データ収集電子メールのオプション

[ 電子メールオプションを使用してデータを収集する] ダイアログボックスを使用して、データ収集の電子メールメッセージへの応答 Access 処理する方法を制御するオプションを表示および変更します。この設定は、現在選択または生成されている電子メールメッセージに対するすべての今後の応答に適用されます。

これらの設定に加えた変更は、Outlook メールボックスに既に存在する返信には影響しません。

[メールオプションを使ってデータを収集する] ダイアログボックス

ダイアログボックスを表示するには

オプションを変更するメッセージを含むデータベースを開きます。
[ 外部データ ] タブの [ データの収集 ] グループで、[ 応答の管理] をクリックします。
[ データ収集メッセージの管理 ] ダイアログボックスで、設定を変更するメッセージを選択し、[ メッセージオプション] をクリックします。

Import settings (インポート設定)

応答を自動的に処理し、データベースにデータを追加する

このオプションを使用すると、 Access が Microsoft Office Outlook 2007 または受信トレイに到達するとすぐに返信Microsoft Outlook 2010処理できます。 Access 2007/2010 と Outlook 2007/2010 は連携して、各応答のフォームコンテンツを Access の宛先テーブルにエクスポートします。このチェックボックスが選択されていない場合は、応答を手動で処理する必要があります。

応答の自動処理と手動処理の詳細

応答が Outlook メールボックスに到達した時点で次の条件が満たされた場合、応答は Outlook から Access に自動的にエクスポートされます。

Outlook 2007 または Outlook 2010 Outlook 2007 または Outlook 2010 をコンピューターにインストールする必要があります。応答が届いたときにプログラムが実行されていない場合は、次回 Outlook を起動したときに処理が開始されます。
Access 2007 または Access 2010 コンピューターに Access 2007 または Access 2010 をインストールする必要があります。
データベース データベースはパスワードで保護しないでください。また、排他モードで開くべきではありません。電子メールメッセージを送信してから、データベースの名前または場所を変更しないでください。
テーブルとクエリ 指定したテーブルまたはクエリの名前と、基になるフィールドのプロパティは、電子メールメッセージを送信してから変更しないでください。たとえば、メッセージの送信後にフィールドのデータ型を Number から AutoNumber に変更すると、エクスポートは失敗します。
アクセス許可 基になるテーブルとクエリの内容を追加または更新するために必要なアクセス許可が必要です。

1 つ以上の条件が満たされていない場合、自動処理は失敗します。問題を修正し、失敗した応答を手動でエクスポートします。問題を解決した後にメールボックスに到達した返信は、引き続き自動的に処理されます。

手動処理 処理される応答と処理するタイミングの両方を制御する場合は、手動処理を選択します。この場合、応答は Outlook の受信トレイに到達しますが、Outlook で各返信を手動で選択して右クリックし、それぞれについて [ Microsoft Office Access にデータをエクスポート ] をクリックするまで、データベースにエクスポートされません。

また、自動的に処理できない応答を手動で処理する必要がある場合もあります。エラーの原因となった問題を解決したら、各応答を手動でエクスポートする必要があります。

エクスポート操作を開始する前に、次の考慮事項に注意してください。

Access 2007 または Access 2010 コンピューターに Access 2007 または Access 2010 をインストールする必要があります。
データベース データベースがパスワードで保護されている場合は、エクスポート操作を開始するときにパスワードの入力を求められます。また、データベースを排他モードで開かないようにし、電子メールメッセージを送信してからデータベースの名前も場所も変更することはできません。
テーブルとクエリ 指定したテーブルとクエリの名前も、基になるフィールドのプロパティも、電子メールメッセージを送信してから変更することはできません。
アクセス許可 基になるテーブルとクエリの内容を追加または更新するために必要なアクセス許可が必要です。

メッセージを送信しなかったユーザーからの応答を破棄する

このオプションを使用すると、メッセージの元の受信者によって送信された応答のみが自動的に処理されます。他の受信者からの返信は Outlook の宛先フォルダーに保存されますが、自動的には処理されません。必要に応じて、これらの応答を手動で処理できます。

各受信者から複数の返信を受け入れる

このオプションを使用すると、受信者は同じ電子メールメッセージに複数の返信を送信できます。このオプションを選択すると、各受信者はメッセージに複数回返信でき、各返信は自動的に処理されます。このオプションを選択しない場合でも、各受信者は複数の返信を送信できますが、各受信者からの最初の返信のみが自動的に処理されます。その受信者からの後続の返信は、Outlook の宛先フォルダーに格納され、手動で処理するか、削除できます。

注: この設定では、処理される 1 つの応答内のレコード数ではなく、応答の数のみを制御します。つまり、InfoPath 2007 または InfoPath 2010 フォームを送信すると、受信者は 1 回の返信で複数のレコードを送信できます。レコードはすべて 1 つのメッセージ内のフォームに含まれているため、Access は応答内のすべてのレコードを自動的に処理します。

応答ごとに複数の行を許可する

InfoPath フォームを使用してデータを送信する場合、受信者は電子メールメッセージの下部にある [行の挿入 ] をクリックして、さらにレコードを追加できます。返信ごとに 1 つのレコードのみを処理する場合は、このチェックボックスをオフにします。

既存のデータの更新のみを許可する

InfoPath フォームを使用してデータを更新する場合、受信者は既存のレコードの更新に加えて、新しいレコードを送信できます。 InfoPath フォームを使用して受信者が新しいレコードを追加できないようにするには、この [チェック] ボックスを選択します。

自動処理の設定

処理する応答の数

自動的に処理する (すべての受信者からの) 返信の合計数を入力します。すべての応答を自動的に処理する場合は、テキストボックスに大きな値を入力します。指定した値に達した後に受信した応答は、宛先フォルダーに格納されますが、自動的には処理されません。

停止する日付と時刻

この電子メールメッセージの応答の自動処理を停止する日時を指定します。この日時より後に受信した返信は、Outlook の保存先フォルダーに保存されますが、自動的には処理されません。

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