この記事は、サイトのガバナンス モデルのアイデアやベスト プラクティスの概要として利用します。 サイト所有者である場合は、ガバナンス モデルを作成して、サイトのポリシー、プロセス、役割、および責任に対処します。 そのようなモデルを作成すれば、サイトの利用状況を管理できます。 たとえば、複数の人が同時にファイルを編集しないようにファイルのチェックアウトを要求したりできます。
注
共有とアクセス許可のルールの多くは、SharePoint 管理者が決定します。 この記事は、サイトの所有者として制御できるものについて理解するための基本的なガイドとして使用します。 SharePoint 管理者と協力して、組織のガバナンス戦略を変更します。
サイトをサポートするための役割と責任
計画 と 構築 をしている間に役割と責任を定義することで、スタッフがチームに出入りした場合にサイトを整備したり再編成したりする必要性を軽減することができます。 サイトの管理には、ユーザー研修の計画、サイトの使用状況の監視、コンテンツの監査、サイトを管理するチーム メンバーへの期待事項の伝達などを検討する必要があります。
次のように優先順位を付けて、定義する必要があります。
- サイト所有者のためのサイト研修: 新しいサイト所有者に対して、基本的なナビゲーション、検索、およびドキュメント管理のトレーニングを提供します。
- サイト サポート: 問題のトラブルシューティングを行って、SharePoint 管理者との連絡役を務める専門家を割り当てます。
- サイトの作成と使用に関するガイドライン:多くの場合、organization はサイト作成に関する会社のポリシーの概要を説明しています。 適切なガイドラインへの最新のリンクを提供し、サイト所有者やコンテンツ作成者が支援を必要とする場合に備えて、連絡先情報を提供します。
- コンテンツの公開と監査: サイトの関連性を維持するために、必要に応じてサイトとページ コンテンツを監査するように計画します。 監査スケジュールを確立し、大規模なリストやライブラリのコンテンツ所有者を割り当てます。
既定の SharePoint グループ
| 役職 | 既定のアクセス許可レベル | 使用される対象 |
|---|---|---|
| 所有者 | フル コントロール | サイトの権限、設定、および外観を管理できる必要があるユーザー。 |
| メンバー | 編集と投稿 | サイトのコンテンツを編集できる必要があるユーザー。 アクセス許可レベルは、サイトの作成に使われたサイト テンプレートによって決まります。 |
| 閲覧者 | 読み取り専用 | サイトのコンテンツを編集はできないが表示できる必要があるユーザー。 |
最新のサイト ガバナンス
最新の SharePoint では、サイトの作成により多くの制御とオプションが用意されているため、サイト ガバナンスは以前のバージョンよりも重要です。 organization のガバナンスは、organization がコンテンツに対してどの程度制御する必要があるかによって決まり、サイトの作成とサイト所有者のガバナンスの詳細が決まります。 SharePoint 管理者は、セキュリティ要件、政府の規制、企業のブランド化、アクセシビリティ、研修ガイドラインに関するポリシーを理解するのに役立ちます。 サイト ガバナンス計画を作成する前に、SharePoint 管理者と協力して、組織のサイトの作成および使用に関するポリシーの詳細について確認してください。
最新の SharePoint サイトのナビゲーション構造
最も効果的な SharePoint サイトは、ユーザーが必要な情報を素早く見つけることができるので、見つけた情報を使用して意思決定をしたり、状況を確認したり、必要なツールにアクセスしたり、同僚と協力して問題を解決したりすることができます。 詳細については、「SharePoint でのサイト ナビゲーションの計画」 を参照してください。
情報のアーキテクチャの一部には、情報の分類が含まれる場合があります。 公開する情報の価値が企業にとって高い場合、特別なセキュリティが必要な場合、または、規制コンプライアンス ルールの対象になっている場合は、分類方法を設定して、慎重に管理する必要がある特定の種類のコンテンツを特定することを検討してください。 情報を特定のリストやライブラリに整理したら、ガバナンス機能を使用して コンテンツの表示方法を管理できます。
最新の SharePoint アーキテクチャは、変化する組織のニーズに柔軟に対応できるように設計されています。 最新の サイトは、hub サイト に関連付けることができます。 関連付けられているサイトは、ナビゲーションとブランド化をハブと共有します。 ハブ サイトの所有者によって有効化され、サイト所有者の承認によって有効になっている場合、関連付けられているサイトもハブのアクセス許可を共有することができます。
サイトのナビゲーション構造を決定する場合は、次の点を考慮してください。
- サイトにどのようなコンテンツを表示するか。 それはページ、リスト、ライブラリにどのように変換されるか。
- 情報をサイトにどのように表示するか。
- サイトのユーザーはサイト内をどのように移動するか。
- 情報を特定の対象ユーザー向けにどのように設定するか。
- 検索をどのように構成して最適化するか。
最新のサイトで権限を管理する
organization のミッション クリティカルな情報の整合性、機密性、プライバシー性は、サイトをどれだけ安全にするか、具体的には、サイトへのアクセスを許可するユーザーによって決まります。 最新のサイトでの権限の管理には、ユーザーとユーザーのグループの両方が関係しています。 最新のコミュニケーションおよびチーム サイトでの権限は、各サイトでさまざまなオプションを提供するサイト テンプレートから 取得されます。
コミュニケーション サイト は Microsoft 365 グループに関連付けられておらず、サイト所有者、サイト メンバー、サイト訪問者の 3 つの既定の役割があります。
アクセス許可の戦略を策定するときに留意すべきヒントを次に示します。
- 最小限の特権の原則に従います。 割り当てられたタスクを実行するために必要な最低のアクセス許可レベルをユーザーに付与します。
- 標準の既定グループを使用: ユーザーを標準の既定のグループ (メンバー、訪問者、所有者など) に追加してアクセス権を付与します。
- セキュリティ レベル別にコンテンツのセグメント化を検討してください。 機密性の高いドキュメントは大きなライブラリ内に分散させて固有のアクセス許可で保護するのではなく、それらのドキュメント専用のサイトまたはライブラリを作成します。
役職別の最新のサイトアクセス許可
| 役職 | アクセス許可レベル | アクセス許可: |
|---|---|---|
| サイトの所有者 | フル コントロール |
サイト メンバーができることに加えて、所有者もできることは、次のとおりです。 サイト テーマの変更 ナビゲーション レイアウトの変更 サイトのロゴの変更 サイトの所有者の追加または削除 サイトのメンバー設定の編集 サイト閲覧者の追加または削除 サイト設定の編集 サブサイトを削除する Microsoft 365 グループの追加 サイトとハブの関連付け |
| サイトのメンバー | 編集と投稿 | リストの追加、編集、削除 ドキュメント ライブラリの追加、編集、削除 サイトのメンバーの追加または削除 ドキュメントの追加、編集、および削除 ページの追加、編集、および削除 ニュース投稿の追加、編集、および削除 ページ セクションの追加、編集、および削除 Web パーツの追加、編集、および削除 サイト ナビゲーションの追加、編集、および削除 テンプレートの作成または削除 サイトの利用状況メトリクスの表示 |
| サイト閲覧者 | 読み取り専用 | コンテンツの表示 |
サイト所有者向けのその他のリソース
記憶域の制限
管理者は、グループで使用できるディスク記憶域のサイズを制限できます。 記憶域に制約があるかどうかを確認し、制約がある場合は、サイト、ページ、ライブラリ間で記憶域を配分する方法を決める必要があります。
SharePoint Server では、ドキュメント ライブラリにアップロードできる 1 つのドキュメントのサイズは既定で 50 MB に制限されています。 また、既定では、チーム サイトの所有者は記憶域がクォータの 90% に達すると通知を受け取ります。
制限内容を把握したら、バージョンや監査のトラッキングなどの機能を使用して、制限の範囲内でサイトを運用することができます。
検索
コンテンツは、サイト、リスト、ライブラリ、Web パーツ、リストの列など、さまざまな場所に表示されます。 既定では、サイトを検索すると、そのすべてのサイトのコンテンツおよびページが検索結果に表示されます。
サイトの所有者は、サイトのコンテンツを検索結果に表示するかどうかを指定できます。 サイトのコンテンツを検索結果に表示しないようにすると、そのサイトの下にあるすべてのサブサイトのコンテンツについても検索結果への表示がブロックされます。
既定では、アクセス許可が制限されたコンテンツは、それを読む権限を持たないユーザーの検索結果に表示されません。 制限付きコンテンツが検索結果に表示されるように変更できますが、ユーザーがアクセス許可のないコンテンツを開くことができなくなります。
データの保護
バックアップ機能と回復機能で、不慮の損失からデータを保護します。 バックアップの頻度と、回復の速度やレベルは、管理者が設定します。 サイト内のコンテンツを復元する方法については、「ごみ箱のアイテムの復元の詳細」 を参照してください。