成功したサイトと幸せなユーザーの数式は、サイトとユーザーの管理に対する計画的で持続可能なアプローチです。 サイトを計画し、organizationのユーザーを管理するために使用できる主要なタスクと概念を次に示します。
サイト コレクションについて
SharePoint を初めて使用する場合でも、多くのバージョンを使用した場合でも、最新の SharePoint エクスペリエンスにより柔軟性が向上し、ナビゲーションが容易になり、すべてのサイトがモバイルフレンドリーになります。 organization内のワークロードごとにサイト コレクションを作成することをお勧めします。 最新の SharePoint エクスペリエンスを使用すると、各サイトがサイト コレクションになるため、移動と管理が容易になります。 SharePoint での最新のエクスペリエンスと、ハブ サイトを使用する利点について詳しく説明します。 ワークロードごとにサイト コレクションを作成し、それらをすべてハブ サイトに関連付けすることをお勧めします。 これにより、柔軟性が向上し、organizationのニーズの変化に簡単に対応できます。 詳細については、「 SharePoint ハブ サイトとは」を参照してください。
SharePoint 管理者は、サイト コレクションの管理をorganizationのさまざまなユーザーに委任します。 SharePoint アクセス許可モデルは、サイト コレクション管理者、サイト所有者、その他のロールなどのさまざまなロールにアクセス許可を割り当てることで役立ちます。 サイト コレクション管理者を追加および削除する方法については、「サイト コレクション管理者の管理」を参照してください。
サイト コレクション管理者には、サイト コレクションに対する フル コントロール アクセス許可レベルがあります。 つまり、サイトを追加または削除したり、サイト コレクション内の任意のサイトの設定を変更したりできます。 さらに、これらのサイト内のすべてのコンテンツを表示、追加、削除、または変更できます。 セカンダリ サイト コレクション管理者は、サイト コレクション管理者によって指定できます。 サイト コレクション管理者は、[設定] ページを使用して、別のサイト コレクション管理者を追加したり、サイト コレクション管理者を変更したりできます。 このタスクの詳細については、「 サイト コレクション管理者の管理」を参照してください。
従来のサイト コレクションは、同じ所有者と共有管理設定 (アクセス許可など) を持つ SharePoint サイトのグループです。 サブサイトは、ナビゲーション、アクセス許可、およびサイト デザインをサイト コレクションから継承します。 サイトメンバーやプロジェクトが変更された場合は、サイトも変更する必要があります。
ワークロードごとにサイトを選択する
ワークロードに必要な SharePoint サイト コレクションの種類を計画することが重要です。 次に、ユーザーが必要なものを簡単に移動して見つけられるようにします。 このセクションでは、利用可能な最新の SharePoint サイトの一部について詳しく説明し、これらのサイトのナビゲーションについても説明します。 ナビゲーションの計画に関する優れた記事は、 最新の SharePoint エクスペリエンスのためのナビゲーションの計画です。
SharePoint ハブ サイト は、さまざまなチームサイトやコミュニケーション サイトを整理するのに役立つフレームまたは基盤と考えてください。 organization内の各ワークロードに対してサイト コレクションを作成すると、ハブ サイトによってこれらのサイト コレクションが論理的な方法で接続され、検索と管理が容易になります。 その後、ワークロードが変更された場合は、いつでもハブ サイト間でサイト コレクションを移動および管理できます。 詳細については、「 SharePoint ハブ サイトの計画」を参照してください。
SharePoint チーム サイトとその下に作成したページは、サイトへのアクセス許可を付与することで、招待したユーザーのみが使用できます。 チーム サイトを Microsoft 365 グループに接続することもできます。 チーム サイトを使用すると、organization、チーム、またはグループが互いに接続し、ドキュメントやその他のファイルで共同作業を行ったり、お知らせを投稿したり、会議をスケジュールしたり、タスクを管理したり、問題やアクション アイテムを追跡したり、リストに情報を格納したりできます。 詳細については、「SharePoint チーム サイトとは」を参照してください。
SharePoint コミュニケーション サイト を使用すると、ニュース、レポート、状態などの情報を他のユーザーと共有できます。 コミュニケーション サイトには通常、いくつかの共同作成者がいますが、多くのメンバーがいます。
ガバナンス
ガバナンスとは、organizationの事業部門と技術チームがビジネス目標を達成するためにどのように協力するかを導き、指示し、制御する一連のポリシー、役割、責任、プロセスです。 SharePoint サイト コレクションに関して、ガバナンス 計画は、サイト コレクションをサポートするために必要な役割、責任、ポリシーを計画するのに役立つガイドとなります。 これには、次のような項目があります。
- 情報アーキテクチャ (Web ページ、ドキュメント、リスト、データなど)
- メンテナンス アクティビティ (ユーザー アカウントの管理など)
- ブランディングとカスタマイズのポリシー
- トレーニング
組織のガバナンス計画を準備するのは重要です。 ガバナンス計画の開発に参加することで、ビジネス チームと技術チームのお互いの管轄を特定し、システム内のどの領域に誰が責任を持つかを定義する際に役立ちます。 ガバナンス 計画の開発の詳細については、「 概要: チーム サイトの使用方法を管理するためのベスト プラクティス」を参照してください。
ユーザーを管理する
注
SharePoint 管理者と連携してユーザーを管理する必要がある場合があります。 たとえば、SharePoint 管理者はユーザー プロファイルを管理します。
Microsoft 365 のユーザー アカウント
グローバル管理者は、ユーザーを管理し、サービスを構成するためのポータルであるMicrosoft 365 管理センターを使用して、新しいユーザーを Microsoft 365 に追加します。 詳細については、「 ユーザーとロール」を参照してください。 新しいユーザーを追加する際、グローバル管理者は次を行います。
- そのユーザーが管理センターにもアクセスできるかどうかを指定します
- ユーザーの地理的位置を設定する
- ユーザー ライセンスの種類を選ぶ
- ユーザーのユーザー名とパスワードを作成する
チーム サイト ユーザー
チーム サイトにユーザーを追加し、ユーザーのアクセス許可を調整できます。 アクセス許可レベルと SharePoint グループ メンバーシップは 、[設定] の下にあります。 ただし、Microsoft 365 では、Microsoft 365 ディレクトリ内のすべてのユーザーを含む外部ユーザーを除き、Everyone というセキュリティ グループが作成されるようになりました (organizationの外部にいるユーザーと外部共有機能を介して招待されたユーザーを除く)。 このセキュリティ グループには、SharePoint のメンバーとしてのアクセス権が自動的に付与されます。 つまり、Microsoft 365 ディレクトリに追加したユーザーは、既定でサイト、リスト、およびライブラリを編集できます。
権限レベルとグループ メンバーシップ
アクセス許可レベルは、ユーザーが関連する一連のタスクを実行できるようにする SharePoint 権限のコレクションです。 たとえば、"読み取り" という権限レベルには、"アイテムの表示"、"アイテムを開く"、"ページの表示"、"バージョンの表示" など、SharePoint サイト内のページ、ドキュメント、アイテムを表示するために必要な権限がすべて含まれています。 同じ権限を複数の権限レベルに含めることができます。 詳細については、「 アクセス許可戦略を計画する」を参照してください。
個々のユーザーにアクセス許可レベルを直接割り当てることはお勧めしません。これは、サイトへのアクセス権を持つユーザーを追跡および管理することが非常に困難になる可能性があるためです。 必要な場合もありますが、複雑さを避けるために最小限に抑える必要があります。 代わりに、グループにアクセス許可を割り当ててから、個々のユーザーを適切なグループに割り当てます。 グループは、アクセス許可を簡単に管理するためにサイト コレクション レベルで定義されているユーザーのセットです。 詳細については、「既定の SharePoint グループ」 と「 サイトのアクセス許可のカスタマイズ」を参照してください。 各グループには、既定の権限レベルが割り当てられます。 たとえば、コアの既定の SharePoint グループの一部には、次のアクセス許可レベルが含まれます。
| グループ | 権限レベル |
|---|---|
| 所有者 | フル コントロール |
| 閲覧者 | 読み取り |
| メンバー | 投稿 |
フル コントロール権限を持つすべてのユーザーは、カスタム グループを作成できます。
サイト コレクション レベルで SharePoint グループにアクセス許可レベルを割り当てると、既定では、すべてのサイトとサイト コンテンツがそれらのアクセス許可レベルを継承します。 この既定の動作は、アクセス許可の継承と呼ばれます。 サブサイトの作成時に一意のアクセス許可を設定するか、サイト、リストまたはライブラリ、またはアイテムで権限の継承を解除するかを指定できます。 詳細については、「アクセス許可の継承とは」を参照してください。
ユーザーのアクセス許可レベルは、サイト内で表示およびアクセスできる内容を決定するため、グループ メンバーシップを慎重に検討する必要があります。 たとえば、サイトの作成とカスタマイズを行うユーザーなら、少なくともサイトのデザイナー グループのメンバーにしてください。 一方、コンテンツの読み取りとダウンロードのみを必要とし、Visitors グループのメンバーである必要がある場合があるユーザー。 詳細については、「SharePoint のアクセス許可レベルについて」を参照してください。
サイトとサイト コレクションの機能の使用を計画する
サイト コレクション管理者が SharePoint を使用する必要がある場合は、サイト コレクションとサイト レベルで機能を管理します。 ガバナンス計画に応じて、これらの機能のアクティブ化または非アクティブ化も管理者のタスクに含まれることがあります。 詳しくは、「サイト コレクションの機能を有効または無効にする」をご覧ください。 「SharePoint サイトのごみ箱を管理する」もご覧ください。