SharePoint は、コンテンツを管理するためのスケーラブルで機能が豊富なエクスペリエンスを提供します。 管理するファイルが大量にある場合は、ドキュメント センター サイト テンプレートの使用を検討してください。 このテンプレートは、大規模なドキュメント管理用に最適化されています。 時間を節約し、効率を高めることができます。 バージョン、ドキュメント ID、ドキュメント セット、メタデータ ナビゲーション、およびコンテンツ タイプがテンプレートに含まれています。
ドキュメント センター サイトは、これらの両方のシナリオで機能します。
- 作成環境 ドキュメント・センター作成環境では、ユーザーは、中央リポジトリーに保管されている数千の文書またはメディア・アセットを作成および編集します。
- コンテンツ アーカイブサポート情報などのコンテンツ アーカイブでは、ユーザーはドキュメントを保存または表示します。
この記事では、ドキュメント センター サイト テンプレートの機能について説明します。
ドキュメント センターを作成するには、「テンプレートを使用してさまざまな種類の SharePoint サイトを作成する」を参照してください
ドキュメント センター サイトの内容
ドキュメント センター サイト テンプレートには、大量のドキュメントをより簡単かつ効率的に作成および管理できるようにする機能が含まれています。 ほとんどの場合、サイト所有者はこれらの各機能を個別に追加できます。 ドキュメント センター サイト テンプレートは、推奨されるドキュメント管理機能を自動的に有効にします。 次のセクションでは、これらの機能について簡単に説明します。
ドキュメント センター サイトは、オーサリング環境またはコンテンツ アーカイブとして利用できます。 オーサリング環境では、ユーザーはファイルのチェックインとチェックアウトを頻繁に行い、これらのファイルのフォルダー構造を作成します。 バージョン管理が有効になり、各ドキュメントの以前のバージョンが保持されます。 さらに、ワークフローはドキュメントのライフ サイクルを制御できます。
対照的に、コンテンツ アーカイブでは作成がほとんど行われません。 ユーザーは、ドキュメントを表示またはアップロードするだけです。 ドキュメント センター サイト テンプレートは、サポート情報アーカイブと呼ばれる種類のコンテンツ アーカイブの作成をサポートしています。 通常、ナレッジ ベースにはドキュメントの 1 つのバージョンしか含まれておらず、サイトは数百万のファイルに拡大縮小できます。 大規模なorganizationのテクニカルサポートセンターなどの一般的なシナリオでは、何千人もの人々がコンテンツにアクセスし、主にコンテンツを読む可能性があります。 新しいコンテンツをサイトにアップロードする人もいました。
次の項目では、ドキュメント センター サイトに含めることができるいくつかの SharePoint 機能について説明します。 これらの機能に加えて、一部の組織では、ドキュメント・センターの外観とナビゲーションをカスタマイズします。 一部はカスタム Web パーツを追加します。
メタデータ ナビゲーション
管理メタデータは、SharePoint 内のドキュメントに特定の用語を割り当てるシステムです。 次に、それらの用語を使用してドキュメントを分類できます。 メタデータを使用して、ユーザーが必要なものをすばやく見つけるのに役立つ強力なナビゲーション ツールを作成することもできます。
たとえば、製品に関する問題のトラブルシューティングに役立つ記事を含むサポート情報が会社にあるとします。 ユーザーが製品、問題の種類、またはその他のプロパティーで情報をフィルター処理できるようにするメタデータ用語を作成できます。
ドキュメント ID
ドキュメント センター サイトでは、各コンテンツには、URL リンクなど、ドキュメントの場所とは関係のない一意の ID が割り当てられます。 つまり、文書を移動または名前を変更しても、ID は変わりません。 ID を使用して、ドキュメントへの永続的なリンクを作成し、壊れたリンクを最小限に抑えることができます。
バージョン
バージョンは、ドキュメント センター サイトで自動的に有効になります。 つまり、ファイルの異なるバージョンの履歴が自動的に取得されます。 たとえば、ドキュメント レビュー プロセスでは、これは、レビュー サイクル中に入力されたすべての更新の記録があることを意味します。 更新情報を追跡したり、応答者に連絡したりすることができます。 さらに、現在のバージョンの記事で問題が発生した場合は、最新の既知の適切なバージョンにすばやく戻すことができます。
コンテンツ タイプ
コンテンツ タイプは、特定の種類のコンテンツとコンテンツに対する設定のグループです。 誰かが定義されたコンテンツ タイプのドキュメントを作成すると、そのコンテンツ タイプの適切なすべての設定が自動的に取得されます。 ドキュメント センターには、さまざまな種類のドキュメント、ビデオ、テンプレートなど、コンテンツ タイプのコレクションが含まれる場合があります。
コンテンツ オーガナイザー
コンテンツ・オーガナイザーはドキュメント・センター・サイトに自動的には含まれませんが、多くのユーザーが追加します。 コンテンツ オーガナイザーは、アイテムの全体的なorganizationと構造を管理できる SharePoint の機能です。 メタデータまたはコンテンツ タイプを使用することで、コンテンツ オーガナイザーはドキュメントやその他のアイテムを特定の場所に自動的にルーティングできます。 たとえば、サポート情報では、コンテンツ オーガナイザーに、すべての新しい提出物を、特定の製品の記事を収集する特別なライブラリに自動的にルーティングさせることができます。