにします。

10. [次へ] をクリックします。

11. [ ワークフローの状態] セクションの [ 選択肢] フィールドの選択で、ワークフローの状態に使用する値を含むリストから 選択肢 列を選択し、ワークフローの 初期状態、 中間状態、 および最終状態 に使用する列値を選択します。

12. [ワークフローが開始されたときに実行する処理を指定する] (ワークフローの最初のタスクのオプション) と、[ワークフローが中間状態に変わったときに実行する処理を指定する] (ワークフローの 2 番目のタスクのオプション) の 2 つのセクションで、次の情報を指定します。
    タスクの詳細

フィールド	説明
タスクのタイトル:	ワークフローが開始されたとき、または中間状態に達したときにタスクに表示されるメッセージ タイトルは、必要に応じて変更できます。 [リスト フィールドを含める] チェック ボックスをオンにすると、選択したフィールドがメッセージの最後に追加されます。
タスクの説明:	タスクの説明に含める情報を入力します。 [リスト フィールドを含める] チェック ボックスをオンにすると、選択したフィールドがメッセージの最後に追加されます。 [リスト アイテムにリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにすると、リスト アイテムへのリンクが説明に含まれます。
タスクの期限:	タスクの期限を指定する場合は、[リスト フィールドを含める] チェック ボックスをオンにして、期限に使用する日付情報が含まれているリストから日付列を選択します。
割り当てられたタスク:	リストで指定されたユーザーにタスクを割り当てるには、[ リスト フィールドを含める] をクリックし、使用するユーザー情報が含まれている列をリストから選択します。 このワークフローが開始されると、ワークフロー アイテムのこの列に名前が表示されるユーザーに最初のタスクが割り当てられます。 このワークフローのすべてのインスタンスでこのタスクを指定したユーザーに割り当てるには、[ カスタム] をクリックし、タスクを割り当てるユーザーの名前を入力または選択します。

1. ワークフロー参加者がワークフロータスクに関する電子メールアラートを受信する場合は、[電子メールメッセージの送信]チェックボックスをオンにします。

   注

   ワークフローの開始後に、ワークフローの参加者がワークフロー タスクに関する電子メール アラートとリマインダーを確実に受信できるようにする場合は、サイト コレクション管理者に問い合わせて、サイトで電子メールが有効になっていることを確認してください。

   電子メール メッセージの詳細

フィールド	説明
目的	ワークフロー タスクに関する電子メール アラートを送信するユーザーの名前を入力します。 タスクの所有者に電子メール アラートを送信する場合は、[タスクの割り当て先を含める] チェック ボックスをオンにします。
件名	E メール アラートに使用する件名を入力します。 電子メール メッセージの件名にタスク タイトルを追加する場合は、[タスク タイトルを使用する] チェック ボックスをオンにします。
本文	E メール アラートのメッセージ本文に表示する情報を入力します。 メッセージにリスト アイテムへのリンクを含める場合は、[リスト アイテムにリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにします。

1. [OK] をクリックします。

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アイテムに対する 3 状態ワークフローを手動で開始する

3 状態のワークフローをリスト内のアイテムで使用できるようにするには、最初にリストに追加する必要があります。 詳細については、前のセクションを参照してください。

3 状態ワークフローは、新しいアイテムがリストに追加されたときに自動的に開始するように構成することも、特定のアクセス許可を持つユーザーがワークフローを手動で開始できるように構成することもできます。 一部のワークフローでは、両方のオプションを許可できます。

リスト アイテムで 3 状態ワークフローを手動で開始するには、次の手順に従います。 リストに対するアイテムの編集アクセス許可が必要です。 一部のワークフローでは、リストの管理アクセス許可が必要な場合があります。

1. 3 状態ワークフローを開始するアイテムを含むリストを開きます。

2. ワークフローを開始するアイテムの横にある省略記号をクリックし、表示されるメニューで [ワークフロー] をクリックします。

   注

   [ワークフロー] コマンドは、アイテムが少なくとも 1 つのワークフローが関連付けられているリストまたはライブラリ内にある場合にのみ使用できます。

3. [設定] メニューの で、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックします。

4. [ Start a New workflow] で、開始する 3 状態ワークフローの名前をクリックします。
   ワークフローはすぐに開始されます。

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3 状態のワークフローでワークフロー タスクを完了する

3 状態のワークフローでワークフロー タスクを完了するには、ワークフロー タスクが記録されるタスク リストに対する少なくとも [アイテムの編集] アクセス許可が必要です。

1. サイトの [タスク] リストを開き、[表示] メニューの [マイ タスク] を選択して、ワークフロー タスクを見つけます。

   注

   ワークフローで既定のサイトの タスク リストが使用されていない場合、ワークフロー タスクは タスク リストに表示されないことがあります。 ワークフロー タスクを見つけるには、ワークフロー アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。 完了するアイテムの名前をポイントし、表示される矢印をクリックして、[ ワークフロー] をクリックします。 「ワークフロー・ステータス」ページの 「実行中のワークフロー」で、自分が参加しているワークフローの名前をクリックします。 [ Tasks] でワークフロー タスクをクリックし、手順 3 に進みます。

2. 完了としてマークするアイテムを含む一覧を開きます。

3. 完了するタスクの名前をポイントし、表示される矢印をクリックして、[ アイテムの編集] をクリックします。

4. [ タスク] ダイアログ ボックスで、タスクを完了するために必要な情報を入力または選択して、[ 保存] をクリックします。

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